Správa softwarových prostředků

Všechno začíná od kořenů aneb Úvodní analýza

Pokud si nejprve neurčíme cíl, může se stát, že už tam budeme a ani si nevšimneme. A nebo že půjdeme úplně špatným směrem. Podle cíle si musíme zvolit tu správnou cestu (Nejrychlejší? Nejjednodušší? Nejbezpečnější?), neboť obvykle jich k danému cíli vede několik. A také potřebujeme časový plán, abychom si mohli dobře rozložit síly a nabrat dostatek zásob.

Už před začátkem je důležité myslet na všechny tři předpoklady úspěšného projektu. Čeká nás tedy základní analýza a zmapování prostředí. Zjistíme startovací pozici a dokážeme určit cíle nebo rozložit projekt na více fází a přidělit jim priority. Projektový plán je pro nás pak vodítkem po celou dobu projektu, ať už trvá 2 měsíce nebo 2 roky.

Jak tedy vypadají zdravé kořeny projektu SAM?

• Definování cílového stavu
• Úvodní analýza desktopové a serverové infrastruktury
• Přehled uživatelů, přidělených zařízení a jejich oprávnění a přístupová práva
• Zjištění současných IT procesů s návazností na softwarové licence
• Projektový plán (odpovědné osoby, časový rámec, alokace zdrojů, atd.)

Začínáme růst aneb Softwarový audit, inventura

Začátky bývají obvykle nejtěžší. Nejinak je tomu i ve správě softwarových prostředků, zvláště pokud začínáte úplně od nuly. Čeká nás procházení nabývacích dokladů v účtárně a zjišťování jejich nedostatků, bez úplné specifikace softwaru je doklad nedostatečný a softwarové licence neuznatelné.

Zároveň přijde na řadu tolikrát odkládaná dokumentace serverové i desktopové infrastruktury. Částečně mohou pomoci auditovací nástroje, jde to ale i bez nich a nejsou(!) samospásné. Takové licenční podmínky pro serverové produkty jsou pro laika dosti složité, takže tato část infrastruktury většinou pro firmy znamená největší rizika. Teprve po důkladném rozboru serverových aplikací a jejich architektury je možné optimálně přiřadit licence.

O licencích potřebných pro přístupy zaměstnanců k serverům a službám se běžně ví. Často se ale už zapomíná na přístupy externích pracovníků, dodavatelů, zaměstnanců afilací, zákazníků atd. Každý přístup k vaší infrastruktuře pro vás představuje riziko z pohledu správy licencí, pokud situaci neřešíte.

Co tedy drží korunu? (V různých významech toho slova…)

• Evidence nabývacích dokladů
• Majetková evidence a přidělení hardwaru uživatelům
• Inventarizace instalovaného softwaru
• Přiřazení softwarových licencí fyzickým zařízením a uživatelům
• Přístupové licence pro zaměstnance, dodavatele, externí pracovníky, afilace, zákazníky…

Bez listí strom odumírá aneb Zavádění procesů

Jedna zkušenost se softwarovým auditem vám nejspíš napoví, že už to nikdy nechcete absolvovat znovu. V projektu SAM představuje audit nejvýraznější část, pokud se ale v tomhle bodě zastavíte, jeho výsledek velice brzy přestane být platný (vlastně během několika minut) a celá ta práce vás za čas čeká znovu. Řešením je zavedení procesů a nastavení standardů, které udrží pod kontrolou licence i po skončení auditu v průběhu nejrůznějších změn. Zachytí nákupy nových licencí, změny v infrastruktuře, fluktuaci zaměstnanců, nové požadavky byznysu atd.

Nezbytný kyslík dodává kontrola nad procesy:

• Životní cyklus softwarových licencí (žádost, schválení, objednávka, evidence, přidělení, instalace, správa)
• Životní cyklus zaměstnanců (příchod, přidělení přístupů, předávací protokol, přestup v rámci firmy, odchod)
• IT směrnice a softwarové profily
• Procesy zajišťují konzistentní evidenci licencí v průběhu času a zvyšují bezpečnost IT infrastruktury.

Nezapomeňte zalévat, ale s mírou aneb Udržování SAM

Nově zavedené procesy a standardy se dotýkají určitým způsobem každého zaměstnance, který využívá výpočetní techniku. Vymyslet a schválit procesy je jen část úspěchu, hlavním úkolem je procesy zavést do praxe, a to nejde ze dne na den ani z týdne na týden. Očekávejte tedy, že nějakou dobu budete muset změny hlídat. Stejně tak je důležité kontrolovat namátkově konzistenci evidence licencí pro některé stanice nebo části serverové infrastruktury. Před ukončením projektu byste měli mít přehled o tom, co jste úspěšně zvládli, ale také o tom, jaké mety jsou před vámi, protože stále je co zlepšovat.

Dobrý sadař nepřestává pečovat.

• Nasazení procesů do praxe – pečlivá edukace uživatelů
• Pravidelné kontroly zavedených procesů a pravidel
• Výstupní hodnocení projektu a společnosti z pohledu SAM a návrh dalších kroků

Sklízíme plody aneb Kontrola může přijít

Pokud si projdete všemi fázemi projektu SAM, budete odměněni. Plánování výdajů na software pro vás bude kontrolované rozhodnutí na základě faktů a podkladů z evidence. Řešení požadavků, které na vás bude klást byznys, budete schopni jednoduše vyčíslit z pohledu nákladů na softwarové licence. Budete znát optimální model pro pořízení licencí, tak aby vše bylo korektní a nepřepláceli jste. Protože pro firmu je nemilé vychýlit se při pořizování licencí kterýmkoli směrem. Přebytky jsou drahé.

A nakonec v případě návštěvy softwarového auditora budete připraveni předložit mu jednoduše podklady a nebudou vám hrozit pokuty a sankce za případné licenční nedostatky.

Vrah je zahradník aneb Všechno je to v lidech

Reminiscence prastarého vtipu poukazuje na to, že klíčovým faktorem úspěchu projektu SAM jsou ti, kdo se na něm podílejí. V prvé řadě je nezbytné, aby se za něj a za úmysl provozovat licence v organizaci v souladu s autorským právem postavil nejvyšší management společnosti. Bez podpory vedení, definované priority, zdrojů a součinnosti několika oddělení nelze projekt úspěšně dokončit. A vlastně ani začít.

Dalším lidským faktorem jsou uživatelé, kterým je potřeba dobře vysvětlit, jak a proč se mají chovat, za co nesou zodpovědnost, do jaké míry jsou pod kontrolou.

A třetím prvkem trojčlenky, která povede k odstranění neznámých ve správě a využití softwaru, je odborný partner, jehož úkolem je provést vás celým procesem, uřídit projekt v dohodnutém čase, udržet jej v chodu až ke zdárnému výsledku a poskytnout důkladné znalosti licenčních pravidel, aby se vám nemohlo stát, že při kontrole opakujete chyby z dřívějška.

A pak už máte dostatečnou jistotu, že váš strom nezahnívá a můžete po jeho větvích bezpečně stoupat.

Slunce v duši aneb SAM Step

Na základě osvědčených postupů SOM od společnosti Microsoft (Software Asset Management Optimization Model) jsme připravili vlastní metodiku SAM Step, která je určena pro trh České republiky a reálné místní podmínky. Součástí metodiky jsou šablony a podklady pro všechny fáze projektů SAM a modelové případy a jejich řešení. Díky SAM Stepu jsme připraveni okamžitě a flexibilně řešit situace a požadavky spojené se správou softwarových licencí.