Celopodnikové smlouvy společnosti Microsoft

Licence jednoduše? Komplexně a flexibilně.

Smyslem IT je spolehlivá služba uživatelům. Správnou cestou ke spolehlivému IT je často také služba, protože dnes už rozhodně nestačí sólový výkon. Platí to i pro zajištění správného licenčního pokrytí? Lze mít licence zajištěné formou servisu? Takové řešení nejlépe reprezentují pronájemní licenční programy, ale také služby poskytovatelů či online services, které zajistí nejen licence, ale i celkově funkční aplikace provozované mimo naše prostředí.

Dnes bychom se chtěli věnovat spíše té první možnosti, tedy poskytnutí licencí v podobě celopodnikových programů společnosti Microsoft. Ukážeme si, že jde o smysluplné, komplexní, cenově efektivní a flexibilní řešení, které nám ve finále ponechá otevřená vrátka i k hybridním modelům, nebo úplnému přechodu do online modelu. Aktuální starostí všech, kdo se dnes věnují nákupům licencí, jsou totiž především tyto požadavky:

1. Nízká cena
2. Minimální zásah do cashflow
3. OPEX vs CAPEX
4. Škálovatelnost řešení – možnost měnit:
   • počty
   • produkty
   • edice
   • způsob použití – ve fyzickém i virtuálním prostředí, na vlastním i sdíleném hardwaru, v čistých i hybridních scénářích
5. Kontrolovatelnost (legal compliance, predikovatelný rozpočet)
6. Obsah nabídky (co je v ceně, co už mimo ni)

Nejčastěji a nejvíce se sice mluví o nízké ceně, ale ve skutečnosti jde mnohem více o to, jak bude pořízený software odpovídat potřebám a očekávanému užitku. Potřebám aktuálním i budoucím, o nichž toho zatím mnoho nevíme.

Pro nastupující model provozu IT je charakteristický požadavek na využití neustále připojených chytrých mobilních zařízení, doprovázený intenzivní komunikací v rámci různých sociálních sítí, obklopených serverovou infrastrukturou na principu cloudu, která dokáže vyhovět potřebám náročných výkonů, jako je analýza big data. (IDC, 2014)

Už nyní dochází k postupné proměně prostředí a využitých prostředků. Toto mezidobí samozřejmě doprovází docela složitý hybridní mix, kdy je třeba současně spravovat on-premise/cloud, trvalá užívací práva/předplatné a PC/mobilní zařízení. IDC odhaduje, že v nejbližších 3-5 letech se dále zvýrazní přechod od investičních nákladů na software do přímých operativních a dojde k růstu plateb za předplatné užívání softwaru až o 35 %. Dalším zajímavým trendem z průzkumu IDC, který je užitečné pozorovat a zvážit, je fakt, že 62 % organizací plánuje využít práva License Mobility, aby mohly postupně či příležitostně přesouvat aplikace do cloudové infrastruktury.

Kompletní pokrytí

Celopodnikové programy, jak už jejich název napovídá, se vyznačují tím, že zahrnují kompletně celou organizaci, případně všechny provozované instance softwaru. Konkrétní program volíte podle toho, co má být tou kompletní platformou, kterou bude smlouva pokrývat. Nejtypičtější je platforma desktopová. V tom případě pokrýváte celou společnost nejméně jedním z těchto produktů:

• Office Professional Plus,
• Windows Enterprise,
• balíček klientských licencí Core CAL nebo Enterprise CAL Suite,
• případně odpovídající online služby Office 365.

Kromě desktopové platformy se u celopodnikových smluv setkáte i s platformou

• SQL Serverů,
• Visual Studia s MSDN,
• Windows Serverů s produkty System Center souhrnně dodávanými v balíčku Core Infrastructure Suite
• a nakonec s Windows Azure, online službou pro zajištění serverové platformy.

V celopodnikové smlouvě máte obvykle kromě zvolené platformy dostupné ještě celé spektrum dalšího softwaru v takzvaně doplňkových produktech. Kupříkladu v případě smluv s desktopovou platformou si lze pronajímat téměř všechny ostatní produkty Microsoftu ve stejném režimu a  počtech, jaké je zrovna potřeba.

Flexibilita

Velkou výhodou pronájemních programů je jejich ohebnost a přizpůsobivost aktuálním potřebám. Jsou nastavené tak, abyste platili opravdu pouze za to, co používáte. Žádné pořizování licencí „do foroty“, žádné zahozené investice způsobené měnícími se potřebami.  U platformních produktů platí, že o každém výročí pouze nahlásíte změnu počtů. Příchozí uživatelé tedy v průběhu roku nevyžadují žádnou akci. Jednoduše jim softwarové vybavení přidělíte a jejich existenci nahlásíte až o následujícím výročí. V počtech lze ovšem nejen stoupat, ale i klesat, takže ani při rozdělení společností nebo rozsáhlé restrukturalizaci se nestane, že by vám velký objem licencí zůstal na ocet. Jednoduše dojde ke snížení plateb dle aktuální velikosti společnosti.

Všechny ostatní produkty (doplňkové), které máte do smlouvy zahrnuty, jsou úplně volitelné, a jejich skladbu i počty můžete o výročí změnit tak, jak vám aktuálně vyhovuje. Doplňkové produkty lze ze smlouvy i úplně vyloučit, pokud je přestanete používat, případně je nahradíte jiným typem licence.

