Základní pravidla účtování softwaru

O licencích už bylo napsáno tisíce článků a otírá se o ně nejeden odborný časopis. Již ne tak často se však dočtete, jak licence správně účtovat. V našem článku si místo svíček na adventním věnci rozjasníme práci se čtyřmi nejběžnějšími typy licencí:

• Software pořízený s hardwarem (OEM) – trvalé licence vázané na počítač
• Microsoft Open Value Subscription (OVS) – aneb pronájem dočasného práva k užívání
• Microsoft Open Value Agreement (OLV nebo OV) – aneb splátkový nákup trvalého práva k užívání
• Microsoft Open License (OLP) – trvalé licence pořízené jednorázovou platbou

Veškeré účetní postupy doporučené v tomto dokumentu jsou nastaveny dle českých účetních standardů pro podnikatele (vyhláška 500/2002 Sb.). Při účtování o nehmotném majetku je však nutno respektovat nejen obecné předpisy, ale také vnitřní směrnice konkrétní účetní jednotky. Existence vnitřních směrnic je povinná a navíc může pomoci ošetřit řadu detailů a konkrétních podmínek účetní jednotky. Návod uvedený v tomto dokumentu je obecný. V případě nejasností či výjimek doporučujeme kontaktovat odborníky na danou problematiku.

Doklady a dokumenty

Ať již vlastníte jakoukoli licenci, doklad o jejím nabytí musí obsahovat následující náležitosti:

• identifikaci odběratele/dodavatele
• přesnou specifikaci typu produktu (verze, edice, jazyk,…)
• přesnou specifikaci typu smlouvy
• počet licencí a cenu
• datum

U multilicenčních nákupů jsou nedílnou součástí smlouvy také informace o licenčních podmínkách a způsobu použití produktů, které jsou zachyceny v dokumentech Užívací práva k produktům (Product Use Rights) a Product List. Pro používání softwaru v určité verzi platí vždy ty licenční podmínky, které byly aktuální v čase, kdy zákazník produkt pořídil. Toto ustanovení platí i v případě „downgrade“. Kopii dokladu o nabytí softwaru a licenční smlouvy doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.

Originály nabývacích dokladů je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru (viz zákon o účetnictví, část věnovaná skartaci dokumentů). Likvidační protokoly po vyřazení je nutné evidovat po dobu uchování účetní dokumentace dle příslušných předpisů (zvláště zákon o účetnictví a dani z příjmů).

Je také nutné archivovat všechny doklady o nabytí až k prvnímu „zdrojovému“ produktu (tzv. podkladová licence).

Zvláštnosti účtování u jednotlivých druhů licencí

Některá ustanovení jsou platná obecně a některá jsou specifická podle způsobu pořízení licence. V tomto článku se snažíme příliš neopakovat, takže vás často odkazem pošleme do jiných odstavců. Pokud chcete získat dokumenty pojednávající vždy jednotlivý způsob nákupu uceleně a samostatně, stačí říct, dodáme vám je.

Software pořízený s hardwarem (OEM)

Pořídíme-li software s hardwarem, jedná se o takzvaný OEM (Original Equipment Manufacturer) software. Ten je plně svázán s hardwarem, se kterým je kupován. Z tohoto důvodu zcela sdílí jeho osud, s jeho zničením či vyřazením užívací právo na software zaniká. Rovněž v účetnictví bude OEM software zachycen jako součást pořizovací ceny hardwaru a spolu s ním se účtuje:

• na účtech hmotného investičního majetku (skupina 02) v případě, že majetek včetně OEM softwaru přesáhne částku stanovenou ve vnitřní směrnici,
• případně na účtu spotřeby materiálu (skupina 50), pokud tuto hranici nepřesáhne.

Licence je uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, v okamžiku uvedení příslušného hardwaru do užívání a bude zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 – Kapitálové účty a dlouhodobé závazky na účet skupiny 02 – Dlouhodobý hmotný majetek. Účetní jednotka by měla pro přehlednost zvážit vhodné analytické členění účtů. Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Ocenění

V případě modelu OEM není licence oceněna samostatně, ale cena je součástí ceny hardwaru. Upozorňujeme na to, že součástí pořizovací ceny takového hardwaru bude i instalace OEM softwaru, úvodní analýza apod.

Účetní odpisy licence

Vzhledem k tomu, že licence není samostatně evidována, není ani samostatně odepisována. Odpis probíhá na úrovni hardwaru dle příslušných předpisů.

