Nebaví vás kvůli každé schůzce cestovat desítky nebo stovky kilometrů daleko a ztrácet čas v dopravních prostředcích? Potom se zamyslete nad možností nahradit část osobních schůzek videokonferencí. Uvedením online služby Skype for Business a jejím začleněním do Office 365 přinesl Microsoft špičkové a přitom levné videokonferenční řešení vhodné pro firmu každé velikosti. Poskytuje komplexní službu, která jednoduchostí použití a poměrem cena/výkon předčí mnohá řešení tradičních dodavatelů.
Řešení využívá tyto online services
- Skype for Business, který poskytuje platformu pro audio a video komunikaci, chat, sdílení obrazovky a whiteboard.
- SharePoint Online pro sdílené dokumenty, případně záznamy schůzek.
- Exchange Online pro plánování schůzek prostřednictvím standardního kalendáře a rezervace prostředků.
Klientská aplikace Skype for Business je k dispozici pro všechny platformy (Windows, Mac OS, iOS, Android i Windows mobile). Pro základní použití stačí notebook s vestavěnou kamerou, nebo připojenou externí videokonferenční sadou (například Logitech), která poskytne lepší kvalitu obrazu i zvuku.
Pro vybudování kvalitní videokonferenční místnosti existuje množství variant hardwarového vybavení. Od projektoru nebo velkoplošné obrazovky, kamer, prostorových mikrofonů a reproduktorů po komplexní řešení tradičních výrobců, kteří dnes již nabízejí integraci se službou Skype for Business.
Novinkou v této oblasti je Microsoft Surface Hub, který nabízí tak jednoduché ovládání, že jej dokáže používat i naprostý laik. Jedná se o All-in-One zařízení, dostupné ve velikosti 55“ nebo 84“, které poskytuje maximální komfort. Stačí namontovat na stěnu nebo mobilní stojan, připojit k Internetu a elektrické síti a můžete zahájit první videokonferenci. Jeho součástí je nejenom multidotykový displej s možností ovládání prsty nebo elektronickým perem, ale také dvě Full HD videokamery, mikrofony optimalizované na lidský hlas, ruchové mikrofony pro potlačení okolního hluku a dostatečně výkonné reproduktory. Surface Hub poslouží nejenom jako videokonferenční zařízení, ale také jako whiteboard s jednoduchou možnosti sdílení na dálku, nebo velkoplošná obrazovka s kabelovým i bezdrátovým připojením. Velkou výhodou je možnost instalace doplňkových aplikací, které dále rozšiřují možnosti jeho využití.
Základní vlastnosti řešení
- Každý účastník může s ostatními sdílet obrazovku svého počítače nebo prezentaci
- Účastníci schůzky mohou sdílet soubory
- Kvalita a dostupnost služby je garantovaná společností Microsoft
- Sdílený whiteboard – využitelnost této funkce se výrazně zvyšuje právě v kombinaci se Surface Hub
- Uživatelé mohou velmi pohodlně plánovat videokonference prostřednictvím kalendáře ve svém Outlooku
- Účastníci (interní i externí, mimo vaši organizaci) obdrží standardní pozvánku, která obsahuje link pro snadné připojení ke schůzce
- Každá schůzka může být nahrána a následně publikována prostřednictvím videoserveru. Například, pokud je prostřednictvím videokonference prováděno školení uživatelů, mají ho účastníci kdykoli k dispozici pro zopakování. Anebo proto, aby se na ně podívali, až k tomu budou mít prostor, pokud jim původní termín nevyhovoval
- Příznivá cena – uživatelé, kteří mají aktivní předplatné Office 365, mají tuto službu standardně zahrnutou ve svém plánu. Na videokonferenci mohou, bez dalších poplatků, pozvat i uživatele, kteří Skype for Business nevyužívají. Ti se připojí prostřednictvím webového klienta
- Po dokoupení rozšíření je možné připojit účastníka do schůzky i prostřednictvím telefonního hovoru na lokální telefonní číslo. V tomto případě je k dispozici pouze hlasová komunikace
- Díky tomu, že datová centra Microsoftu pokrývají všechny světové regiony a jsou propojena dedikovanými linkami, poskytuje řešení dobrou kvalitu spojení po celém světě
Přínosy řešení
Pro uživatele
Hlavním přínosem pro uživatele je úspora času a větší flexibilita při plánování. Díky tomu, že účastníci se mohou připojit odkudkoli, je snadnější nalézt vyhovující termín a odpadá potřeba cestování. A navíc, schůzky organizované prostřednictvím videokonference jsou prokazatelně kratší než osobní schůzky.
Pro IT oddělení
Uživatel získává spolehlivou službu, o jejíž provoz se oddělení IT prakticky nemusí starat. Po zavedení a zaškolení uživatelů jsou nároky na podporu IT minimální. Uživatelé však nezapomenou, kdo jim „to kouzlo“ ukázal…
Pro firmu
Významná úspora cestovních nákladů, která sama o sobě pokryje náklady na nákup potřebných licencí a hardwaru. Zvýšení efektivity schůzek a zkrácení času, který na nich zaměstnanci tráví, poskytne víc času na produktivní práci. Služba také zrychluje a zjednodušuje komunikaci mezi zaměstnanci různých poboček, případně zaměstnanci, kteří využívají home office, takže může zkracovat čas od zadání k výsledku.
Náklady na řešení
Cena řešení se skládá ze dvou částí – licence (předplatné služeb) a potřebný hardware.
Každý uživatel potřebuje pro plnou funkcionalitu licenci Skype for Business. V případě, že se jedná o uživatele s aktivním předplatným O365, je licence zahrnuta v jeho cenovém plánu. Výjimkou jsou plány O365 Business a O365 ProPlus, které obsahují de facto jen aplikace Office a Skype for Business nezahrnují.
Ceny hardwaru závisejí na zvoleném řešení. Od jednotek až desítek tisíc korun za videokonferenční sety Logitech, po statisíce až miliony za komplexní řešení tradičních dodavatelů videokonferenčních místností. V případě Microsoft Surface Hub je nutné počítat s cenou cca 9 000 EUR za 55“ zařízení a 22 000 EUR za 84“ zařízení.
Firma může začít službu využívat ihned po zakoupení licencí, s minimální investicí do hardwaru. Teprve po ověření přínosů v reálném provozu může zvažovat investice do vybavení videokonferenční místnosti.
Vojtěch Krejčíř | Gekonis
