Před zhruba měsícem, 22. října 2015, společnost Microsoft oznámila vydání nové verze svého balíku aplikací pro kancelářskou produktivitu, Office 2016. Z pohledu uživatelů se jedná o příjemnou evoluci přinášející zajímavé revoluční novinky.
Ještě před několika měsíci jsme „věděli“, že zhruba každé tři roky můžeme očekávat zcela novou verzi Office. Tento model se ovšem s příchodem Windows 10 a Office 365 zásadně mění. I vývojový tým stojící za sadou Office totiž přechází na nový servisní model podobný právě Windows 10, který nám bude přinášet novinky a vylepšení prakticky každý měsíc pro běžné uživatele, případně každé čtyři měsíce ve větších sestaveních určených především pro firemní sféru.
Společnost Microsoft tak reaguje na zrychlující se vývoj svých cloudových služeb, které potřebují, aby podpora pro jednotlivé novinky byla zahrnuta i v plné offline verzi co nejdříve. Protože právě možnost plnohodnotné práce offline je jedním ze zásadních faktorů při volbě mezi tradiční sadou Office a službami Office 365 a jejich konkurencí.
Pro uživatele příjemnou změnou a novinkou je určitě dostupnost nativních aplikací Office i pro platformy mimo operační systém Windows. Na jakémkoli zařízení mohu získat přístup ke svým dokumentům a pracovat s nimi tam, kde potřebuji, neboť moje data jsou bezpečně uložena ve firemním či soukromém OneDrive. Na většině platforem, a to i pro Windows 10, mohu získat aplikace Office zcela zdarma. Jsou plně optimalizovány pro daná zařízení a pro práci s dotykem. Některé pokročilé funkce jsou ovšem dostupné pouze při použití firemního účtu ze služeb Office 365.
Právě služby Office 365 jsou nejefektivnější cestou k sadě Office pro firemní uživatele, kdy za cenu jedné licence získá uživatel práva na instalaci Office hned na pět svých počítačů nebo zařízení, a to nejen platformy Windows, ale i Mac OS. Navíc má práva na doručování pravidelných aktualizací přidávajících nové funkce i na všechny nové verze Office. A tak ačkoliv s předplatným Office 365 ProPlus nyní dostaneme Office 2013 a Office 2016, za pár měsíců můžeme mít i Office 2017. Díky aktualizačnímu mechanismu i bez zbytečných reinstalací. Podívejme se ovšem, jaké novinky jsou dostupné již nyní, právě ve verzi 2016.
Vylepšené grafické rozhraní
Společnost Microsoft opravdu naslouchá zpětné vazbě a vrátila se ke kořenům uživatelského testování, jaké probíhalo při vydání Office 2010 a Windows 7. Do sady Office se tak, například, vrátilo tmavé téma, které více podtrhuje jednotlivé prvky grafického rozhraní a především Pásu karet. Ten se tak chová mnohem plastičtěji a pro uživatele může být práce s ním mnohem příjemnější.
Pokud využijete univerzálních aplikací pro Windows 10, všechny aplikace sady Office dostaly vylepšené barevné schéma, snáze je tedy rozpoznáte prvním pohledem nezávisle na obsahu dokumentů. Pro dotyková zařízení je možné přepnout se do režimu editace, kdy jsou zvýrazněny nejdůležitější funkce pro práci bez myši a klávesnice.
Spolupráce skutečně v reálném čase
Asi nejvíce očekávanou novinkou je možnost editace jednoho dokumentu v reálném čase více uživateli naráz. Říkáte si, zda se skutečně jedná o novinku, neboť tato možnost přece byla dostupná již dříve? Nenechte se ovšem zmást.
Dříve bylo sice možné editovat dokument ve více lidech, ale každý z nich viděl jen barevně označené sekce, které zrovna upravují ostatní. Aby jimi provedené změny skutečně uživatel viděl, musel uložit svoji verzi a synchronizovat tak i svoje změny pro další uživatele. Nyní ale Word a PowerPoint umožňují vidět skutečně v reálném čase, jak ostatní uživatelé obsah upravují, jak přibývají jednotlivá písmena a mění se struktura dokumentu. Jedná se o způsob spolupráce velmi podobný online službám společnosti Google.