Daňové odpisy licence

Samostatně neexistují, vše se odvíjí od hardwaru a tedy předpisů pro hmotný investiční majetek.

Upgrade – technické zhodnocení licence

V reálu se můžete setkat jedině s upgradem desktopového operačního systému. Ten připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51 – Služby. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.

Software Assurance (SA)

SA je poplatek, který zajistí příjemci přístup k různorodé nabídce doplňkových služeb k efektivnějšímu užívání softwaru Microsoft. Nejznámější z nich je právo přejít na novější verzi produktu, avšak pouze v případě, že tato nová verze bude v průběhu platnosti SA vydána. Zároveň SA obsahuje další služby stanovené dle rozsahu licencí, ke kterým je SA pořizována. Z tohoto důvodu se nejedná o upgrade softwaru, ale o službu, která bude účtována na příslušné účty skupiny 51 – Služby.

K operačním systémům pořízeným jako OEM je možné dokoupit Software Assurance nejdéle do 90 dnů od pořízení hardwaru s OEM licencí. Tímto krokem získá uživatel pro daný software práva plynoucí z multilicenčních podmínek uvedených v dokumentu Užívací práva k produktům (Product Use Rights).

V případě, že pořízení SA zajistí další existenci původního OEM softwaru bez původního hardwaru (což je možné jen u serverového OS), je třeba uschovat veškerou dokumentaci související s OEM softwarem. Dále nebude o licenci účtováno na rozvahových účtech. Doporučujeme ale její evidenci podrozvahově v operativní evidenci.

Převod licence na další subjekt

Produkty OEM svázané s hardwarem, s nímž byly nabyty, lze spolu s ním prodat, darovat, převést na jiného uživatele.

Vyřazení licence

Licence je vyřazována spolu s hardwarem, a to převážně likvidací nebo prodejem předmětného hardwaru. Účtováno není samostatně, ale spolu s hmotným investičním majetkem.

Pokud dochází k vyřazení licence, která se stala trvalou a nezávislou na hardwaru, vyřadí se z podrozvahové operativní evidence. Účetní jednotka je pak povinna licenci zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána.

Doporučujeme archivovat záznam o používání a protokol o vyřazení licence v evidenci softwaru v oddělení IT.

Open Value Subscrition (OVS)

Jak zaúčtovat pořízení licence

V případě využití tohoto licenčního modelu nedochází fakticky k žádnému pořízení licence. Právo na využívání softwaru je poskytováno na dobu určitou, po kterou je také hrazen poplatek. Takto pořízené právo není trvalé, proto se o něm neúčtuje na žádných majetkových účtech.

Poplatky za pronájem softwaru se účtují na příslušné účty skupiny 51 – Služby.

Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Pronajaté licence doporučujeme evidovat v operativní evidenci, a to hlavně z důvodu znatelnosti nákladů na údržbu. Pro tyto účely je možno využít evidenci IT oddělení, vedenou z důvodů prokazování legality softwaru a evidence jednotlivých instalací. Není nutno vést takovou evidenci samostatně.

Zvláštní pozornost je však třeba věnovat časovému rozlišení, aby náklady vynaložené účetní jednotkou na pronájem softwaru byly vykázány ve správném účetním období, za které jsou placeny.

Např. poplatek za pronájem na období červenec – červen bude účtován 6 měsíců na účet skupiny 51 – Služby a 6 měsíců na účet 381 – Náklady příštích období. Účet 381 bude rozpuštěn do nákladů v následujícím účetním období. Pokud je účtováno měsíčně, je časové rozlišení bezpředmětné.

Následný odkup licencí

V rámci tohoto licenčního programu připadá v úvahu právo na odkup licencí po uplynutí smlouvy. Pokud nakoupená licence splňuje podmínky pro její zařazení mezi dlouhodobý nehmotný majetek:

• doba použitelnosti delší než jeden rok,
• pořizovací cena nad hranicí určenou účetní jednotkou – ve většině případů 60 000 Kč – při použití shodné hranice s ustanoveními zákonu o dani z příjmů,

účetní jednotka o jejím nákupu účtuje na účet skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, kam jsou dále zaúčtovány i všechny náklady, které s pořízením souvisejí a jsou součástí pořizovací ceny. Těmito souvisejícími náklady jsou zejména instalace, odměny za poradenské služby, expertízy, předprojektové přípravné práce, zkoušky před uvedením majetku do stavu způsobilého k užívání (nikoliv náklady na záběh a osvojení po uvedení do stavu způsobilého k užívání).

