Schází Vám něco?
Abyste si mohli dobře zvolit další cestu, potřebujete napřed zdvihnout hlavu a rozhlédnout se. Takovému koncepčnímu rozhledu ovšem příliš nesvědčí ramena schýlená pod břemenem každodenní rutiny, naléhavých úkolů a nečekaných kolapsů. Tohle si dobře uvědomujeme, ale protože sami výborně známe tu situaci, kdy vám „okolnosti prostě nedovolí”, nabízíme pomoc v podobě analytické konzultace, která zmapuje stav vaší IT infrastruktury a doporučí další postupné kroky ke zlepšení vaší firemní i osobní profesní situace.
Metoda
V průběhu vstupní analýzy se hodnotí čtyři oblasti infrastrukturního základu podle modelu vyvinutého na základě metodiky Gartner Inc.
Jde o správu identit a přístupů, správu počítačů, serverů a zařízení, bezpečnost a správu sítě, ochranu dat a jejich obnovu.
Metoda definuje čtyři vzestupné úrovně:
BASIC, STANDARDIZED, RATIONALIZED, DYNAMIC.
Ve společnostech na úrovni BASIC jsou informační technologie především nákladovou položkou, kterou lze více (či méně) použít na nutné zabezpečení základního fungování organizace. S vyšší úrovní se IT přetváří na významný nástroj vývoje a rozvoje podniku, který dává větší smysl všem ostatním složkám a pomáhá přesněji určovat strategická rozhodnutí a rychleji dosáhnout jejich naplnění (metodika hovoří o cyklu Discover, Decide, Collaborate, Act). Na úrovni DYNAMIC se IT infrastruktura chová tak, jak požadují vůdčí pracovníci společnosti – podporuje a vytváří čtyři strategické předpoklady pro fungování úspěšného podniku:
- Vztahy - budování a rozvíjení vztahu se zákazníky
- Preciznost - přesné a optimalizované provádění všech potřebných operací
- Vývoj - neustálé zlepšování a zdokonalování operací a procesů
- Vazby - prohlubování interní i externí spolupráce
Tato metodika byla použita také v průzkumu zaměřeném na profilaci celosvětového portfolia zákazníků společnosti Microsoft ze segmentu Small and Medium Businesses (vzorek o 9000 podniků). Bylo zjištěno, že v současné době se 63% z nich ocitá v některém či více ukazatelích na úrovni BASIC, 34% dosahuje již úrovně STANDARDIZED, jen 2% jsou celkově v úrovni RATIONALIZED a pouhé 1% dosáhlo ve všech hodnoceních úrovně DYNAMIC.
Hodnocení sestavené společností DAQUAS se zaměřuje jen na nejvýraznější oblasti, které jsou klíčové pro určení úrovní v jednotlivých ukazatelích, a je založeno na vzájemné důvěře. Informace poskytnuté během rozpravy jsou samozřejmě považovány za přísně tajné a nejsou předávány žádné třetí straně.
Závěry zjištěné analýzou jsou podkladem pro náměty dalšího rozvoje IT prostředí s ohledem na plánovaný vývoj společnosti.
Klíčové oblasti a možnosti jejich rozvoje
(Správa počítačů, správa mobilních zařízení, patch management, instalace operačních systémů a aplikací)
Základní infrastruktura IT je charakterizována ručními, místně prováděnými postupy, minimálním centrálním řízením a chybějícími či neprosazovanými zásadami a standardy. IT oddělení se musí chovat reaktivně a vynakládá značné úsilí a prostředky na problémy řešené ex post.
Využitím nástrojů na správu systémů se dají ušetřit stovky korun na každé PC. Monitoring pomáhá zjednodušit identifikaci problémů. Jejich příčiny jsou rychle odhaleny a následná opatření pomáhají při prevenci. Pracovníci IT mají přehled, co se na síti, serverech, popř. i stanicích děje, a jsou schopni automatizovaně reagovat na celou řadu událostí. Tyto včasné reakce mnohdy předejdou výskytu opravdového problému. IT pak není stresováno neustálými žádostmi o řešení potíží s částečně či zcela nefungujícími službami atd. Zvýšenou automatizací činností a důsledným uplatněním politik dojde k celkovému snížení nákladů na provoz a podporu uživatelů.
Bezpečnost
(Ochrana informací, ochrana infrastruktury, přístup ke zdrojům)
Proaktivní metody a procesy pro bezpečnost, konfiguraci a správu pomáhají zvyšovat stabilitu. Centralizované skupinové politiky pro distribuci nastavení IPSec a filtrů významně zvyšují stupeň zabezpečení. Rovněž plná implementace PKI (public key infrastructure) podstatně posílí bezpečnost prostředí, například business-critical komunikace různého typu mezi zaměstnanci poboček či přidruženými partnery.
IT oddělení pak stráví méně času řešením krizových situací a více času získá na přípravu nových služeb poskytovaných IT prostředím podnikovým i externím uživatelům.
