Jak na Office 365 chytře a výhodně

Základní potřeby každé společnosti

Každá společnost je komplikovaná jako živý organizmus, složená z jednotlivých sekcí a oddělení, vrstvená na zaměstnance a víceúrovňový management a vyžadující spolupráci těchto složek – tak, aby byla co možná nejefektivnější, ale zároveň respektovala a zachovávala všechny definované vazby. Každá společnost je tedy svým způsobem unikátní, ale základní potřeby lze všude najít stejné. A jako živočich potřebuje jíst, spát a dýchat, každá společnost potřebuje komunikovat, prezentovat se, vyrábět a vytvářet (ať už hmatatelné zboží, či služby), vyhledávat, ukládat a sdílet informace, udržovat a chránit pracovní prostředky…

Na všechny tyto základní potřeby společností a podniků dnes umíme, a v podstatě musíme, odpovídat příslušným řešením z oblasti IT. Pokud si k tomu zvolíme produkty Microsoft, máme jistou výhodu v tom, že jeho široké portfolio pokrývá tyto potřeby bez nutnosti integrace s řešením jiných dodavatelů. To dost významně snižuje riziko problémů na místech, kde je potřeba technologie nutit k vzájemné spolupráci.

A také: téměř všechny technologie společnosti Microsoft pro zajištění firemní produktivity už jsou dostupné také jako služba, tedy bez pořizování, správy a implementace hardwaru.

Brouk v hlavě?

Říct, že online služby dávají smysl vždy a všude, by bylo přehnané. Kdyby existovalo jediné správné řešení na všechny IT potřeby světa, nebylo by tolik výrobců, tolik produktů, tolik služeb, tolik cest k softwarovým licencím. Třeba jen samotný Microsoft nabízí více než 18 různých licenčních modelů. Některé vedou „online“, některé jsou tradiční, některé jsou „pod obojí způsobou“…

Existuje kupa scénářů, kde cloudová technologie nebude optimálním řešením. Přesto dává smysl ji ve svých úvahách nevynechat. Licence pro použití služeb Office 365 totiž ve většině modelů funguje i jako licence k vlastním serverům onsite. Proto jsou online služby základem k vytváření hybridních řešení s flexibilním využitím zdrojů vnitřních a vnějších. U menších až malých firem zase může dočista jednoduchý scénář s online službami vyřešit téměř všechny požadavky na IT a to, co zbyde, lze báječně doplnit službami outsourcera nebo jen „lehkým“ serverovým řešením v podobě Windows Essentials Serveru. Prostě … nastal čas, kdy je dobré cestu online trochu lépe poznat, protože to může být zrovna ta vaše.

Komu dobře sednou?

Z hlediska typu uživatele budou služby Office 365 v některé své variantě velmi dobře vyhovovat zejména:

• Manažerům
• Obchodníkům
• Podpoře, konzultantům
• Administrativě
• Zaměstnancům ve výrobních či technických provozech, zvláště pokud jsou mobilní

Vedení firmy a obchodníci ocení, že díky pokročilým komunikačním technologiím, cloudovému úložišti a sdílení kalendářů budou přístupní na pracovišti, doma i na cestách. Rychlá a efektivní komunikace prostřednictvím IM, audio a videokonferencí, neomezený přístup k dokumentům všude tam, kde je přístup k Internetu, jim usnadní výkonnou práci s informacemi, a to vše až na 5 různých zařízeních. Navíc schůzky pořádané online se sdílením nejen zvuku, ale i obrazu či přímo plochy počítače, a webové konference ušetří jejich čas a náklady na cestování sem a tam.

Online služby myslí i na výjezdové pracovníky, kteří pro svou činnost nutně nepotřebují plnohodnotné počítače a postačí jim jednodušší přístup k informacím a základní komunikace.

Kdy na Office 365 určitě nezapomenout?

Jsou situace, v nichž byste Office 365 rozhodně měli zařadit mezi možné varianty řešení:

• Při plánovaném přechodu na novou verzi Exchange, Office, SharePoint, Lync. Licence pro využití služby Office 365 mohou sloužit jako CAL pro dané aplikační servery, i když jsou nasazeny tradičním způsobem on premise, a přitom vám do budoucna ponechají dveře do cloudu otevřené. Pro samotný produkt Office platí, že i ten z cloudu ve skutečnosti „sedí“ přímo na strojích, které pro práci používáte, a lze jej samozřejmě použít, i když jste offline.
• Při plánovaném pořízení další technologie. Kupříkladu, pokud vás zaujme Lync, ale jeho cena včetně implementace a správy dalšího kusu infrastruktury je pro vás zbytečně vysoká, sáhněte po online variantě.
• Rychlý start na zelené louce. V případě, že chceme vybavit společnost nebo její nově vzniklou odnož více technologiemi s nízkou vstupní investicí. Potřebné technologie jsou dostupné ihned a bez nákladů na software, serverový hardware i implementaci.
• Pro flexibilní společnosti. Pokud plánujeme v průběhu let zvyšovat i snižovat počty uživatelů, předpokládáme sezónní výkyvy, konsolidace či akvizice.
• Jako dočasné řešení před konsolidačními scénáři nebo i jinými scénáři, jejichž realizace tradiční cestou zabírá hodně času plánování a příprav.

Jak výhodně pořídit?

Cena a varianta služeb Office 365 záleží na konkrétním scénáři, avšak obecně se dá spočítat, že ve srovnání s vlastnictvím trvalých licencí pro vás budou výhodnější zhruba následujících 7-8 let. A je potřeba brát do úvahy také to, že v online službách neplatíte jen software, ale také hardware a samotný běh vysoce dostupné a podle nejpřísnějších norem zabezpečené služby v datovém centru. Když vezmete do úvahy i tyto další náklady, bude srovnání ceny vyznívat pro online ještě o kus příhodněji, přesto, že logickým krokem při přechodu ke cloudovým službám bude navýšení rychlosti a redundance internetového připojení, což také něco stojí.

Služby lze pořídit přímým modelem s měsíčními poplatky prostřednictvím stránek společnosti Microsoft, ale také tradiční cestou s partnerem ve smlouvách Open nebo Enterprise Agreement v podobě ročních plateb.

Společnosti nad 250 zařízení získávají obecně o 15 % lepší cenu, než je klasická koncová cena přímého prodeje. Pokud však na tuto hranici nedosahujete, nezoufejte. Aktuálně platné akční nabídky společnosti Microsoft přinášejí hodně zajímavé ceny i vám. Do konce dubna 2014 je možné získat 15% slevu na Office 365 Enterprise E3 a 20% slevu na Office 365 Midsize Business ve smlouvách Open.

Pokud tedy uvažujete o Office 365 nebo zatím ještě neuvažujete, ale poznali jste se v některém z výše uvedených scénářů a situací, neváhejte si o tom s námi promluvit a řešit své potřeby chytře, koncepčně, s výhledem dopředu a výhodně!