IT se mění a mění se velmi rychle. Čím dříve na změnu zareagujete, tím lépe pro vás a vaši společnost, a především pro vaše zaměstnance a spolupracovníky. Využívat možnosti moderních technologií je totiž zábava, a nejen šedá realita pracovního dne.
Pojďme začít u toho nejzákladnějšího – máte e-mailový server pod střechou, a to již několik let stejnou verzi? Když uvedu příklad na SBS2011 (Small Business Server 2011 obsahuje Exchange 2010), tak jsem se možná i trefil že? Je opravdu nejvyšší čas, začít to řešit. Zařiďte to tak, aby se již nikdy nestalo, že vaše verze e-mailového serveru zamrzne v čase rokem pořízení. Technologie se vyvíjejí, způsob práce se mění, bezpečnostní hrozby jsou stále agresivnější a vaše IT prostředí musí na tyto změny flexibilně reagovat.
Jak z toho ven? Je to překvapivě velmi jednoduché. Migrace do prostředí Office 365 všechny potřebné nároky na moderní IT splňuje a počáteční investice na zřízení služby jsou jen ve výši měsíčního nákladu na pořízení licencí. Tak pojďme na to!
Silná dvojka – Office 365 a Azure
Budu pokračovat v uvedeném příkladu, kde společnost provozuje SBS2011. Tento systém byl koncipován pro podniky do 75 uživatelů. Vyberu vhodný plán Office 365 dle požadavků, které mohou znít takto:
- Rosteme, do dvou let chceme mít více než 200 pracovníků
- Umožnit pracovníkům vzdálený přístup k firemním dokumentům
- Zajistit prostor pro sdílení a spolupráci na dokumentech a usnadnit komunikaci
- Sjednotit všem pracovníkům pracovní prostředí a používat vždy aktuální verze
- Umožnit pracovníkům využívat pro práci jejich vlastní zařízení
- Zabezpečený vzdálený přístup do podnikového informačního systému
- Zajistit jednotné přihlašování (Single sign-on, SSO) ve firemní síti a do všech Microsoft Online Services
- Připravit se na GDPR (k tomuto aktuálnímu tématu čtěte více zde)
Většinu požadavků takové společnosti splní plán Office 365 Business Premium. Je až pro 300 uživatelů. Pracovníci budou přistupovat k firemním informacím a dokumentům přes SharePoint a OneDrive. Spolupráci na dokumentech umožní aplikace Office 2016, které navíc zajistí sjednocení prostředí na poslední aktuální verzi. Každý pracovník má možnost používat Office 2016 v rámci své licence až na 5 zařízeních. Může tedy použít pro práci i svá zařízení (notebook, tablet, mobil). Zařízení mohou být pod kontrolou pomocí dalších služeb, jako jsou Mobile Device Management pro Office 365 nebo Microsoft Intune.
Přístup do služeb Office 365 lze zabezpečit pomocí Multi-Factor Authentification. Jednotné přihlašování (SSO) zajistí synchronizace on-premise řešení s účty v Office 365 (Azure AD) a Active Directory Federation Services (ADFS).
Na podnikové službě Office 365 je skvělá jedna věc. Souvisí se stále více zmiňovaným tématem GDPR. S Office 365 totiž budete mít o něco méně starostí, protože s požadavky na ochranu osobních údajů podle nařízení EU (GDPR) počítají a jsou připraveny.
Zbývá vyřešit zabezpečený vzdálený přístup do podnikového informačního systému. Nyní přichází na řadu Azure a Virtual Machines (VM) a Virtual Network. Připojení do Azure na VM zabezpečíme pomocí Virtual Network a IPsec VPN. VM v Azure lze prakticky nakonfigurovat a spustit během pár minut a mít tak téměř okamžitě připraven systém pro instalaci podnikových aplikací. Výkon VM je možné škálovat a přizpůsobit aktuálním potřebám. V pracovní dny může být nakonfigurován stroj, který obslouží najednou více připojených pracovníků, a na víkendy nebo mimo pracovní dobu spustit stroj s nižším výkonem. Účtování VM v Azure probíhá na základě konfigurace stroje a reálně využitých zdrojů. Pokud bude vedení společnosti vyžadovat, aby pracovníci o víkendu nepracovali, prostě bude VM vypnut. Pracovníci relaxují a společnost šetří náklady, protože VM zbytečně neběží. Jednoduchá win-win strategie.