Správa identit a přístupů
(Řízení identit, řízení přístupu ke zdrojům, ochrana identit)
Mnoho podniků má již plně implementované adresářové služby, využívají se nástroje a procedury k posílení politik, nicméně ještě existují jisté mezery v automatizovaném nastavení a zabezpečení uživatelů, zejména těch, kteří k firemní síti přistupují externě – ať už jsou z řad zákazníků, partnerů nebo dodavatelů. Problém představují absentující bezpečnostní šablony pro správu serverů, stanic a jejich zabezpečení.
Budou-li otázky zabezpečení dotaženy (třeba na úroveň Rationalized), bude se ukládat a spravovat menší počet identit, což sníží náklady. Změnu úrovně zabezpečení bude možné provádět okamžitě, podle aktuální potřeby na základě šablon distribuovaných v rámci skupinových politik. Veškerá bezpečnostní nastavení budu napříč celou korporací zcela konzistentní. Vhodná koncepce nastavení má jednoznačně pozitivní vliv i na stabilitu a výkonnost celého systému.
Ochrana a obnova
(Strukturované zálohování, ochrana informací, rychlá obnova dat)
Centrální správa kritických uživatelských a aplikačních dat snižuje provozní náklady a zjednodušuje podporu. Lepší zajištění zálohovacích služeb stabilizuje IT prostředí a zvyšuje produktivitu. Zálohování a obnova dat je výrazně rychlejší a spolehlivější.
Existuje řešení?
Přes obrovské investice do IT technologií, k nimž sahají mnohé podniky, stává se často, že scházejí ty prostředky, které by zbavily IT oddělení množství každodenních rutinních operací, umožnily jistější předvídání potenciálních problémů a předcházely jim, nebo je alespoň umožnily řešit mnohem cíleněji a rychleji, popřípadě automatizovaně.
Rovněž schází zachycení pravidel a postupů, v podobě písemných směrnic a plánů pro specifické úlohy, což je omezující při budování složitější struktury s přibývajícími pobočkami i rostoucím počtem zaměstnanců, protože individuální přístup přestane být v takovém prostředí efektivní a je možné jej udržet pouze za cenu zvyšování lidských i finančních zdrojů. Navíc to vede k nekonzistenci celé IT infrastruktury.
Této situaci je vhodné předejít několika opatřeními, která lze postupně implementovat:
- spuštěním projektu na zachycení příslušných postupů do udržované dokumentace (ve spolupráci s partnerem),
- nasazením nových softwarových nástrojů pro lepší management sítě, dat a zařízení a důsledným uplatněním již nyní vlastněných technologií (např. Group Policy pro distribuci softwaru, standardizace s použitím šablon – aby se radikálně snížilo množství „originálních“ konfigurací…)
- využitím multilicenčních verzí produktů pro kancelářské počítače, které umožní hromadnou správu, nasazení a údržbu zařízení/pracovišť
- přechodem na koncepční cestu pořizování licencí, která zajistí shodu s právními požadavky při minimální náročnosti procesu jejich správy, nákupu, nasazování i údržby
Náročná každodenní operativa nedovoluje IT oddělení věnovat se dostatečně – a především proaktivně – uživatelům. Přitom oni jsou klíčovým růstovým i omezujícím potenciálem podniku. IT oddělení jim nezřídka zajišťuje vynikající vybavení technologiemi, ale není již schopno postarat se o jejich plné využití. Schází jak důslednější stanovení a vynucování restrikcí, tak především koncepční vzdělávání a výchova uživatelů – a to jak v praktickém používání softwarových nástrojů, tak v obecných zásadách pro využívání podnikové IT infrastruktury. To může vést nejen k pomalejšímu růstu (který neodpovídá investicím do technologií vynaloženým), tak k přímému ohrožení společnosti v důsledku ztráty, krádeže či špatného využití podnikových dat nebo porušení předpisů a zákonů.
Výše navržená opatření mohou uvolnit oddělení IT prostor, v němž se těmito otázkami bude důsledněji zabývat.
Výrazně dobrých výsledků ve zvyšování využití informačních technologií se dá dále dosáhnout důslednější tvorbou podnikových standardů při práci s kancelářským softwarem, využíváním šablon, portálových řešení, předdefinovaných úloh atd. Ve všech těchto oblastech se zkušené interní IT oddělení může stát naprosto nedocenitelnou složkou zásadně ovlivňující růst společnosti.
Jak Vám pomůže DAQUAS?
Náměty a doporučení vzešlá z analýzy jsou dlouhodobá. Přesto jsou jedinou cestou k tomu, aby se i rostoucí objem uživatelů a dat dal zvládnout bez nároku na dramatický nárůst rizik, nákladů i osazenstva IT oddělení.
Tato motivace je možná příliš teoretická vzhledem k tomu, o jaký objem práce se jedná – zvlášť když ji bude nutné odvést paralelně se zajišťováním běžného chodu IT infrastruktury, fungující v tu dobu ještě „postaru“. Proto nabízíme své služby jako iniciátora, konzultanta a „vedoucího projektu“ pro zpracování požadovaných dokumentů, metod, standardů, abychom společně zvýšili prioritu, kterou má tato oblast pro váš podnik.