- Potřebujete funkční e-mailové řešení s plnou podporou práce offline?
- Potřebujete ke svým e-mailům, kontaktům a záznamům kalendáře přistupovat z počítače, mobilu i webu?
- Chcete svou schránku lépe zabezpečit vícefaktorovou autentizací?
- Nemáte dostatečně silný vlastní team IT, dostatečně robustní serverovou infrastrukturu, a přesto byste chtěli kvalitní a spolehlivé groupwarové e-mailové řešení?
- Využíváte v lokální infrastruktuře Microsoft AD a rádi byste z bezpečnostních i praktických důvodů používali jednotné přihlašování do domény i e-mailu?
Pokud jste na výše uvedené otázky odpověděli kladně, máme pro vás řešení v podobě Exchange Online z cloudových služeb Microsoft Office 365, které to vše splní a umožní vám zbavit se další starosti v oblasti IT.
Do cloudu?
Pokud hledáte rozumné důvody pro přesun určité části IT do cloudu, e-mailové řešení je jedna z mála oblastí, u které se nemusíte příliš rozmýšlet, zda vás její vyčlenění mimo interní infrastrukturu nějak omezí. Je tedy obvykle první na řadě. Lákadlem pro klienta může být jak vysoká dostupnost služeb, velký prostor pro každého uživatele, integrovaný antivir a antispam, tak zajímavá cena v porovnání s řešením on-premise. V současné době umíme ve většině případů v rámci migrace provést synchronizaci schránek ze současného e-mailového řešení předem, takže při přepnutí na nový e-mailový server v O365 se řeší pouze rekonfigurace klientských aplikací (MS Outlook, mobilní telefon a podobně), po které už mohou uživatelé bez rušení pracovat a mají k dispozici kompletní obsah svého původního mailboxu.
Pokud je nutné zachovat i část lokálního IT (souborové sdílení, lokální informační systém a podobně), pak na řadu přichází hybridní model řešení, u kterého se propojí lokální a cloudové Active Directory, díky čemuž mají uživatelé i nadále pouze jeden přihlašovací účet jak na lokální, tak na cloudové služby. Uživatelé si nemusí pamatovat více hesel a při změně hesla dojde ke změně jak v on-premise, tak cloudové části řešení. Tak se minimalizují problémy uživatelů, kteří si většinou nedokáží uvědomit rozdíly mezi jednotlivými službami a při používání více přihlašovacích účtů se často pletou a nedokáží se obejít bez pomoci technické podpory.
Microsoft v rámci Exchange Online každému uživateli poskytuje v základu zálohovanou schránku o velikosti minimálně 50 GB. To je velikost, kterou si často nemohou dovolit ani uživatelé firem s nadstandardními rozpočty na IT. Součástí řešení jsou i takzvané shared mailboxy, které jsou často využívány pro obsluhu obecných schránek, jako například info nebo obchod, a nejsou tudíž primární schránkou žádného uživatele. Tyto typy schránek nestojí klienta žádné finanční prostředky, předplatné se pořizuje pouze pro „živé“ uživatele, kteří ke službě přistupují.
Další nezanedbatelnou výhodou cloudového e-mailového řešení je i integrovaná antivirová a antispamová ochrana. V případě, že pro vás integrovaná ochrana není dostatečná, tak je možné ji za pomoci externích řešení dále rozšiřovat. Řada klientů je ochotna připustit, že jejich poštovní server bude mimo prostory společnosti, ale dělá jim problém smířit se s tím, že nemají pod kontrolou ani zálohy celého řešení. Pro tyto případy můžeme nabídnout variantu, která umožní cloudový poštovní server zálohovat v lokální síti klienta a připravit se tak i na velmi nepravděpodobný případ, kdy by cloudové řešení zcela selhalo a bylo nutné přejít jinam bez možnosti získat z cloudu svoje data zpět.
A co uživatelé základních e-mailových řešení?
