Office 365 v otázkách a odpovědích

Jedním z nejmladších produktů v portfoliu společnosti Microsoft je Office 365. A stejně jako se jarní příroda vlivem slunce i dešťů mění před očima ze dne na den, i tato služba roste a prochází změnami už od svého vzniku. Ale znáte to – lidská přirozenost nám diktuje být tak trochu proti jakékoli změně. Také proto každá změna vyvolává spoustu otázek. A naše zkušenost z licenční politiky zase říká, že každá zodpovězená otázka spouští řetězovou reakci, jejímž produktem je spousta dalších otázek. Pojďme si teď společně odpovědět na ty, které od vás, administrátorů a uživatelů, slyšíme nejčastěji. A pokud u vás pravidlo řetězení zafunguje, budeme se v dalším čísle věnovat otázkám, které vzniknou následným štěpným procesem. Můžete nás jimi zahrnout :-)

Co jsou služby Office 365?

Možná na pohled trochu banální otázka, nicméně pořád se setkáváme s tím, že si kompletní rozsah služby Office 365 neuvědomujeme. Nevnímáme Office jako kancelář pro kohokoli z nás, ale jako konkrétní produkt. A tak Office 365 často v myšlenkách degradujeme na pouhý „hostovaný Office“. Ve skutečnosti však jde o službu zajišťující kompletní výbavu kancelářských pracovníků. V různých stupních funkcionality v ní najdeme řešení pro spolupráci a komunikaci (Exchange, SharePoint a Lync), a samozřejmě také již zmiňovanou sadu nástrojů Office, a to buď formou přístupu přes webové rozhraní (Office Web Apps), nebo jako plnou instalaci na desktop. To vše je dostupné samostatně nebo kombinované do balíčků, což umožňuje nalézt optimální řešení pro různé požadavky. Největší výhodou je fakt, že komplexní službu můžete získat velmi rychle, bez velkých vstupních nákladů do licencí a hardwaru a s minimálními nároky na správu a provoz.

Jaká je licenční politika?

Odpověď zní – ta nejlepší možná. Licence Office 365 se přidělují konkrétnímu uživateli. To je vhodnější hned z několika důvodů. Takový uživatel totiž může ke službám přistupovat z jakéhokoli zařízení a instalaci Office může využívat naráz až na 5 různých zařízeních. Navíc není ani nutné pečlivě evidovat vazbu zařízení – uživatel, počet instalací si Office ohlídá sám. Možnost změny přiřazení licence máte vždy po nejméně 90 dnech od předchozího přiřazení, nicméně v případě výpadku uživatele, třeba z důvodu nemoci, můžete krátkodobě přidělit licenci zastupujícímu uživateli.

Nejzajímavějším a zároveň nejdůležitějším právem pro hybridní prostředí je, že online služby fungují také jako přístupové licence k vlastním serverům nasazeným on site (on premise). To znamená, že pokud uživateli přidělíte službu obsahující Exchange Online, pak tento uživatel už nebude potřebovat Exchange CAL pro přístup k Exchange Serveru ve vaší společnosti či jejích afilacích. Edice CAL (Standard, Enterprise, Plus) pro tyto účely odpovídají jednotlivým plánům konkrétní online služby (plán 1, plán 2, plán 3).

Musíme jako uživatelé akceptovat změny v Office 365?

Jedna z nejčastějších oblastí, na niž jsou zacíleny otázky o službě Office 365, je změnová politika. Office 365 je opravdu služba, a pokud se ji poskytovatel rozhodne upravit, změnit, nebo třeba úplně zrušit, pak na to má všechna práva. Ovšem: v případě Office 365 je jakákoli připravovaná změna uživatelům avizována minimálně 30 dnů předem. Při upgradu služeb máme až 12 měsíců na to, abychom se na novou funkcionalitu nechali převést. V případě úplného zrušení služeb pak máme čtvrt roku na to, abychom si převzali svá data. A samozřejmě: selský rozum velí poskytovateli služby pečovat o klienty tak, aby byli co nejvíce spokojeni – protože i oni mají svá práva, mezi něž patří také právo službu opustit. Jistě se bude chtít uplatnění tohoto práva vyhnout a udržet si své uživatele.

