Když podnikatel vybírá e-shop platformu, klade si otázky o výhodách a smyslu nákladných, robustních e-commerce systémů. Pro on-line prodej chtějí obchodníci kvalitní nástroj, který jejich byznys naplno rozjede a nestaví jim do cesty žádné bariéry. Klíčem k úspěšnému a hladkému provozování profesionálního e-shopu je přitom napojení na ERP systém, což je záležitost nadmíru složitá, jež vyžaduje odbornou péči.
ERP systém (Enterprise Resource Planning) je komplexní informační systém, který se stará o veškeré činnosti související s výrobou, financemi, účetnictvím, dodavateli, správou vztahů s klienty atd. Dnes se každá společnost snaží o optimalizaci pracovních sil. To vede k nárůstu užívání ERP systémů, jelikož dokážou pokrýt veškeré potřeby organizace. Kvalitní komunikace se zákazníkem, optimalizace pracovního procesu a zvýšení zisků společnosti hrají v dnešním obchodním světě prim. Ovšem ne všechno, co se třpytí, vám nadělí zlato. V propojení ERP a e-shopu se dají udělat nevratné chyby, které mohou firmě pořádně zavařit. Kvalita a fungování propojení mimo jiné významně ovlivní budoucí provozní náklady. Jelikož se jedná o velmi podstatnou a netriviální věc, je dobré ji svěřit odborníkům.
Jakých chyb se při propojení ERP s e-shopem vyvarovat
Když si pořizujete internetový obchod a plánujete jeho propojení s ERP, je důležité vybrat si zkušeného dodavatele řešení, jelikož právě zkušenost hraje v propojení s ERP hlavní roli. Jedině tak získáte vysokou kvalitu v krátkém čase.
V praxi se bohužel stále odehrávají smutné příběhy. Například klient, který si objednal e-shop s propojením na informační systém, s hrůzou zjistí, že zbytečně zaplatil za e-shop, který měl být v druhé fázi propojen, ale dodavatel nakonec nebyl schopen propojení s ERP zajistit. Utratil tedy peníze za zcela nefunkční projekt, který mu byl k ničemu, a musel se obrátit na profesionálnějšího dodavatele řešení. Proto vždy vyžadujte smlouvu o předání a úhradě díla jako celku – tedy e-shop včetně propojení s ERP – aby se vám nemohlo stát, že narazíte na neseriózního dodavatele řešení.
Nedovolte dodavateli řešení manipulovat s citlivými údaji vaší společnosti
Je třeba si uvědomit, že firma, propojující ERP a e-shop, uvidí mnohdy veškerá data společnosti, účetnictvím a finančními údaji počínaje a záznamy o zákaznících konče. Je tedy žádoucí vybrat si takovou firmu, která je spolehlivá, má spoustu důvěryhodných referencí a kladných ohlasů. Pak se výrazně sníží riziko, že by vaše citlivá data mohla být zneužita – například konkurencí.
Ověřte si také, jak jsou vaše data zabezpečena. Pokud byste pro svůj internetový obchod neměli vhodnou platformu, mohlo by se vám lehce stát, že ho nabourá zkušený hacker a přijdete o všechna privátní data zákazníků, což zruinuje nejen váš e-shop, ale i vaši pověst, a tuto škodu už vám nikdo nenahradí.
Není ERP jako ERP
Mějte na paměti, že veškerý software se dynamicky vyvíjí. Co platilo včera, už neplatí dnes. Pokud si propojení internetového obchodu a ERP necháte udělat od kamaráda-programátora, může systém sice fungovat, ovšem s měnícími se verzemi pravděpodobně fungovat přestane. Neustále přibývají či se ruší zákony a normy, které ERP systémy ovlivňují, a proto vyžadují pohotovou aktualizaci dat. ERP systémy si nárokují stálou údržbu, kterou vám kamarád-programátor nezajistí, a s postupem času pro něj budou aktualizace neřešitelné. Nelitujte vložených peněz, protože se vám bohatě vrátí.
U složitějších ERP systémů je nutné, aby byly zákazníkům implementovány na míru. Týž systém se totiž může u každého klienta v detailech lišit. Implementace nebo i samotné získávání dat je mnohem složitější a bez zkušeného odborníka se obejdete jen stěží.
Ideální propojení s ERP sníží chyby lidského faktoru
Díky tomu, že se data nemusejí vkládat ručně, vymýtí automatizované propojení e-shopu na ERP chyby způsobené lidmi. Veškerá data týkající se produktů jsou vytvářena a spravována pouze v ERP systému zákazníka. Internetový obchod získává data automaticky a sám si je aktualizuje. Data se tak stávají centralizovanými, jelikož nedochází k jejich správě na několika různých místech.
Systém výměny dat přenáší pouze změněné položky, nikoliv všechna data, což práci systému výrazně ulehčuje. Nové objednávky (či zákazníci) se automaticky přenášejí do účetního systému, aniž by k tomu potřebovaly lidský zásah. Dochází tak k zefektivnění a zrychlení ekonomických procesů a navíc díky nízké provozní režii se propojení ERP a e-shopu stává užitečným pomocníkem v on-line obchodování.
Dvakrát měř…
Věnujte pozornost výběru dodavatele pro své e-shop řešení. Mnohdy se stává, že obchodník, který se v dobré víře snaží minimalizovat prvotní náklady, na takovou strategii doplatí. Rozumnější je pořídit si kvalitní a robustní e-shop systém, který bude spolehlivý a kdykoliv upravitelný tak, aby stále vyhovoval veškerým vašim proměnlivým potřebám a obchodním cílům.
Daniel Gustin a Simona Čejková, NetDirect s.r.o.