Pro společnosti, které uvažují o přechodu na Exchange Online z řešení, které poskytuje pouze základní poštovní služby (protokoly imap, pop3), bude velmi zajímavým rozšířením nejen integrace kontaktů a záznamů kalendáře, ale určitě i možnost jednoduše definovat vzájemné nahlížení uživatelů do určité části jejich mailboxů nebo vytvoření společných záznamů e-mailů, kontaktů nebo kalendáře, nad kterými mohou spolupracovat skupiny uživatelů. Díky tomu, že všechna data jsou uložena centrálně na serverech a uživatelé používají různá klientská prostředí pouze k prohlížení těchto údajů, není nutné na klientských zařízeních zálohovat jakékoli z těchto údajů a je třeba se zamyslet pouze nad jejich zabezpečením. U mobilních zařízení je možné vynutit jejich šifrování a užívání PIN pro odemknutí. Exchange v tomto směru také usnadňuje výměnu mobilního telefonu uživatele, protože uživateli stačí do nového telefonu zadat svoje přihlašovací údaje a v řádu minut se mu obnoví nejen e-maily, ale také veškeré kontakty a záznamy kalendáře. U základních e-mailových serverů se s tímto komfortem nedá počítat a krom jiných komplikací je často třeba řešit i zálohování uživatelských zařízení, protože se z nich mnoho údajů nereplikuje na servery, kde by zálohování proběhlo centrálně.
Jak je to s poštovními klienty?
Nejkomfortnější je používat Exchange v Office 365 s e-mailovým klientem Outlook z kancelářské sady Office. Zde je potřeba upozornit, že ne všechny verze Outlook jsou kompatibilní s Exchange v Office 365. Obecně platí, že Microsoft Exchange podporuje vždy poslední tři verze Outlook (tu, která byla vydána současně s ním, a dvě starší). V rámci Office 365 je nyní využíván Exchange 2016 a k němu patří Outlook 2016. Podporované jsou dvě starší verze, 2013 a 2010. Pokud tedy máte na počítači Office 2010 a novější, můžete ho využít i s Office 365. Starší verze již v Office 365 nejsou podporovány, nehledě na to, že verzi Office 2007 zcela končí podpora v říjnu 2017, takže není dobré na ní zůstat i z tohoto důvodu.
Jistě jste si všimli, že jsou v textu často vidět dva podobné pojmy, a to (MS) Office a Office 365. Pro řadu uživatelů je rozdíl mezi těmito pojmy nečitelný, takže by bylo vhodné zdůraznit, že se jedná o dvě odlišné záležitosti. MS Office (aktuálně Office 2016) je sada kancelářských aplikací, zatímco Office 365 je cloudová platforma společnosti Microsoft, která primárně poskytuje různé služby, včetně toho, že si v ní můžete pronajmout sadu MS Office. Pokud vám to přijde trochu zamotané, tak vězte, že mně také a prozatím se mi nepodařilo zjistit, proč si Microsoft zkomplikoval život použitím tak podobných názvů.
Přinese naše řešení něco i společnostem s vlastním IT?
Své služby poskytujeme i takovým společnostem. Jsme partnerem, který dokáže pomoci ve chvílích, kdy by pro ně bylo náročné a zbytečné jednorázově studovat určité postupy. Můžeme nabídnout efektivnější cestu, při které naplánujeme provedení požadovaných změn a následně pracovníky interního IT zaškolíme tak, aby byli schopni řešení dlouhodobě spravovat samostatně. Lokální IT tak získá garanci projektu pro vedení a zároveň si rozšíří znalosti. Mnohý management tuto formu externě zajištěných migrací a upgradů preferuje, protože tak získá jasné smluvní zajištění výsledku. Nemluvě o zkušenostech, které jsme nasbírali v předchozích projektech stejného typu. Interní IT má takto podstatně větší šanci, že společně definovaný a garantovaný projekt bude schválen. Nadále pak zůstáváme v kontaktu a v případě potřeby jsme schopni poskytnout konzultace, pokud nastanou nějaké problémy nebo je potřeba něco změnit. Často s IT oddělením klienta spolupracujeme i na prosazení plánovaného projektu. Díky zkušenostem odjinud jsme schopni nalézt ty správné argumenty tak, aby byl projekt schválen v celém potřebném rozsahu. Nedílnou součástí spolupráce je i podpora lokálního IT teamu v komunikaci ke koncovým uživatelům tak, aby byli na případné změny včas připraveni a věděli přesně, k čemu a kdy dojde.
Pokud v současné době řešíte otázku být či nebýt v cloudu, tak se na nás bez váhání obraťte. Rádi se s vámi sejdeme a pokusíme se najít vhodné řešení nejen v oblasti mail serverů i pro vás.
Oldřich Čuda | VOKSYS
