Pokud pracujete nebo jste někdy pracovali pro větší firmu, určitě jste narazili na věc, která je naprosto běžná – jdete po chodbě a potkáváte lidi, které neznáte, a přitom jste v „jednom týmu“, pracujete pro stejnou značku. I když máte to štěstí, že si pamatujete obličeje a lidi si dovedete alespoň přibližně zařadit, je tu další problém – jakou mají ve firmě funkci a co je jejich náplní práce? Jsou situace, kdy je tahle informace neocenitelná. Když máte s někým z nich spolupracovat, když sháníte podklady pro svou práci, nebo když jste odesláni na pobočku firmy. Tu by bylo dobré poznat, s kým tam budete v kontaktu, abyste neoslovili kolemjdoucího vedoucího slovy „Nazdar, kde je ten trouba, co tady tomu velí?“. I takovým nepříjemnostem mohou zabránit firemní organigramy.
Organigramy
Teď musím zklamat všechny, kdo se začali těšit na to, že se v předvánočním shonu naučí skládat papírové skládačky, origami. Organigram je sice také skládačka, ale slouží k něčemu docela jinému. Organigramy znázorňují organizační struktury organizace, organizační schéma, nebo třeba strukturu v rámci projektu, zachycující pracovní pozice, vztahy mezi nadřízenými a podřízenými, zastupitelnosti a spolupráce.
Organigramy jsou však pouze špičkou, prezentací, kterou uživatel může vidět. Za základ, stavební kámen, můžeme považovat tzv. Kartu uživatele.
Karta uživatele
Pokud nastoupíte do zaměstnání, stáváte se nedílnou součástí administrativy. Každá firma vede o svých zaměstnancích evidenci pro nejrůznější potřeby. Oddělení HR má záznamy pro svoji potřebu, jiné údaje o vás vede IT oddělení, jiné finanční oddělení a tak dále. Hlavní nevýhodou je, že tyto údaje jsou pravděpodobně uloženy v separátních systémech a jejich využití se váže na příslušné oddělení firmy.
Často ale vzniká potřeba mít k dispozici údaje na jednom místě a mít je aktuální. Chcete třeba vyhledat kolegu s určitou odborností nebo jazykovými znalostmi, najít svůj protějšek na jiné pobočce nebo prostě hledáte někoho, kdo vám dá určitou informaci. Takové místo, kde se mohou soustředit informace z různých systémů a poskytnout celkový obraz a informace o osobě, lze vytvořit na SharePointu a říká se mu „Karta uživatele“.
Karta uživatele je spojena s pracovníkovou osobní stránkou „My Site“. Část informací na Kartě uživatele čerpá informace z různých vnitrofiremních systémů a jinou část informací pak každý uživatel o sobě uveřejňuje sám. Čím více údajů o sobě pracovník poskytne, tím lepší výpovědní hodnota pro ostatní v organizaci.
Karta uživatele může být využita i pro komunikaci – můžete přímo z ní odeslat mail, textovou zprávu nebo volat. Pro další komunikaci je tu k dispozici „Note Board“, kam je možné psát a publikovat informace pro ostatní pracovníky.
Kromě informací o pracovníkovi jsou k dispozici další nástroje. Jedním z nich je „My Organization Chart“ – zobrazení, kde v hierarchii organizace se pracovník nachází. Z organizačního uspořádání můžete přímo přecházet na osobní stránky svých kolegů a čerpat údaje přímo od nich.
Zveřejnění informací o uživateli
Karty tedy popisují uživatele: pracovní zařazení, telefon, mailová adresa, místo pracoviště, certifikace, katalog členství v jednotlivých webech a aplikacích – to jsou informace, které jsou čerpány z jiných systémů nebo přímo z aplikací intranetu na platformě SharePoint.
Samozřejmě je vhodné zobrazovat pouze některé. Všechno se, stejně jako jinde v SharePointu, řídí systémem uživatelských oprávnění nebo audiencí, rolí. Díky tomu je zajištěno, že citlivé údaje nebudou k dispozici lidem, kteří k tomu nemají oprávnění.
U informací, které zveřejňuje uživatel o sobě sám (např. popis, dovednosti, vzdělání, účast na projektech, zájmy, doplňující kontaktní informace), má možnost nastavit, komu se budou zobrazovat (u každého údaje zvlášť). O možnostech správy údajů rozhoduje správce systému.
Vyhledávání pracovníků
Za pomoci „Karty uživatele“ je samozřejmě možné vyhledávat osoby. Pracujete na nějakém projektu a potřebujete konzultaci od některého kolegy, který již na obdobném projektu pracoval. Pokud znáte například jméno projektu, jednoduše ho zadáte do vyhledávání a dostanete seznam osob, které se na jeho realizaci podílely. Pak si jen podle dostupných informací vyberete tu správnou osobu a spojíte se.
Výhody použití
Velkou výhodou je, že máte k dispozici vždy aktuální informace z různých systémů na jednom místě. Tyto informace může každý využívat k lepší a rychlejší práci a sdílení informací.
Další výhodou je využití pro jednotlivá oddělení ve firmě, plánování a provádění jejich činností (např. školení pro pracovníky, obnova certifikací, členství pracovníků na jednotlivých webech a další).
Veškeré zobrazované údaje podléhají nastavení uživatelských oprávnění, rolí a audiencí, což zajišťuje, že pracovník vidí pouze ty informace, ke kterým má mít přístup.
Spolupráce a komunikace uvnitř firmy tak získává další nástroj. Záleží jen na vás, jakým efektivním způsobem ho využijete.
Stanislav Valtr | EMRIS
