S dokumenty na trase ode dveří do archivu

Moderní multifunkční zařízení (tiskárna, kopírka, skener a fax v jednom) se podobají malým počítačům. Obsahují barevný dotykový displej a klávesnici, pro svůj provoz využívají síťovou komunikaci, externí aplikace i pevné disky, na nichž si uživatelé mohou ukládat data do uživatelsky vytvořených složek. Ke strojům je dnes možné vzdáleně přistoupit a spravovat je přes Internet, ale také přenášet naskenované dokumenty přímo do podnikových aplikací, například e-mailových systémů, ERP nebo CRM. Výrobci se proto snaží připravit zákazníkům řešení maximálně využívající tyto technologie, nabídnout plnou integraci multifunkčních zařízení do firemních procesů a zajistit tak zákazníkům úsporu nejen při tisku, ale i při správě dokumentů. Od tisku přes sken až po skartaci.

Začíná se u digitalizace

Administrativní pracovníci, ať už jde o právní koncipientky, asistentky nebo zaměstnance úřadů, tráví přepisováním dokumentů podstatnou část pracovní doby. Dnes, kdy lze převést papírový dokument do editovatelné podoby (například do Wordu) přímo z multifunkčního zařízení jedním kliknutím, je to opravdu zbytečné plýtvání časem, energií a penězi.

Výhoda propojení s multifunkčními zařízeními spočívá zejména v tom, že uživatelé nemusí mít na svých počítačích instalovanou žádnou aplikaci, ani se učit její ovládání. Stačí vložit papírový dokument do stroje, zvolit na displeji požadovaný výstupní formát (Word, Excel či prohledávatelné pdf) a dokument převedený do editovatelné podoby je zaslán rovnou do e-mailu příslušného uživatele.

Výběr komplexního řešení z široké nabídky

V současnosti už lze pozorovat zvýšený zájem zákazníků o efektivní převod papírových dokumentů přímo do podnikových aplikací (ERP, DMS, ECM). Digitalizační řešení jsou proto navrhována pro maximálně jednoduchou obsluhu – pomocí jediného tlačítka na multifunkčním zařízení lze dokument kromě již zmíněného převodu do editovatelné podoby i „vytěžit“, opatřit potřebnými metadaty a uložit na správné místo do libovolné aplikace.

Samozřejmě je k tomu nutné nadefinovat ta „správná místa“ a také metadata, která budeme zaznamenávat. Návrhy řešení tedy musí pokrýt celý proces oběhu dokumentů jako ucelený projekt – od studie proveditelnosti a návrhu konceptu, přes specifikaci jednotlivých komponent systému, definici (nebo zachycení) workflow až po samotnou realizaci v podobě dodávky, implementace a nastavení i následné dlouhodobé podpory. Dodavatelské společnosti staví na svých hardwarových technologiích, a provádějí komplexní integraci multifunkčních zařízení s aplikacemi prakticky libovolných dalších výrobců, od řešení společnosti Microsoft přes IBM, EMC, Adobe, až po Kodak, Kofax, Gordic, Aplis či ABBYY.

Zákon je zákon

Velmi důležité je, aby se nabízená řešení přizpůsobovala měnící se legislativě. Přijetí zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a novelizace zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě vymezilo vybraným subjektům povinnost vést elektronickou spisovou službu nebo elektronický spis, včetně přesně stanovené lhůty pro splnění této povinnosti.

Například již za necelý měsíc, od 1. července 2012, na základě zákona číslo 300/2008 Sb. budou povinně zřizovány datové schránky advokátům. Od tohoto data jim budou všechna rozhodnutí orgánů veřejné moci, až na výjimky definované zákonem, doručována výlučně do datové schránky. Je tedy logické, že společnosti hledají řešení, která umožní splnit všechny zákonné povinnosti jednoduše a efektivně a k tomu poskytnou i možnosti pro další rozvoj a přidávání funkcí pro různorodou práci s dokumenty. Výsledkem optimálního řešení pak může být jednak přímý přístup ke kompletní správě dokumentů (DMS) rovnou ze všech instalovaných multifunkčních zařízení, a zároveň komfortní přístup do datových schránek, zpracování přijatých i odeslaných zpráv v souladu se zákonem, snadná a bezpečná archivace všech spisů a dokumentů, rychlé vyhledávání v nich a vůbec celkové řízení oběhu dokumentů v kanceláři.

Vlastní vývoj a implementace

Ve světě technologií společnosti Microsoft je synonymem pro správu dokumentů platforma SharePoint. Výhoda jejího propojení s multifunkčními zařízeními spočívá zejména v tom, že část metadat maximálně pohodlně vzniká přímo na nich – buď automaticky (přihlášený uživatel, datum, místo vstupu dokumentu), nebo doplněním na ovládacím panelu stroje (typ dokumentu nebo použité workflow). Do procesu digitalizace dokumentu lze samozřejmě zařadit již zmiňované rozpoznání znaků (OCR) nebo vytěžení dat a údajů z dokumentů. Samotné dokumenty tak mohou vstupovat do firemních systémů přímo z multifunkčních zařízení bez úprav na klientských počítačích.

Uživatel může například vzít papírovou fakturu, přihlásit se bezkontaktní kartou k multifunkčnímu zařízení, vložit fakturu do podavače papíru a na dotykovém displeji jednoduše kliknout, že ji schvaluje. Stiskem skenovacího tlačítka je pak faktura automaticky s příslušnými příznaky – kdo je uživatelem, o jaký typ faktury jde a že byla schválena – naskenována, odeslána a zařazena rovnou do ekonomického systému.

Tato řešení jsou připravena jako aplikace s rychlým a levným nasazením, ale výjimkou nejsou ani komplexní speciální aplikace ušité na míru od úvodní analýzy, přes programování a nasazení až po závěrečná školení. Řešení může zákazník provozovat na vlastních serverech, nebo ještě pohodlněji a bezstarostně formou hostingu v datovém centru.

Bez profesionálního servisu to nejde

V rámci integrace multifunkčních zařízení a aplikací do podnikové infrastruktury IT je samozřejmě nutné zajistit servis a správu celých řešení. Také v této oblasti dochází u dodavatelů tiskových řešení k výraznému posunu: v uplynulých letech přišla i na český trh řada unikátních řešení, která nabízejí úplné převzetí starostí o tiskové prostředí od zákazníka. Pomocí nástrojů pro vzdálenou správu jsou pod kontrolou nejen tisková zařízení, ale i servery a aplikace, takže je pod dozorem každá komponenta řešení pro práci s dokumenty na trase multifunkční zařízení – elektronické úložiště. Klientům odpadá množství rutinních úkonů a mohou se soustředit na práci s obsahem namísto administrativy a zajišťování koloběhu dokumentů. Jen je potřeba si uvědomit, že dodavatelé multifunkčních zařízení mohou vašemu IT nabídnout o hodně víc než jen kus elegantního hardwaru.