Místního IT pracovníka napadne, že po migraci do cloudu nebude mít co na práci. Opak je pravdou. Jen jeho činnosti se přesunou trochu někam jinam. Už to nemusí být jen rutinní patchování a dohled nad servery. Přeci každý skutečný IT profesionál chce pracovat s moderními technologiemi, držet krok s dobou. Právě Microsoft Online Services k tomu snadno pomohou. Posune se o úroveň výše a užije si spoustu zábavy při optimalizaci konkrétního pracovního prostředí, pracovních postupů, bezpečnosti, a hlavně při nasazování nových technologií do praxe svých kolegů – interních zákazníků.
Další skvělé nástroje podnikových Office 365, o kterých možná nevíte
Groups jsou přirozeným vývojem nebo spíše zásadní evolucí obyčejných skupin, které se dlouhá léta používají pro seskupování pracovníků a jejich společných projektů. Groups jsou prostorem, kam pozvete spolupracovníky a velmi snadno s nimi sdílíte informace. Veškerou komunikaci, přístup k dokumentům a poznámky máte na jednom místě. Groups umí sdílený kalendář nebo například Planner. Jsou dostupné pomocí Outlooku, webového rozhraní Office 365 a mobilních aplikací. (Čtěte zde.)
Skype pro firmy umí ve společnosti velmi usnadnit a urychlit komunikaci. Díky integraci v Outlooku snadno poznáte, zda je kolega aktuálně dostupný a bude tedy třeba efektivnější mu zaslat rychlou zprávu pomocí Skype místo e-mailu. Dejte možnost svým spolupracovníkům účastnit se porad nebo prezentací online přes Skype. Ušetří se čas a riziko na cestách, mohou se připojit odkudkoli. (Čtěte zde.)
Microsoft Teams je chat pro týmy nebo jednotlivce. Umožní rychlou a přehlednou komunikaci týmu spolupracujícímu na projektu. Zajistí přístup k informacím na týmovém webu, OneNote a Skype pro firmy.
Microsoft To-Do je nedávno představená aplikace pro správu úkolů. Sám jsem si ji hned oblíbil, protože umožňuje synchronizaci úkolů z Outlooku, ve kterém není správa úkolů ideální. Aplikace Microsoft To-Do je dostupná pro všechny mobilní platformy, takže je velmi snadné mít přehled o úkolech, snadno je plánovat a promýšlet na cestách.
Zálohujeme do cloudu, zálohujeme do Azure
Nemusím zdůrazňovat, jak je životně důležité zálohovat, když za každým internetovým rohem číhá škodlivý kód lačnící po vašich datech, která touží proměnit v hromádku nečitelných zašifrovaných bajtů. Všichni to víme a data klientů pečlivě střežíme a zálohujeme. Ne všude je ale vyřešeno bezpečné umístění záloh. Mít data a jejich zálohy umístěné pod jednou střechou už dávno nestačí. Přitom je tak snadné a pro každou společnost dostupné uložit zálohy do zabezpečeného úložiště mimo firmu. Zprovoznit zálohování do Azure je navíc velmi snadné a může to být otázkou jen několika málo minut.
Možností je celá řada. Malá společnost, která má svá data na síťovém úložišti (NAS), může využít levné Azure Cool Storage. Společnosti se servery zase využijí chráněnou instanci nebo mohou při havárii své servery v Azure rovnou spustit (Site Recovery).
Uvedu jednoduché příklady. Nejdříve zálohování 300 GB dat z NAS do Azure Cool Storage. Platí se za využitý prostor v úložišti. Cena vychází na 2,6 € za měsíc. Pokud bychom zálohovali celý server o kapacitě 500 GB, bude za chráněnou instanci a využitou kapacitu účtováno 19,6 € za měsíc.
Rádi vám poskytneme další informace o možnostech zálohování do Azure nebo dalších službách.
David Ježek | SUMA
Sledujte mě na twitteru @dav_je nebo čtěte technický blog www.techbit.cz.