Tato funkce by měla být již brzy dostupná i v dalších aktualizovaných aplikacích Office napříč platformami. Pro její využití je nutné mít dokument v úložišti, které tuto funkci podporuje. Je dostupná na soukromém OneDrive a pro firemní OneDrive je nyní pro jednotlivé organizace povolována. Pokud ovšem máte raději tradiční způsob editace dokumentů ve více autorech, můžete tuto funkci vypnout, a to i pomocí doménových politik.
Možná vás napadla otázka, jak je na tom Excel? Pro tuto aplikaci zatím nový režim spolupráce bohužel dostupný není. Při diskusi s Alešem Holečkem, vedoucím vývoje v divizi Office, kterého možná znáte z jeho působení v týmu vývoje operačního systému Windows, jsme se dozvěděli, že na tom jeho tým pracuje. Bude to ale ještě chvíli trvat, neboť problematika výpočtů, propojení, VBA a dalších funkcí Excelu skutečně není triviální a chtějí si být jisti stoprocentní spolehlivostí.
Zjednodušená práce s přílohami
Vkládání příloh doznalo zásadních změn. Nově získáte na jedno kliknutí přehled všech nedávno editovaných dokumentů z online služeb nebo lokálního disku. Na druhé kliknutí je pak můžete přiložit k e-mailu. Pokud je dokument uložen online, můžete rovnou z aplikace Outlook nastavit potřebná oprávnění pro čtení či zápis a zaslat tak de facto jen odkaz na daný dokument. K dispozici je samozřejmě i klasická možnost připojení souboru z dialogového okna pro výběr souborů.
Tell Me aneb návrat pana Sponky
Funkce Tell Me většině z vás připomene na první pohled asi právě pana Sponku ze starších verzí Office. Nemusíte se ovšem bát, že by při práci nějak rušil nebo snad překážel. Nově je dostupný z Pásu karet. Pokud do něj začnete vpisovat slova či spíše označení akcí, které chcete provést, napovídá vám jednotlivé funkce a jejich vysvětlení, které na kliknutí můžete rovnou vyvolat. To se báječně hodí začínajícím uživatelům, kteří vědí, co by chtěli, ale nevědí, kde to hledat.
Zkroťte doručenou poštu
V originále funkce zvaná Clutter, česky výborně přeložená jako Nepotřebné, pomůže zkrotit narůstající počty příchozích e-mailů, které je nutné zpracovat. Outlook již dříve představil přehledné pohledy na konverzace, možnost ignorace určitých konverzací na základě předmětu a účastníků konverzace, ale Clutter jde ještě dál. Automaticky se učí, jaké zprávy čtete, zda na ně reagujete, či je mažete bez konkrétní akce. Takovéto e-maily pak začne za vás přesouvat do speciální složky, kde je máte na dohled, ale již vás neobtěžují v doručené poště. Máte možnost se k nim vrátit, či je bez milosti odstranit. Nemusíte se ovšem bát, že by zapadl důležitý e-mail: pokud zprávu přesunete či zpracujete, Clutter si opět poznamená, že daný typ zprávy má pro vás prioritu. A kdybyste snad automatu nevěřili, funkci můžete v nastavení vypnout.
Office 365 Groups
Další novinkou, která přišla právě z Office 365, jsou nové skupiny pro spolupráci v menších týmech. Přímo z nabídky aplikace Outlook můžete vytvořit novou skupinu, která obdrží svoji e-mailovou adresu, pracovní prostor pro sdílení dokumentů a diskusi. Bez nutnosti zásahu ze strany IT tak rychle vytvoříte platformu pro svůj projektový tým. Z druhé strany: IT oddělení může dostupnost této funkce kontrolovat a je-li vzhledem k interním pravidlům potřeba, vypnout ji.
Smart Lookup
Při označení textu můžete jednoduše vyhledat jeho význam nebo dodatečné informace přímo z aplikace Office. Dostupné jsou zdroje jako Bing, Wikipedia, Oxford Dictionary.
