SAM in the BOX

Chcete to zabalit? Je to na mašli…

Je pro vás cena za dodržování licenčních pravidel příliš vysoká? Čím a jak se to měří? Obecně platí, že 40 % rozpočtu IT jde na software, jen 20 % na hardware. Přesto poctivě děláme inventury majetku a podepisujeme předávací protokoly. Objem nákladů na software je dvojnásobný a navíc zde hrozí i pokuty a tresty, jenže je leckde zatím mimo zorné pole manažerů a správců. Většinou leží spolu s dalšími kostlivci ve skříni. Může tam v klidu zůstat, nebo jsou rizika příliš vysoká?

Co všechno může zkomplikovat nedostatečná správa softwarových prostředků, jsme podrobněji popisovali již v dřívějších číslech magazínu Softwarový QUAS (číslo 86, Rámcová studie SAM – k čemu to?, číslo 88, Jste riziková skupina?). Potenciální problémy, které vás mohou ohrozit, shrnuje i rámeček.

Nu, není těch kritických míst zrovna málo. Nelekejte se ale, nejste na ně sami. Tu mašli není potřeba dávat na krk, ale na krabici. Na krabici se SAM. A SAM, to je Software Asset Management. Neboli česky správa softwarových prostředků. Tím však nemyslíme černou krabici plnou přání, stížností a nejasností, ale čistou a průhlednou výlohu, kde je k vidění to, zač se vůbec nemusíte stydět.

Aspoň přihrádka

Většina organizací, které potřebují otevřít skříň s licenčními kostlivci, sáhne rychle po přihrádce s nápisem Inventura softwarových prostředků nebo také Softwarový audit. Při něm poměrně pracně posbírají všechny uživatele, počítače, notebooky, terminálové stanice, fyzické i virtuální servery a zakoupené softwarové licence a to všechno sesypou do přihrádky. Následuje pak o něco pracnější rozmotávání a přiřazování licencí, uživatelů a zařízení mezi sebou. Ti více znalí, informovaní, při tom nezapomenou ani na externí uživatele a podrobnou analýzu serverů. Přihrádka je plná k prasknutí a hlava zodpovědného jedince také.

Nejen pro komplikované scénáře se vyplatí využít pomoc zkušeného licenčního partnera. Ve dvou se to lépe táhne. Partner zná nejčastější chyby z praxe, licenční omyly nedělá, nýbrž nachází a pomáhá opravit, ovládá best practices pro jejich řešení, a firmě tak může ušetřit až polovinu práce, která rozhodně není zadarmo a zabere čas, jenž se dal využít užitečně i jinak. Výsledkem inventury je vysněný pořádek v licencích, který může sloužit například jako podklad pro plánovaný nákup softwaru nebo při akvizici společnosti.

Kladivo na čarodějnice…

Někteří správci vsadí raději na auditní nástroj, který je komplexní a zdánlivě vševědoucí. Nelze však zapomínat, že se stále jedná pouze o nástroj. Zcela jistě poskytne přehlednější a bytelnější ohrádku. Ale stejně jako kladívko a hřebíky, nebo páječka a cín, i použití auditního nástroje vyžaduje kus zručnosti a zkušenosti pro správné používání. Především chybějící licenční know-how způsobuje fakt, že až 90 % organizací s nasazeným auditním nástrojem by neprošlo softwarovým auditem bez nálezu (Gartner, 2013). Nástrojům navíc hází klacky pod nohy i složitý licenční svět serverů, který lze zkrotit jen s velkou dávkou kuráže (nebo raději znalosti).

Po hodinách a hodinách usilovné práce a s myšlenkami „již nikdy více“ zastrčí správce IT přihrádku s uspořádanými licencemi konečně zpátky do skříně. Bohužel už zapomíná na to, že přihrádka nemá dno, a jakmile s ní pohne, může začít s úklidem téměř od začátku. Jakákoli změna hardwarové infrastruktury, instalovaného softwaru nebo s ním pracujících uživatelů má totiž vliv na schopnost organizace i nadále dodržet licenční pravidla.