Jaký máme výběr?

Jedním slovem – velký. Trošku to ale rozvedeme. Začátkem května letošního roku se nabídka jednotlivých produktů Office 365 značně rozšířila. Office 365 nyní nabízí plány pro všechny části zákaznického spektra: od domácích uživatelů přes studenty, malé společnosti s několika počítači až po hodně velká prostředí.

Office 365 Home Premium je možné využít až na 5 zařízeních typu PC, notebook a 5 zařízeních kategorie smartphone a tablet v rámci jedné domácnosti. Funkci úložiště dokumentů dostupného odkudkoliv tady zastupuje SkyDrive Premium o velikosti 20 GB a komunikace je zajištěna známým produktem Skype s možností telefonování do veřejných sítí až 60 minut měsíčně. Kromě plné instalace Office Professional na desktop může uživatel také přistupovat ke svým dokumentům přes Office Web Apps odkudkoliv. Denně vás tato služba vyjde méně než kopeček zmrzliny.

Office 365 University je výbavou prakticky totožný s produktem pro domácnosti. Jediný rozdíl je v cílové skupině (studenti) a počtu povolených instalací Office Professional. Student s předplatným Office 365 University může instalovat na dvou zařízeních. Doba předplatného je 4 roky a cena? Stačí denně vhodit do kasičky přibližně korunu a čtyřicet haléřů.

Office 365 Small Business (a Small Business Premium) je určen pro společnosti s řádově jednotkami uživatelů. Technický limit je maximálně 25 uživatelů. Služba vám nabídne běžnou funkcionalitu (odpovídající Standard CAL) Exchange a SharePoint a rozšířenou funkcionalitu Lync. Součástí je také Office Web Apps. Správce služby je opatřen konzolí s možností základní správy a v případě problému základní telefonickou podporou. Varianta Premium navíc obsahuje aplikace Office Professional jako plnou instalaci na desktop. A pokud vás zajímá cenová náročnost, pak komplexní služba Small Business Premium pro uživatele nestojí víc než jedno malé pivo denně. Schválně, co má asi lepší vliv na produktivitu?

Office 365 Midsize Business bude sedět společnostem o velikosti až stovek uživatelů. Pozor však na technický limit, kterým je 300 uživatelských účtů. Výbavou i cenou se hodně podobá Office 365 Small Business Premium (a jsme opět u toho malého piva
:-) ), nicméně pro správce poskytuje konzoli s plnou správou a telefonickou podporu kdykoli v pracovních hodinách. Rozdíl je také v aplikacích Office. Midsize Business má možnost federace s Active Directory, což u předchozích variant nenajdeme, a obsahuje Office až v edici Pro Plus, která je bohatší ve funkcích a je nejlepším klientem pro SharePoint.

Office 365 Enterprise není omezen velikostí společnosti. Typickou cílovou skupinou sice jsou organizace nad 250 uživatelů, to však neznamená, že menší firma nemůže využít některou z nabídek tohoto produktu. A že těch nabídek je. Na rozdíl od předchozích variant má Office 365 edice Enterprise hned několik různých plánů, které se liší funkcionalitou jednotlivých komponent. Navíc je možné touto cestou pořizovat i jednotlivé komponenty zvlášť a také dokupovat k nim rozšiřující produkty (kupříkladu větší úložný prostor nebo lepší antispamovou ochranu apod.). Díky tomu se skvěle hodí do hybridních řešení, s nimiž se u větších společností setkáváme nejčastěji. Tedy kombinace vlastního IT prostředí se službami poskytovatele.

Pro koho je Office 365?

V běžném podnikovém prostředí můžeme identifikovat hned několik potřeb či problémů, které zřetelně směřují k řešení v Office 365.