Dalším příspěvkem do kategorie flexibilita je i možnost přirozeně kombinovat ve společnosti řešení on premise a online pod jednou licenční smlouvou. Tím je otevřena cesta i k hybridním modelům a k postupnému přechodu do modelu „software jako služba“.

Software Assurance

Software Assurance je poměrně rozsáhlá skupina dodatečných výhod a služeb, které mají za cíl snazší nasazení, efektivnější použití, neomezený technologický rozvoj a vyšší flexibilitu a bezpečnost prostředí. Jejich konkrétní rozsah a skladba je obvykle daná skladbou a rozsahem produktů zahrnutých do smlouvy a lze ji předem spočítat. Nicméně dostupnost některých benefitů závisí i na zvoleném programu. Celopodnikové pronájemní programy bývají obvykle nejbohatší.

Standardizace

Jednou z výhod aktivního pokrytí Software As­surance je právo na nové verze. Znamená to, že můžete (ale nemusíte!) přejít na aktuální verzi produktu prakticky ihned po jejím uvedení na trh. Zásadnější výhodou celopodnikových programů je ovšem možnost standardizace na jedné jediné verzi, ať už jde o tu aktuální, nebo některou z předchozích. Používáním stejné technologie napříč celou společností minimalizujete při spolupráci rizika nekompatibility a nekonzistentních pracovních postupů. Když dopřejete uživatelům stejná prostředí, mohou přirozeně vzájemným učením zvyšovat svou schopnost ovládat softwarové vybavení. Zapomenout nesmíme ani na IT správce, kteří jistě také ocení, že nebudou muset perfektně ovládat několik různých prostředí a ztrácet při podpoře uživatelů svůj drahocenný čas problémy, jimž standardizace bezpečně předejde.

Až nastane ten správný čas na upgrade technologií, je díky celopodnikovému pokrytí možné tento krok vpřed udělat bez předem neplánovaných nákladů. Tím se faktické rozhodnutí o přechodu na novou verzi vrací z ruky finančních ředitelů do kompetence ředitelů IT.

Predikovatelné náklady

Z pohledu nákladů vložených do licenčních potřeb společnosti jsou pronájemní celopodnikové smlouvy snem každého finančního ředitele. Ceny produktů jsou po celou dobu trvání smlouvy, tedy 3 roky, fixované (v EUR), a tak je v podstatě jedinou zásadní proměnnou počet zařízení či uživatelů ve společnosti. Každá další platba je předvídatelná, odehrává se vždy v přesně stanoveném termínu, a pokud jste schopni plánovat i změny infrastruktury, pak vůbec nic nebrání tomu, abyste byli schopni náklady určit velmi přesně a s velkým předstihem. Způsob účtování u těchto programů je stejný jako u účtování služeb, jde tedy o opex.

Navíc pronájemní smlouvy vyžadují nejnižší vstupní platby a de facto „hodně muziky za málo peněz“. Kolikrát se setkáte se scénářem, kdy společnost investuje nemalé prostředky do částečného řešení nebo do licencí, ale už nezbydou prostředky na to, aby se řešení plně nasadilo, uživatelé proškolili, prostě aby nová technologie na sebe začala neprodleně vydělávat? Taková investice je pak nesmyslně alokovaná a její návratnost žalostná. Pronájemní modely přitom dovolí vyčerpat o hodně menší část ročního rozpočtu na kompletní licenční řešení, takže v něm zůstanou prostředky na to, aby se technologie co nejrychleji a nejefektivněji uvedly do pracovního procesu.

Přibližné kalkulace ročních nákladů na jednoho zaměstnance

v pronájemní celopodnikové smlouvě z oblasti desktopové platformy (bez DPH)

Náklady na kompletní IT vybavení uživatele je dobré vidět v porovnání se mzdovými náklady na daného zaměstnance. Bez IT prostředků jeho užitná hodnota dost drasticky klesá…

Trvalé licence

Jste pořád skeptičtí vůči pronájmu licence a raději byste ji měli pěkně pod střechou, tedy s trvalým právem užívání? Inu, pořád jsou scénáře, kdy trvalé licence budou dávat větší smysl. U všech pronájemních modelů (kromě online služeb) je na konci smlouvy možnost odkoupení licencí k trvalému užití. Všechny pronájemní smlouvy také mají varianty splátkové, kde hned od začátku splácíte licence ve třech ročních platbách a na konci smlouvy jsou automaticky vaše. Pořád jde o smlouvy s celopodnikovým pokrytím a prakticky stejnými výhodami, liší se pouze v drobnostech. Obě cesty vedou ve finále k podobnému výsledku a podobným nákladům, jen s jiným průběhem, dopadem na cashflow.

Jak začít?

Celopodniková smlouva je způsob jak dosáhnout standardizovaného, unifikovaného a přitom plně flexibilního řešení licenčních potřeb na dlouhou dobu. Nicméně před takovým krokem je potřeba nevynechat řádné prozkoumání prostředí, aby výběr a nastavení smlouvy byly opravdu optimální a dlouhodobě odpovídaly IT potřebám společnosti. Správným předskokanem jsou prvky Software Asset Managementu, procesu, jehož výsledky jsou tím nejlepším podkladem pro nalezení optimálního licenčního modelu. Neváhejte a promluvte si s našimi konzultanty o prvním koncepčním kroku, Rámcové studii. Jako vstupní analýza správy softwarových prostředků odhalí možná rizika i cesty k lepší, flexibilnější, a přitom lépe spravovatelné IT budoucnosti.