Raději krabice

Kdo nechce opakovat softwarový audit stále dokola, má také řešení. Procesy SAM pro řízení licencí udělají z přihrádky-ohrádky krabici s pevným dnem a pomohou udržet licence dlouhodobě pod kontrolou. Procesy SAM definují pravidla a postupy pro celý životní cyklus softwaru počínaje žádostí uživatele přes nákup a evidenci až po přiřazování a recyklaci licencí. Jakmile se jednou udělá v krabici pořádek, dá se přenášet, jak se vám zlíbí. A potřebné informace jsou přitom stále pohromadě a dostupné kdykoliv na počkání.

Přestože pomocí procesů si může správce značně zjednodušit život, není to perpetuum mobile. I na procesy musí někdo dohlížet a starat se o inventární seznamy a dokumentace ať už v auditním nástroji nebo jiných evidencích. V licenčním světě tuto roli zastává garant SAM. Velké společnosti možná snáze najdou vhodného kandidáta na tuto pozici mezi zaměstnanci. Pro malé a střední firmy však může průběžná správa licencí znamenat zásadní problém nejen kvůli nedostatku interních kapacit, ale i pro chybějící know-how. Především takovým organizacím je určeno naše řešení SAM in the BOX, které zadavateli poskytne v oblasti správy licencí maximální pohodlí.

Dno i víko a bez starostí

Ať už máte svou přihrádku s licencemi naplněnu sběrem dat, nebo jste s úklidem ještě ani nezačali, DAQUAS SAM in the BOX vám může zajistit komplexní a konsolidované řešení pro dodržení licenčních pravidel. Nejenže provedeme softwarový audit a uklidíme vám licence do krabice s pevným dnem, ale ještě vám k ní přidáme víko i s mašlí. Jen minimum práce zůstane na vašich bedrech, o pořádek v softwarových licencích se s vámi bude starat celý tým certifikovaných profesionálů. K plnému servisu nám budou stačit průběžné zprávy o změnách ve vaší hardwarové infrastruktuře, doklady k novým nákupům licencí, informace o úpravách serverů a výměně zaměstnanců. Komplikované otázky můžete pustit z hlavy. Aktuální a přesné vyhodnocení dostanete v pravidelných intervalech nebo na vyžádání.

Výběr vhodných komponent našeho řešení SAM in the BOX vám rádi připravíme na míru a cena vás jistě nezklame. Náklady na průběžnou roční správu licencí jsou třetinové oproti jednorázovému úklidu! Netrapte se s licencemi sami. Je to na pečlivost náročná a značně odborná práce, která vám zabere kapacitu, již můžete efektivně a užitečněji věnovat požadavkům a přáním svých uživatelů.

Jak pro vás DAQUAS může být nejužitečnější?

1. Chcete konzultovat licenční podmínky konkrétního minulého nebo budoucího nasazení softwaru Microsoft? Napište nám, prosím, jakých produktů se vaše dotazy týkají, a stručně popište scénář nasazení. Budeme pak schopni rychleji posoudit rozsah a náročnost konzultací, i jejich cenu.

2. Potřebujete profesionálně provedenou inventuru svých softwarových prostředků, abyste získali jasnou představu o tom, zda se někde nedopouštíte chyby, nepřeplácíte zbytečně či neriskujete postih?

…nebo…

3. Hledáte koncepční řešení? Nestačí vám jednorázové aktuální narovnání, ale chcete získat precizní, trvale udržitelný přehled v pořizování i používání licencí, který postupně odstraní všechna rizika.

V obou těchto případech nám napište, kolik máte

• celkem stanic (PC, notebooky, případně přístupové terminály či tenké klienty): 5-10-…-50-100…
• serverů (součet fyzických a virtuálních): 5-10-20…
• ročně dokladů o nákupu softwaru (průměr za poslední dva-tři roky): 1-5 / 6-10 / 11-20 / víc než dvacet

a my dík těmto indikátorům dokážeme odhadnout časový i cenový rozsah jednorázového auditu produktů Microsoft i dalších služeb v oblasti správy softwarových prostředků, které vám může DAQUAS poskytnout ve škále od jednotlivé metodické konzultace po úplný outsourcing SAM (Software Asset Management).