A další…
Funkce pro předpověď vývoje vykreslí budoucí trendy na základě historických dat. Integrované nástroje Business Intelligence z původně samostatné instalace Power Query umožní rychlou analýzu dat a napojení na datové zdroje. Průvodce importem dat z webu umožňuje prostá data rovnou převést do žádoucí struktury tabulek a v případě potřeby je aktualizovat. Nové grafy v aplikaci Excel pak umožňují další způsoby interpretace dat. Aplikace Project obdržela možnost složit více než jednu časovou osu projektu.
V neposlední řadě je zde možnost integrace Office s asistentkou Cortana na Windows 10. Sice není v České republice zatím dostupná v plné verzi a funkčnosti, ale pokud z pracovních důvodů hovoříte anglicky, můžete opět jednodušeji spravovat své pracovní nástroje.
Novinky pro IT oddělení
Novinky pro běžné uživatele jsou možná zajímavé, ale ještě byste bez nich dokázali měsíc či dva žít. Proč ale Office 2016 budete chtít do firmy hned?
Sada Office 2016 již v základu podporuje funkce pro lepší ochranu firemních dat a informací. DLP (Data Loss Prevention) umožňuje oddělení IT snáze definovat pravidla pro editaci obsahu, jeho sdílení a uložení mimo perimetr firemních uložišť. S nyní chystanou aktualizací Windows 10 a EDP (Enterprise Data Protection) bude možné omezit výměnu informací i mezi firemními a soukromými dokumenty nebo aplikacemi. Například, pokud otevřete firemní dokument z OneDrive for Business, budete moci do něj kopírovat data ze svého soukromého OneDrive, ale již ne naopak.
Neméně, či ještě více sympatickou výhodou v propojení s Windows 10 je také nativní SSO (Single Sign-On) pro aplikace Office. Při přihlášení účtem organizace z Office 365 do Windows 10 již budete automaticky přihlášeni i do celé sady Office.
Dalším prvkem výrazně zlepšujícím ochranu firemních dat je možnost aktivací MFA (ověřování druhým faktorem). Tato služba je poskytována z Office 365 či Azure, ale je možné využít i řešení třetích stran. Při práci s Office 2016 či Windows 10 tedy můžete určit, že uživateli dorazí například SMS s ověřovacím kódem, pokud pracuje mimo rozsah korporátní sítě třeba z domácí kanceláře nebo kavárny.
Sada Office totiž nově ve verzi 2016 využívá pro ověřování knihovny ADAL, které nejsou závislé na klasických autentizačních mechanismech. Zásadní změnou při ověřování přes takzvanou moderní autentizaci je, že se nepoužije Basic ověření u aplikace Outlook, která pak již neukládá hesla do Správce pověření. Používání této knihovny je nyní možné přes doménové politiky zapnout i v Office 2013. Na straně Office 365 je zatím nutné její užití povolit v rámci Preview Program, ale již brzy bude zapnuto všem.
Instalace
Oproti předchozím verzím sady Office nevyužívá nová verze opět klasických instalačních procedur MSI, ale architektury Click-to-Run. Ta je založena na lokální virtualizační platformě, kdy jsou jednotlivé komponenty spouštěny ve svém vlastním virtuálním prostoru.
Vývojový tým si nyní dal opravdu záležet a pro IT odborníky připravil obsáhlou dokumentaci a příručky pro nasazení, které najdete v Knihovně TechNet, stejně jako školicí materiály pro koncové uživatele. Vřele doporučujeme!
Přechod Office 2013 na 2016
Při přechodu na Office 2016 v rámci Office 365 ProPlus musíte při distribuci počítat s několika kroky, které je nutné v prostředí provést a ověřit. Již nyní můžete přejít na Office 2016 při použití nového Office Deployment Tool for Click-to-Run pro verzi 2016, nebo vyčkat prvního sestavení v Current Branch for Business, které dorazí běžným aktualizačním kanálem.
Minimální hardwarové nároky se změnily především v oblasti operační paměti, kdy minimum nyní činí 2 GB RAM. Nová verze aplikace Outlook již neumožňuje spojení se servery Exchange verze 2007. Pro novější verze Exchange pak musí být spojení plně konfigurováno pomocí protokolu autodiscover, již není možné používat manuální nastavení. Doménové politiky, které řeší nastavení sady Office, je nutné převést na nové šablony pro verzi 2016.
