Mnozí z nás mají za sebou nepěkné zážitky z archivace starších mailů, z jejich zálohování, exportů, importů, správy a všelijakých dalších činností, které dle Murphyho zákonů naprosto neomylně vedou k definitivní ztrátě těch životně nejdůležitějších záznamů firemní komunikace. Například právě o těch smlouvách, které zrovna tvrdě řešíte s obchodním partnerem a jejichž hardcopy se vám ani naponěkolikáté nepodařilo najít v rozsáhlém papírovém archívu...
Dobrá zpráva je, že GFI MailArchiver vás může těchto nočních můr zbavit.
Proč dnes firmy nasazují archivaci elektronické pošty? Z výše uvedeného je odpověď nasnadě, ale důvodů začíná být stále více:
- Posílat důležité dokumenty e-mailem a k tomu také klasickou poštou je neefektivní, protože je vysoce pravděpodobné, že se „cestou“ rozejdou verze
- Zálohování mailů z klientských stanic je poměrně komplikované
- Poštovní servery na sobě nesou převelikou zátěž mission critical prostředku fungování firmy. Proto je potřeba jim ulehčit. Archivování e-mailů umožňuje častěji promazávat příchozí maily, nepřetěžovat poštovní server
- Čas od času bývá potřeba dohledat určitý e-mail, který již nelze najít na klientské stanici – typicky po odchodu zaměstnance
- Narůstají požadavky legislativy, které vyžadují archivaci podnikových e-mailů v nezměněné podobě
- Přes e-maily může dojít k únikům firemních dat, které není možné běžnými metodami dohledat
- Zaměstnanci často nekontrolovatelně používají firemní mail k soukromým účelům, což se zaměstnavatelům nemusí líbit (a ehm, také nelíbí…)
Řešením je GFI MailArchiver…
GFI MailArchiver je řešení pro archivaci e-mailů a jejich správu pro Exchange a další poštovní servery. S více jak 10 000 instalacemi po celém světě se jedná o jedničku na trhu pro malé a střední organizace. Používají jej administrátoři po celém světě. Pomáhá jim s archivací veškeré firemní pošty, s významným snížením požadavků na poštovní server, snížením závislosti na souborech PST i s vyrovnáním se s rostoucím počtem legislativních požadavků. Zatímco jiné produkty odebírají poštu na úrovni protokolu, GFI využívá přímo funkci poštovního serveru, takže tolik nezatěžuje hardware.
GFI MailArchiver vás zbaví starostí. Všechny e-maily jsou uloženy v centrálním úložišti a je možné k nim snadno přistupovat dvěma způsoby: přes složku v uživatelově instalaci MS Outlook nebo přes webové rozhraní. Integrace s MS Outlook je naprosto hladká, jako první produkt na trhu GFI MailArchiver nepoužívá stub-files, tj. při archivaci nenahrazuje ani nijak nemění původní zprávu. Také funkce auditování přístupu k e-mailům zajišťuje, že s jejich obsahem nebylo manipulováno (ve shodě s eDiscovery/Email Compliance).
Rozhraní GFI MailArchiver je lokalizováno do řady jazyků, včetně češtiny, vyhledávání e-mailů je tedy i pro běžné uživatele hračkou. Administrační část je nyní k dispozici v angličtině, němčině, italštině, japonštině a ruštině.
Čím GFI MailArchiver vyniká?
Lokalizace GFI MailArchiver do českého jazyka je velká výhoda pro uživatele s jazykovými limity, kterých je u nás bohužel stále většina. Navíc uživatel, který přistupuje k archivovaným e-mailům přímo z Outlooku, je může synchronizovat podle vlastních podsložek v Outlooku vytvořených.
Produkt dává možnost nastavit role přístupu ke konkrétním mailům, což je užitečné třeba během dovolených. Napomáhá bezproblémovému začlenění pracovníků do pracovního procesu po delší době (např. po návratu z mateřské dovolené). Umožňuje doložit dohody učiněné při obchodním jednání v minulosti, s předchozími pracovníky apod.
…ale také pozor na práva zaměstnanců
Nicméně, společnost musí dávat pozor také na právní aspekty archivace mailů svých zaměstnanců. Před nasazením produktu GFI MailArchiver je dobré učinit určitá opatření. Zaměstnavatel by měl přidělit zaměstnancům firemní e-maily a zakázat jejich používání pro soukromou komunikaci, a důsledně stanovit pravidla používání firemních e-mailů. V případě zavedení kontrolních opatření je nutné informovat zaměstnance o jejich existenci. Doporučuje se přidat výše uvedené zásady do pracovních smluv a interních předpisů a prokazatelně s nimi všechny zaměstnance seznámit.
GFI MailArchiver je velmi výkonný technologický nástroj podnikové archivace, ale teprve při respektování dalších, řekněme „ne-technologických“, pravidel z něj bude dobrý sluha a nikoliv špatný pán.
Michael Nebeský | obchodní specialista GFI Česká republika a Slovensko