Už je tomu hodně dávno, co si na každou operaci musel uživatel PC napsat vlastní skript. V dnešní době existuje program prakticky na cokoliv, a ne jeden. Většinou si uživatel může vybrat z desítek aplikací od freeware utilit až po systémy renomovaných firem. To platí i ve světě ERP. Přestože u informačních systémů i dnes zůstávají hlavním kritériem ve výběrovém řízení jejich funkce, stále častěji se prosazuje i otázka: „Naučíme se s tím, krucinál, vůbec někdy pracovat?“
Ta obava je samozřejmá. Ekonomové, účetní a manažeři nejsou z IT. A rychlost pochopení nového programu a rychlost při jeho používání je pro ně zcela zásadní. Bohužel, mezi množstvím funkcí a obtížností jejich ovládnutí bývá přímá úměra. Kalkulačku ve Windows použijeme intuitivně, kdežto s programem pro 3D animaci se profesionál učí pracovat několik dlouhých měsíců. I přesto existují systémy, jejichž zvládnutí je až překvapivě snadné. Sedneme si k nim a během pár minut je nám jasné, kam máme kliknout, co kde hledat a jaká je „logika“ programu. Čím to je?
User-friendly interface
Tohle je téma velmi probírané v souvislosti s designem webových stránek. Bezpochyby, internetový obchod, který JE user-friendly, přinese mnohem více peněz. Důkazem zájmu jsou knihy s názvy jako Jak na web? či Prodávejte na e-shopu! a mezi klasiky žánru dnes patří Steve Krug s knihou Webdesign: Nenuťte uživatele přemýšlet! (v originále Don't Make Me Think: A Common Sense Approach to Web Usability). Předkládané poznatky korespondují s výsledky psychologických výzkumů a říkají zcela jasně: Uživatelé programu volí jen dostačující řešení úkolu (nikoliv to nejlepší) nebo první takové, které vypadá, že by mohlo vést k cíli – což ovšem neznamená, že k němu skutečně vede. Optimální postup (ten nejrychlejší, nejsnadnější, nejefektivnější, zkrátka nejsprávnější) vůbec nemusí objevit. Totéž platí vlastně o všech aplikacích. Ovládací prvek by měl být tam, kde jej intuitivně bude hledat co nejvíce uživatelů. Což je samozřejmě kámen úrazu.
Přitom už v roce 1986 zformuloval Ben Shneiderman „osm zlatých pravidel designu rozhraní“. Udělal to ještě v době, kdy grafické operační systémy nebyly běžně rozšířené, takže původně mluvil spíše o dosovských aplikacích. Pravidla od té doby prošla mnoha revizemi, nicméně první a nejdůležitější bod radí téměř beze změny: Usilujte o konzistenci. Podobné situace by měly být řešitelné podobným sledem operací: různé části systému by měly používat stejnou terminologii, stejné fonty, stejnou velikost písma v nabídkách, stejné barvy.
ERP jako součást Windows?
Ta pravidla jsou dnes ještě důležitější. S tím, jak se ICT technologie rozlézají napříč společností, zachází s nimi stále více uživatelů bez speciální kvalifikace. Od vývojáře se očekává, že se dokáže naučit libovolný program, taková je jeho profese. Nemůžeme ale totéž požadovat po ekonomovi, účetní, skladníkovi, obchodním zástupci nebo prodavačce. Běžná počítačová gramotnost dnes předpokládá pouze základní znalost práce s programy Office, ovládání elektronické pošty a práci s Internetem. Ty všechny ale mají v rámci Windows podobné ovládání, stejnou logiku. Když se naučíte psát ve Wordu, uchopení Excelu vám už tolik potíží nenadělá. Jak by řekl Shneiderman, Office je spolu s Internet Explorerem a samotnými Windows konzistentní, protože používá stejnou terminologii, nabídky… Z vlastní zkušenosti vím, že když jste na cestách a sednete si k počítači s ruskými Windows v azbuce, stejně je dokážete používat bez větších potíží. Jednoduše jim „rozumíte“. Proč by tedy mělo ERP řešení vybočovat a odlišovat se vlastním pojetím rozhraní, jak tomu často bývá?
ERP k nerozeznání od Microsoft Office!
Příkladem může být informační systém Money S5 (a jeho menší bratr Money S4) z dílny Cígler Software. Téměř každý uživatel PC zná Microsoft Outlook a další aplikace Office. Stejné rozložení a názvy různých panelů programu, obdobné ikonky a systém nabídek a vůbec co nejpodobnější uživatelská logika dělá z Money velmi přívětivý program a výrazně snižuje dobu nutnou pro zaškolení nového uživatele. Na designu systému je vidět, že jedním z cílů při jeho vývoji bylo vzbudit a udržet v uživateli pocit, že se pohybuje v důvěrně známém prostředí. A přitom obsluhuje plnohodnotné ERP řešení s kvalitními funkcemi: Business Intelligence s tabulkovými i grafickými výstupy, Řízení projektů s plánovacím kalendářem, interaktivní seznamy, napojení na externí řešení pro CRM, řízení lidských zdrojů a další.