V okamžiku, kdy je licence uvedena do stavu způsobilého k užívání, tj. je dokončená, plně funkční a jsou splněny povinnosti stanovené právními předpisy pro její užívání, měla by být zařazena do majetku přeúčtováním pořizovací ceny z účtu skupiny 04 – Nedokončený dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek na účet skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek. Účetní jednotka by měla zvážit vhodné analytické členění účtů.

Nejedná-li se o dlouhodobý nehmotný majetek z důvodu nesplnění limitu výše ocenění pro dlouhodobý nehmotný majetek stanovený účetní jednotkou, je pořizovací cena licence zaúčtována přímo do nákladů běžného období na účtu skupiny 51 – Služby. Dále se o tomto majetku neúčtuje na účtech rozvahových, měl by však být zachycen v operativní (podrozvahové) evidenci.

Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Ocenění

Z hlediska majetku nedochází k žádnému oceňování, po uplynutí smluv je právo zařazeno do podrozvahové evidence.

Účetní odpisy licence

Účetní jednotka neodepisuje, výdaje za pronájem jsou promítnuty přímo v nákladech.

Daňové odpisy licence

Účetní jednotka neeviduje žádné daňové odpisy. Náklady jsou vykazovány v položce služby. V případě následného odkupu a zařazení do majetku se postupuje v odpisech podle zákona o dani z příjmů (ZDP) takto: pořízení licence se bude odepisovat 36 měsíců (počítáno na měsíce, nikoli tři kalendářní roky).

Upgrade – technické zhodnocení licence

Vzhledem k tomu, že společnost nevlastní žádný software, není možný ani upgrade. I pokud dojde ze strany společnosti Microsoft ke změně verze softwaru, účtuje se nadále o pronájmu licencí. Postup v případě odkupu licence je popsán výše.

Software Assurance (SA)

SA je automatickou součástí služby Open Value Subscription, je proto vyúčtována v rámci ceny pronájmu softwaru. Vzhledem k tomu, že jak samotný pronájem, tak SA jsou služby, není třeba cenu nijak oddělovat. Zvláštní pozornost je však třeba věnovat časovému rozlišení, jak již bylo zmíněno výše.

Převod licence na další subjekt

Vzhledem k charakteru smlouvy a dočasným právům k užívání z ní plynoucím nepřipadá převod licencí obvykle v úvahu. Pokud dojde k rozdělení nebo změně právní subjektivity organizace, je možné smlouvu převést na nástupnický subjekt. Vždy je třeba získat souhlas společnosti Microsoft. Převod licence znamená faktické přepsání licenční smlouvy z původního nabyvatele na nového.

Vyřazení licence

Při ukončení pronájmu, nedojde-li k odkoupení licencí, je účetní jednotka povinna nehmotný majetek (licenci, software apod.) zcela odstranit, popřípadě smazat, včetně případných záložních kopií, aby licence nemohla být v rámci společnosti nadále používána. Záznam o používání a protokol o vyřazení licence doporučujeme archivovat v evidenci softwaru v oddělení IT.

Open License (OLP)

Jak zaúčtovat pořízení licence

Účetní postup je identický s postupem popsaným výše u OVS v části Následný odkup licence.

Ocenění

V případě multilicenčního modelu oceňujeme jednotlivé licence zvlášť, tedy např. multilicence na 10 sad Office považujeme za 10x jednu licenci Office, tj. pokud každá jednotlivá licence nepřesáhne hranici pro zařazení do nehmotného majetku, budeme účtovat přímo na nákladové účty (viz výše).

Účetní odpisy licence

Po zařazení do užívání účetní jednotka postupně odepisuje pořizovací cenu licence do nákladů na základě odpisového plánu. Doba účetního odepisování bude stanovena dle vnitřní směrnice účetní jednotky. Odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru a účtují se na účet třídy 55 – Odpisy, rezervy (má dáti) a 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku (dal).

Daňové odpisy licence

Dle zákona o dani z příjmů (ZDP) se bude odepisovat 36 měsíců (počítáno na měsíce, nikoli tři kalendářní roky).

§ 32a ZDP – týká se majetku nabytého úplatně, vkladem společníka či tichého společníka, darováním nebo zděděním, vstupní cena je vyšší než 60 000 Kč a doba použitelnosti je delší než jeden rok.

