Microsoft Dynamics CRM 2013 a licence

Jste projektový manažer ve společnosti, která se rozhodla pořídit nový CRM systém, nebo připravujete upgrade na novou verzi, či jste konzultant pro nasazování CRM s brilantními technickými znalostmi, ale licenční podmínky jsou pro vás hluboká voda? Tak právě vám je určen tento článek, který poskytuje přehled licenčních řešení on-premise i online.

Řešení na vlastních nebo dedikovaných serverech – on-premise

Dynamics CRM je řešení, jehož zvláštní kouzlo spočívá v úzké integraci s dalšími technologiemi společnosti Microsoft. Díky tomuto propojení je uživatelsky příjemné a „známé“. Snadno se dostává do běžné praxe zaměstnanců. Na druhé straně je samozřejmě potřeba licenčně pokrýt všechny „zúčastněné“ technologie. Při vlastním nasazení on-premise za toto pokrytí plně odpovídáte. Sejdou se při něm obvykle:

• Microsoft Dynamics CRM
• Microsoft Windows Server
• Microsoft SQL Server
• Microsoft SharePoint Server
• Microsoft Office

Nástroj: Dynamics CRM, licenční model SERVER + CAL

V tomto modelu se kombinuje licence pro aplikační server CRM a přístupové licence CRM CAL pro každého uživatele (alternativně pro každé zařízení), který CRM užívá ať už přímo, či nepřímo.

Databáze: SQL Server, licenční model per Core nebo SERVER + CAL

Informace, čili data, která se v CRM uchovávají, se ve skutečnosti ukládají do databází SQL Serveru. Proto je nezbytné v nákladech na projekt uvažovat i o licencích pro SQL Server. Pokud je už nemáte, budete nejspíše vybírat mezi licenčním modelem SQL 2012 per Core a SQL 2012 v modelu SERVER + CAL. Kritérií správného výběru je více, podrobnosti najdete ve starších článcích, například zde.

Ukládání dokumentů: SharePoint, licenční model SERVER + CAL

Dokumenty, které chcete v souvislosti s komunikací se zákazníky ukládat, jsou nejčastěji dostupné díky SharePoint Serveru, který se nabízí, stejně jako většina ostatních aplikačních serverů, v modelu SERVER + CAL. U všech produktů nesmíme s licencemi zapomenout na případné externí uživatele řešení, ale zrovna u SharePointu v aktuální verzi jejich přístup obvykle licenci nevyžaduje.

Operační systém: Windows Server, licenční model SERVER PER PROCESSOR + CAL

Všechny výše vyjmenované technologie poběží na serverovém operačním systému Windows Server, který tedy nepřímo, prostřednictvím zmíněných aplikací, využívají i všichni uživatelé CRM. Proto je potřeba mít vyřešeno i licenční pokrytí serveru a přístupu k němu díky Windows Server CAL příslušné verze. Jako v ostatních případech, i tady budete volit licence na uživatele (typická cesta dnešní doby), nebo na zařízení (využíváno např. v call centrech či směnovém provozu) a nesmíte opět zapomenout i na externisty.

Klient: často Office, licenční model PER DEVICE

Bývá obvyklé, že uživatelé CRM používají i zařízení, kterému je přiřazena licence Office, a mají tak k dispozici klienta integrovaného rovnou do Microsoft Outlook. Není to však jediná cesta, CRM lze používat i v okně prohlížeče.

Suma sumárum

Do projektu CRM on-premise nesmíte v přípravné fázi projektu zapomenout započítat licence pro servery (CRM Server, SQL, SharePoint Server, Windows Server) a licence pro přístup k těmto serverům (CRM Server CAL, případně SQL CAL, dále SharePoint Server CAL, Windows Server CAL), podle potřeby také zařízení s Office a Windows.

V dalším kroku bude aktuální seznámit se s detaily jejich licenčních podmínek a také s množstvím možných variací, abyste potřebnou sestavu co nejlépe přizpůsobili svým potřebám. Například lze kombinovat i modely on-premise, online a SPLA.  My se však v tomto článku zaměříme především na licence CRM.

MS Dynamics CRM CAL – edice

Když se o licence CRM začnete zajímat více dopodrobna, neunikne vám, že se CRM 2013 CAL nabízí ve třech edicích (Essentials, Basic, Professional).

Ty se liší cenou, a to poměrně výrazně. Je pravděpodobné, že svědomí správného hospodáře vás postaví před nelehký úkol rozhodnout, jaký poměr jednotlivých CAL je pro vaši organizaci ten pravý. Rozdíl není jen v ceně, ale především v možnostech využití CRM, které vám licence umožňují.

Nejnižší edice CRM 2013 CAL je Essentials, tato licence umožňuje uživateli přistupovat k CRM z Outlooku, webového rozhraní a mobilních zařízení za účelem práce s aktivitami.

Uživatelé, kteří budou pracovat s předpřipravenými reporty, přiřazenými Kontakty a entitami Account, Lead, případně servisními požadavky (Case Mana­gement), využijí licencí CRM Basic CAL.