Aktualizace
Aktualizační mechanismus v Office 2016 doznal změn, které doporučuji správcům IT pečlivě prostudovat. Výhodou v následujících aktualizačních cyklech je menší náročnost na proces aktualizace, neboť nevyžaduje přeinstalování na koncových stanicích, vše zařídí běžný aktualizační mechanismus. Stejně tak jednotlivé změny nemají natolik zásadní dopad na koncové uživatele, neboť změny jsou minoritní vždy mezi jednotlivými vydáními. Jednotlivé aktualizace obsahují také pravidelné a standardní bezpečnostní aktualizace.
Důležité je zmínit, že do září 2016 budou dostupné aktualizace na verze 2013 v rámci Office 365 ProPlus, po této době nebudou další aktualizace dostupné a starší verze nebude podporována. Nejpozději do 12 měsíců po vydání nové verze musí společnost přejít na novější verzi. Z hlediska aktualizací servisních není doporučeno používat jakékoliv sestavení starší než N-2, kde N je aktuální sestavení.
Aktualizační větve (Branches)
Společnost může zvolit, kterou z větví chce používat pro jaké instalace. Produkty Office 365 Business, Project Pro for Office 365, Visio Pro for Office 365 jsou nastaveny ve výchozím stavu na použití Current Branch. Office 365 ProPlus jsou nastaveny na Current Branch for Business. Pro cílené firemní nasazení je tedy nutné upravit chování aktualizačního cyklu pro tyto aplikace.
Current Branch
Current Branch je volbou pro organizace, které chtějí nasadit nejnovější funkce co nejdříve a nemají velké množství doplňků, které jsou integrovány do sady Office. Aktualizace pro tuto větev vycházejí každý měsíc a mohou obsahovat vedle bezpečnostních oprav i opravy výkonu a nové funkce. U této větve je podporováno pouze aktuální sestavení.
Current Branch for Business
Pokud organizace nemůže nasadit nejnovější sestavení z důvodu integrace aplikací LOB, doplňků či požadavků na testování chování v rámci interních systémů, může použít větev Current Branch for Business. Toto sestavení je vydáváno vždy jen několikrát do roka a obsahuje nové funkce. Nicméně v měsíčních intervalech jsou dále dodávány aktualizace zabezpečení. Toto sestavení je podporováno osm měsíců od svého vydání, nebo čtyři měsíce od vydání nového sestavení. Společnost má tak i při testování možnost o až dva měsíce posunout užití nové verze, pokud tomu brání řešení kompatibility aplikací třetích stran.
First Release for Current Branch for Business
Tato aktualizační větev je primárně určena pro testování aktualizací dodávaných v rámci větve Current Branch for Business. Obsahuje pravidelné měsíční aktualizace zabezpečení, ale jednotlivé funkční aktualizace dříve, než jsou distribuovány dalším uživatelům. IT má tak možnost vyzkoušet a ověřit funkčnost v předstihu.
Přehled aktualizačních typů pro zařízení
Mobilní zařízení iOS a Android ve výchozím nastavení automaticky stahují aktualizace aplikací Office z obchodu s aplikacemi (Store). Zařízení, která používají Windows 10, a starší Windows Phone obdrží aktualizace z obchodu s aplikacemi nebo v nových vydání OS dle typu aplikace. Doporučuji zavést v MDM politiku, která zabrání vypnutí automatických aktualizací na těchto platformách.
Zařízení s Windows či Mac OS využívají vestavěného aktualizačního mechanismu sady Office. Pro zařízení platformy Windows doporučuji řídit aktualizace pomocí Current Branch for Business a jejich testování pomocí First Release. Pro platformy Mac OS pak doporučuji používat pouze nejnovější sestavení a opět kontrolovat a vynutit pravidelné aktualizace.
Pro speciální a kritické systémy doporučuji používat klasické Office 2016 s MSI instalací a doručováním aktualizací pomocí WSUS a Long Term Servicing Branch, kdy je umožněna plná kontrola nad aktualizačním cyklem a aplikací změn.
Hodně radosti a užitku z nové sady Office 2016, ať už k vám přijde kteroukoli cestou!
Petr Vlk | KPCS CZ