Upgrade – technické zhodnocení licence

V tomto modelu je možný jedině upgrade desktopového operačního systému, který připadá v úvahu pouze v ceně do 40 000 Kč, proto jej doporučujeme účtovat přímo ve prospěch nákladů – účty skupiny 51. Konkrétní postup musí stanovit vnitřní směrnice.

Software Assurance (SA)

Postup je stejný jako u OEM. Uvedené řešení se však nepoužije, pokud se jedná o SA, která byla pořízena jako součást pořizovaného softwaru (Open License s SA: L/SA). Cena SA není v takovém případě samostatně stanovena, jedná se tedy o software, který SA obsahuje jako vlastnost původní licence. SA se nebude účtovat samostatně, software bude účtován dle výše uvedeného návodu včetně SA. V případě následného prodloužení SA bude již SA účtována na účty skupiny 51 – Služby a časově rozlišována, jak je uvedeno výše.

Převod licence na další subjekt

Pokud dojde k rozdělení nebo změně právní subjektivity organizace, je možné licenci převést na nástupnický subjekt. Vždy je třeba získat souhlas společnosti Microsoft. Převod licence znamená faktické přepsání licenční smlouvy z původního nabyvatele na nového.

Vyřazení licence

Při vyřazení licence je její účetní zůstatková cena k datu vyřazení zaúčtována do nákladů běžného období. Účetní zůstatková cena se odúčtuje z účtu skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek (dal) souvztažně s některým z následujících účtů v závislosti na důvodu vyřazení:

• Prodej, bezúplatný převod (darování), manko nebo škoda: skupina 54x – Jiné provozní náklady.
• Likvidace: skupina 55 – Odpisy, rezervy, komplexní náklady příštích období a opravné položky provozních nákladů.
• Vklad: skupina 36x – Závazky ke společníkům, k účastníkům sdružení a ke členům družstva.
• Vyřazení mimo podnikání: skupina 491 – Účet individuálního podnikatele.

Současně dojde k zúčtování dosud zaúčtovaných oprávek z účtu skupiny 07 – Oprávky k dlouhodobému nehmotnému majetku souvztažně s příslušným účtem skupiny 01 – Dlouhodobý nehmotný majetek.

Účetní jednotka je pak povinna nehmotný majetek (licenci, software apod.) zcela odstranit atd. viz výše v sekci OVS.

Open Value Agreement (OLV)

Jak zaúčtovat pořízení licence

Tento licenční model umožňuje nabyvateli užívat po dobu trvání smlouvy (36 měsíců) software s tím, že licence se stává trvalou po úplném doplacení a uplynutí doby, na kterou byla smlouva uzavřena (podle okamžiku, který nastane později).

Při otevření smlouvy a při každém ročním výročí se stanoví rozsah produktů (při výročí lze zvyšovat) a stanoví se platba na následující období.

Platba za jednotlivá období se bude účtovat do nákladů na příslušné účty skupiny 51 – Služby, přičemž částky je nutno časově rozlišit na příslušné měsíce.

Po ukončení smlouvy jsou trvalé licence zařazeny do podrozvahové evidence.

Pokud jsou vynaloženy náklady na opravy a údržbu licence, účtují se na příslušný účet skupiny 51 – Služby.

Pronajaté licence doporučujeme evidovat v operativní evidenci, a to hlavně z důvodu uznatelnosti nákladů na údržbu. Pro tyto účely je možno využít evidenci IT oddělení, vedenou z důvodů prokazování legality software a evidence jednotlivých instalací. Není nutno vést takovou evidenci samostatně/odděleně.

Ocenění, účetní a daňové odpisy licence

Vše je obdobou smlouvy Open Value Subscription.

Upgrade a převod licence

Jako ve smlouvě Open License (OLP).

Software Assurance (SA)

Postup je stejný jako u OEM.

Tato metodika vznikla za finančního přispění společnosti Microsoft spojeným úsilím Daňového oddělení KPMG Česká republika, ATERRA ADVISORY s.r.o. (daňové a účetní poradenství, www.aterra.cz) a DAQUAS, s.r.o. Je rozpracována i pro další typy smluv a nákupů a různé kategorie klientů. Můžete ji objevit na stránkách www.legalnisoftware.cz nebo vyčkejte příštího vydání softwarového Quasu (březen 2012) a nebo – pokud vaše potřeby nesnesou odkladu – volejte DAQUAS. A dejte nám vědět, jestli se na vás paní účetní aspoň usmála...

ATERRA ADVISORY a ekonomové ve službách společnosti DAQUAS