Kdyby tito uživatelé potřebovali pokročit k práci i s oportunitami a funkcionalitami z modulu Sales (fakturace, objednávky, ceníky) či Marketing (marketingové kampaně), jinými slovy, kdyby pracovali v CRM na všech oblastech vztahu se zákazníky, tak budou nezbytně potřebovat licenci CRM CAL Professional. Tato nejvyšší edice je také určena uživatelům, kteří mají na starosti úpravy v CRM (definování vztahů mezi entitami, vytvoření work­flow, nastavení auditu dat, organizačních složek společnosti, zakládání týmů apod.).

Přehled o tom, které licence CRM CAL umožnují využívat jaké funkcionality, naleznete nově v závazném licenčním dokumentu Microsoft Product List. Při jeho interpretaci nezapomeňte, že, co není udělenou licencí výslovně povoleno, to se prostě s produktem dělat nesmí. A pokud není řečeno něco jiného, pak jakékoli využití dané funkcionality (i pouhé čtení) zakládá požadavek na odpovídající licenční pokrytí.

Protože nasazení CRM do praktického užívání je projekt, který má své fáze a nestane se přes noc, tak si zpočátku možná nebudete úplně jistí, jaké licence potřebujete či budete potřebovat. Proto existuje cesta pro přechod z nižších edic CRM CAL na vyšší. Využívají se k tomu licence StepUp, jejichž cena odpovídá rozdílu ceny edic.

CRM jsme již pořídili, máme předchozí verzi, kudy kam…

Od podzimu 2013 je dostupná aktuální verze MS Dynamics CRM 2013. Zákazníci, kteří měli v době uvedení nové verze na trh aktivní Software Assu­rance, získávají právo na další verzi tohoto produktu. S novou verzí přišla i změna edic, a mimo jiné i proto je v Microsoft Product List uvedeno, jaká je návaznost původních licencí na licence nové.

Návaznosti licencí uvedené v této tabulce lze analogicky použít i v případě, že dokupujete licence ke starší verzi a potřebujete a chcete využít právo downgradu.

MS Dynamics CRM Online

Jednou ze strategií společnosti Microsoft je nabízet řešení pro každou velikost organizace. Jestli jste z menší nebo středně velké společnosti, jistě vás napadlo, jak velkou investici do hardwaru i softwaru nasazení CRM on-premise představuje. Mimo jiné i z tohoto důvodu Microsoft nabízí Dynamics CRM formou cloudové služby. Náklady na hardware, software i provoz jsou hrazeny formou měsíčního předplatného, které se objednává podle počtu uživatelů. Služba se dá objednat již od jednoho uživatele a k řešení lze přistupovat pomocí webového rozhraní a Microsoft Outlook. Předplatné CRM je logicky nabízeno ve třech edicích: Essentials, Basic, Professional.

Hosting, outsourcing – SPLA

Racionálním krokem bývá používání serverů, které jsou umístěny ve velkém datovém centru, hostingové společnosti. Z licenčního pohledu se jedná o tři možnosti, jak si tyto služby dopřát.

1. Přenesení trvalých licencí bez Software Assurance. Tato varianta nebývá příliš častá, protože minimálně první nákup licencí CRM Software Assurance automaticky zahrnuje. Ovšem kdyby z nějakého důvodu nebyla Software Assurance aktivní, můžete licence přidělit jen na dedikovaný hardware. Z hlediska licenčního řešení se pak tento scénář chová vlastně úplně stejně, jako kdyby se jednalo o nasazení on premise.
2. Druhou možností je přenesení licencí do dedikovaného virtuálního prostředí. Licence se Software Assurance můžete využít pro provoz virtuálních serverů, které jsou vytvořeny nad hardwarem poskytovatele. Ten tedy může využívat více zákazníků s oddělenými virtuály. Podmínkou tohoto řešení je, aby serverové i přístupové licence měly aktivní Software Assurance. K poskytovateli se nepřenášejí všechny licence, ale jen aplikační servery. Operační systém Windows Server je licenčně pokryt z programu SPLA (Service Provider License Agreement, licence speciálně určené poskytovatelům služeb) v rámci služby. Kromě Windows Serveru se licenční potřeba neliší od scénáře on-premise.
3. Celé CRM řešení můžete získat jako službu. Pak není zapotřebí kupovat žádné licence, jako tomu bylo ve scénáři on-premise, protože o ty se stará poskytovatel.

Závěrem…

A teď přijde to kouzlo: všechny popsané modely se dají nějakým způsobem kombinovat, optimalizovat. Také lze využít licencí a produktů, které už v infrastruktuře máte. Až se pustíte do svého projektu, mějte na paměti, že licenční stránka řešení není zanedbatelná finančně, ani časově. Jestli vám záleží na penězích i času, spolupracujte s našimi profesionály. Článek ukázal základní rysy, nuance mohou leccos měnit – k horšímu i k lepšímu.