Kromě vzhledu jsou systémy Money provázané se sadou Office 2010 (a staršími) i funkcemi. Není proto problém exportovat veškeré seznamy do Excelu a tam s nimi dále pracovat, nebo naopak odeslat fakturu či objednávku prostřednictvím Outlooku rovnou ze systému. Výhodou jsou i tzv. připojené záznamy: ke každé položce lze připojit soubor, což se nejčastěji využívá pro archivaci obchodní emailové diskuze nebo pracovních smluv ve formátu .docx.
Dávno už neplatí, že Cígler Software je pouze výrobcem účetních programů pro malé firmy. Od roku 2007 patří Money S5 mezi oblíbená ERP řešení na české a slovenské scéně. Používá je třeba dceřiná společnost ČEZ – Energetické produkty nebo pekárny PENAM ve spolupráci s pokladním systémem Prodejna SQL pro řízení prodeje. Všestranné moduly pro všechny ekonomické, obchodní, personální i manažerské aktivity spolu s funkcemi implementovanými na míru naplní požadavky středních a větších společností. Od roku 2009 je v distribuční síti také informační systém Money S4 připravený v několika základních kompletech pro menší a střední podniky. Výhodou standardizované konfigurace je velmi nízká cena a nasazení v řádu dnů.
Kromě vizuální podobnosti je ovšem nezbytné propojení jednotlivých programů a datových formátů i na úrovni funkcí. Běžné uživatele proto zajímá, že Money umí exporty do Excelu či jinam, importy faktur z PDF, odesílání e-mailů prostřednictvím MS Outlooku (nebo i přes vlastní SMTP server), distribuci zpráv do datových schránek, EDI komunikaci pro propojení se systémy obchodních řetězců, že perfektně zvládá komunikaci s mobilními telefony a specializovanými periferiemi, nebo že dokáže čerpat data z externích zdrojů (databáze ARES a jiné). Výhodou je také možnost připojení souborů ke každé položce, což firmy využívají třeba pro vedení evidence pracovních smluv ve Wordu přímo u osobních záznamů zaměstnanců, a snižují tak nároky na externí databáze souborů.
Správce sítě a IT specialista se naopak zaměří na technologické pozadí systému, kterým je Microsoft SQL Server a .NET Framework 3.5. Interní Metadata Manager na bázi C# pak umožňuje snadnou tvorbu externích modulů. Systém tak velmi rychle získává kromě všestranných základních modulů i moduly či funkce cílené na míru konkrétním klientům, z nichž některé jsou později dostupné i dalším zájemcům. I tyto moduly na zakázku však (především díky objektově orientované architektuře) garantují stále stejnou uživatelskou logiku. Standardizovaná architektura zjednodušuje údržbu a šetří energii k zajištění chodu systému.
Interface může rozhodnout
Výzkum v oblasti user interface je zatím stále v plenkách. Kromě objevů spíše k pousmání (například že na rychlosti uživatele se vůbec neprojeví, zda má Windows barevné ladění do červena nebo do modra) se zájem vědců zaměřuje spíše na web, kde výslednou analýzu snáze prodají. To je škoda: ve větších firmách hraje důležitou roli i úspora času díky rychlejší práci s centrálním systémem. Vývojářům tak nezbývá než vyvíjet intuitivně nebo na základě vlastních analýz.
Zájemci o nový systém si také musí vyzkoušet, který ERP produkt jim nejvíce sedne. Málokdy totiž z výběrového řízení na nový systém vzejde jednoznačný vítěz. Většinou jsou dva nebo i více rovnocenných soupeřů, kteří nabídli požadované funkce. Dříve, než se srovná cena, je rozhodně vhodné pečlivě pohlédnout právě na uživatelský komfort a vizuální i funkční propojení s ostatními už používanými programy. Kdo by také nutil uživatelům pro několik příštích let jakýsi „podivný“ software?
Jak vybírat ERP
- Funkce – systém by neměl dávat jen to, co od něj očekáváme. Výrobce musí nabídnout nadstandardní a užitečné postupy nad rámec požadovaných funkcí.
- Údržba a servis – systém funguje sám s minimální potřebou údržby. Aktualizaci provádí dodavatel přes VPN, stejně tak i většinu kroků údržby.
- Rozšíření – připojení další klientské stanice je snadné a stejně tak i propojení s externími aplikacemi. Důležitý je také prostor pro další rozšíření a růst firmy skrze integraci nových modulů.
- Jednoduché rozhraní – uživatel se s podnikovým informačním systémem naučí pracovat během krátké doby a po zaškolení se v prostředí rychle orientuje.
- Automatizace – automatické akce a samočinné přebírání/vystavování dokladů ušetří čas i nervy zaměstnanců, sníží chybovost a tedy i finanční náklady zaměstnavatele.
- Bezpečnost – moderní technologie a architektura systému jsou zárukou bezpečnosti a stability, ale vyřešení uživatelských práv a přenosů dat směrem „ven“ a „dovnitř“ je neméně důležité.
- Nasazení a implementace – postup dodavatele je od začátku seriózní, součástí je kvalitní implementační studie. Stanovené termíny jsou dostatečně rychlé a zároveň rozumné, aby je dokázal dodržet dodavatel i zákazník.
Hynek Cígler | CÍGLER SOFTWARE