Jak (a proč) provozovat nezávislý archiv elektronické pošty

Oč jde? Následující článek se pokusí v krátkosti popsat, jak zajistit, aby organizace, která přešla nebo se chystá přejít na Office 365, měla k dispozici archiv elektronické pošty, naprosto nezávislý na funkčnosti a dostupnosti Exchange v cloudu.

Proč to všechno?

Asi nejzákladnější otázkou je, proč se tím vůbec zabývat. Vždyť Microsoft garantuje takovou dostupnost, na jakou pravděpodobně většina zákazníků v případě, že by Exchange provozovala ve vlastní režii, nikdy nedosáhne. Navíc data jsou přeci umístěna v geograficky odlišném umístění, neustále zálohována a…

Aby bylo jasno – jsem příznivcem cloudových technologií a jsem přesvědčen, že přinejmenším do určité velikosti organizace je zrovna Office 365/Exchange Online tím nejlepším způsobem, jak zajistit firmě e-maily a týmovou spolupráci. Přesto každý, kdo se nespokojí s pouhým konstatováním, že „by to přeci nemohli prodávat, kdyby to nebylo bezpečné“, musí dle mého názoru nutně zvážit přinejmenším některé z těchto faktorů. (A musím dodat, že valná většina z nich platí i v případě, že je Exchange provozována on-premise, tj. u zákazníka.)

• Co to pro moji organizaci znamená, pokud nebudu mít přístup k historickým e-mailům?
• Vyhledáváme často objednávky z minulých let?
• Stává se nám, že potřebujeme po nějaké době vytáhnout historické e-maily za účelem dokazování (nemusí být nutně soudní), jak se věci před časem měly?
• Dochází ke sporům s vlastními zaměstnanci?
• Jakkoliv mi provozovatel poštovního systému dává garance dostupnosti a bezpečnosti dat, co si na něm vezmu, pokud je nedodrží? Jeden měsíční paušál?
• Uvědomil si už někdo, že pokud zaměstnanec, ať už úmyslně nebo omylem, nějaký e-mail smazal, tak po půl roce už opravdu není šance na jeho získání zpět? (I doplacená archivace v Office 365 ukládá jen ta data, která po definované době v mailboxu zbyla.)

Co je to GFI MailArchiver?

GFI MailArchiver je nezávislý archiv elektronické pošty, který funguje i v případě výpadku vašeho poštovního serveru. Navíc archivuje veškerou poštu, ještě před tím, než ji dostanou do svých mailboxů uživatelé. A bude ji ve svém úložišti držet takovou dobu, jako mu v retenčních pravidlech nastavíte. Rok, tři, pět, deset. Mimochodem, věděli jste, že desetiletou archivaci elektronické korespondence (tedy hlavně e-mailů) vyžaduje náš zákon o účetnictví?

Do tohoto archivu je možné přistupovat přes webové rozhraní, pomocí doplňku v Outlooku, nebo z jakéhokoliv zařízení, které podporuje protokol IMAP, tedy například z tabletů nebo chytrých telefonů. A hlavně – tento archiv leží u vás a nedá se v něm nic měnit.

Jak to funguje?

GFI MailArchiver vyžaduje ke své činnosti jen málo:

1. Potřebujete ve své lokální síti ActiveDirectory. Nemusí být nutně synchronizováno s Office 365, ale pokud je, jen to věci zjednoduší.
2. V Office 365 potřebujete jeden samostatný mailbox, do kterého bude Office 365 předávat veškerou poštu. Tento mailbox bude MailArchiver automaticky vybírat pomocí protokolu IMAP a ukládat do svého úložiště.
3. Potřebujete Windows Server a dostatek úložného prostoru. Narozdíl od on-premise Exchange to ale může být klidně levný NAS. Kouzlo archivu je totiž v tom, že není v takové permanenci jako živé mailboxy na poštovním serveru. Navíc, díky technologii single instance storage dosahuje GFI MailArchiver úspory v úložném prostoru proti odpovídající databázi v MS Exchange až 80 %. Příklad z praxe – firma o 10 uživatelích, workflow kompletně závislé na e-mailu, archivuje veškerou poštu 4 roky zpět, běžný „kancelářský“ provoz. Velikost archivu cca 80 GB.

Co to stojí?

Následující příklad bere v úvahu společnost o 25 mailboxech. V případě, že zákazník nebude využívat server jen pro MailArchiver, stačí počítat jen s cenou licencí. Pokud bude zákazník potřebovat samostatný server, je třeba jej (a také Windows Server) započítat. Nicméně výkonově stačí na takhle malé nasazení klidně HP MicroServer či obdobný,  v ceně 10-12 tisíc Kč.

• GFI MailArchiver 2012 vč. SMA na 3 roky (prodlužováno každý rok)
  • V průběhu 3 let 29 400 Kč za licence
  • I s HW a OS Windows Server (pokud bude použit jen na MARC) +26 000 tj. celkem 55 400 Kč při životnosti řešení 3 roky
  • 60,- Kč na uživatele za měsíc

Co dodat?

GFI MailArchiver je velice užitečným nástrojem pro archivování elektronické pošty, který navíc vyhoví současným zákonným požadavkům. V případě, že je vaše společnost závislá na e-mailu jako na hlavním prostředku komunikace (a která není) a zároveň obsah vaší e-mailové komunikace ve skutečnosti obsahuje značnou část firemního know-how, je archivace elektronické pošty v podstatě nutností. A ještě můžete klidně spát.

Více informací o produktu GFI MailArchiver najdete na http://www.gfi.cz/mailarchiver.

Robert Houser | GFI Česká republika & Slovensko

Pokud máte zájem o videozáznam webináře, který ukazuje nasazení GFI MailArchiveru a nastavení Office 365, napište si o něj na obchod@daquas.cz.