U menších společností je to požadavek na fungující služby uživatelům, aniž by si musely držet vlastní smečku ajťáků jen pro provoz a správu serverové infrastruktury. Také finanční hledisko je zajímavé, jelikož za nízké a dobře předvídatelné poplatky mají možnost službu používat okamžitě, v plném rozsahu a nemusí čekat, než ji nasadí a zprovozní. Zaměstnanci se znalostí IT se tak mohou více věnovat uživatelům, jejich adaptaci na nové technologie a mohou dokonce přicházet s návrhy na další využití IT v řešení reálných potřeb firmy. Tím společnost dosáhne podstatně vyšší efektivity a rychlejší návratnosti vkladu.

U větších společností se zatím málokdy setkáváme s tím, že by služby Office 365 úplně nahradily používanou serverovou infrastrukturu. Mnohem běžnější jsou již zmiňované hybridní scénáře. Po Office 365 tedy typicky sáhnou, pokud plánují využívat novou verzi či jiného výrobce současné technologie a pořízení nového serveru a přístupů k němu je příliš nevlídné ke cashflow. Služby Office 365 fungují i jako CAL k aplikačním serverům „on premise“ (Exchange, Lync, SharePoint) a zajistí nám tedy upgrade i bez převratných změn a zásahů. Ještě častější jsou scénáře spolupráce přes hranice společnosti (SharePoint), nové řešení pro online komunikaci (Lync), scénáře, kdy chceme některé řešení teprve otestovat, nasadit v menším, pro určité týmy nebo určité skupiny uživatelů… V těch všech případech bývá zajímavější využít hostovanou službu, než pořídit, nasadit a spravovat další server v už tak náročné infrastruktuře.

Jak lze Office 365 pořídit?

Služby Office 365 jsou pro zákazníky dostupné hned v několika modelech pořízení. Kromě přímého pořízení služby na webu Microsoftu (Direct) s možností zapojení partnera, který vám pomůže o vaše služby pečovat (Advisor), zde najdeme i klasické krabičky (pro domácnosti, studenty a menší firmy), případně máme možnost tyto služby získat prostřednictvím syndikovaného partnera. Jde o partnery (nejčastěji telco-operátory), kteří služby Office 365 integrují do svých služeb a dodávají pod svou hlavičkou.

Plány skupiny Enterprise je možné pořídit také ve velkých smlouvách typu Enterprise Agreement a úplnou novinkou je možnost pořídit služby Office 365 prostřednictvím známých programů Open. Tuto variantu máme pro Office 365 Midsize Business.

Pořízení Office 365 ve smlouvě Open je cestou nejmenšího odporu vůči přirozené averzi na změny. Z pohledu zákazníka jde o klasický vztah s partnerem, fakturace také probíhá tradiční cestou, bez používání platebních karet. Výhodou je i možnost provozu samotného produktu Office v terminálových službách, případně ve VDI infrastruktuře. Toto právo vám dají pouze online služby pořízené prostřednictvím multilicenčních smluv obsahující Office Pro Plus.

Jaké další služby Microsoft nabízí online?

Pokud zjistíte, že idea služeb online je vám blízká, pak nemusíte zůstat pouze u Office 365. Microsoft nabízí i další služby z cloudu. Komplexní správu a ochranu koncových stanic vám zajistí Windows Intune (podrobněji v minulém čísle Softwarového Quasu nebo u nás na webu), práci se zákazníky pozvedne CRM Online a platformu pro vývoj či úložiště dat nabízí Windows Azure.

A co když nebudu mít připojení k Internetu?

Tak tahle otázka se vyskytuje snad nejčastěji. :-) A přitom je odpověď docela zřejmá. Pokud selže připojení, tak se nedostanete k poště, k webu, k online komunikacím – a je úplně jedno, jestli jste je provozovali ze svých kanceláří, nebo v datových centrech poskytovatelů služeb. Co se Office Pro Plus týče, zde vám online služba nabízí i úplně standardní offline práci, protože tyto aplikace se nainstalují na zařízení (až na 5 současně) a do kontaktu se službou se potřebují prostřednictvím Internetu dostat jen jednou za měsíc, kvůli aktivaci. Dokumenty v úložišti služby SharePoint si můžete prostřednictvím služby SkyDrive Pro také synchronizovat s offline složkou, a tak si je zpřístupnit i bez sítě sítí.

Jsou ještě nějaké další otázky?