V posledních dvou letech se ukázalo, že pro velkou část živnostníků jsou i ty nejmenší účetní programy stále příliš velké. Velkou oblibu získaly on-line fakturační služby, které nabízejí pohodlnější a rychlejší způsob vystavení faktury než třeba Excel či papírové formuláře, současně ale neruší nadbytečnými účetními funkcemi. Zdaleka nejrozšířenější je dnes bezplatný iDoklad od společnosti CÍGLER SOFTWARE, běžící v cloudu na Azuru.
Donedávna ještě platil zavedený model účtování těch nejmenších firem a živnostníků. Stačilo použít obyčejný paragon, případně předtištěné faktury od SEVTu, a „pokročilejší“ podnikatelé si nachystali formuláře v Excelu s automaticky sčítanými poli. Přenos dat pak probíhal takřečeným „kabelovým způsobem“ – vytisknuté faktury jste dali do tašky a ručně přenesli k účetní firmě, která obstarala zbytek. Proč taky platit za účetní program, když se nechcete otravovat s vyplňováním čísel účtů či předkontacemi a vaší metou je správně doplnit variabilní a konstantní symbol.
Situace se rapidně změnila před několika roky, kdy se začaly šířit internetové fakturační aplikace. Ty dnes používá značná část podnikatelů z už zmíněné skupiny a důvody jsou evidentní: není potřeba nic složitě instalovat, faktury lze vystavit z libovolného počítače a většinou funguje i export do PDF, které lze poslat jak zákazníkovi, tak své účetní. Jednou z prvních podobných služeb u nás byl bezplatný iDoklad od CÍGLER SOFTWARE, spuštěný v dubnu 2011. Velkou oblibu získal díky plnému využití možností platformy Windows Azure a zázemí velkého výrobce, který zúročil 23 let zkušeností s vývojem ekonomických a informačních systémů Money. Dnes tedy iDoklad aktivně používá asi 17 000 uživatelů v pěti jazycích, kteří dohromady vystavili přes 200 000 faktur.
Kromě uživatelů si iDokladu všimly i odborné poroty. Ihned po svém uvedení na trh získal řadu cen, například první místo v soutěži Your Business Your Fame v Los Angeles nebo European Seal of e-Excellence v Hannoveru. Pozadu není ani na domácím bojišti, kde byl kromě jiného oceněn jako IT produkt roku 2011 a 2012.
Výhody faktur v oblacích
Hlavní výhodou faktur „v oblacích“ je právě jejich dostupnost, jen u toho ale funkce končit nemusí. iDoklad po založení účtu kromě prostého vystavování faktur umožňuje vést databázi už pořízených dokladů, kontaktů a ceníkových položek. Při fakturaci tak stačí jenom odběratele zvolit z adresáře, z ceníku položky, nebo rovnou zvolit některý z předem uložených vzorových dokumentů. Uživatel si kromě toho může vybrat z většího množství různých grafických šablon výsledného dokladu, které lze doplnit o naskenované razítko, podpis včetně digitálního certifikátu a další volitelné informace.
V základním nastavení je každá vystavená faktura automaticky odeslána e-mailem odběrateli, případně i na vlastní adresu dodavatele či do účetní kanceláře. Faktura v PDF ale není nejvhodnější pro další zpracování, přepisování dat zabírá zbytečně mnoho času. iDoklad proto nabízí export do dvou nejrozšířenějších českých účetních programů: Money S3 a Pohody. Doklady se importují přímo do seznamu vystavených faktur, kde je stačí jen zaúčtovat, v případě Money S3 pak opačným směrem probíhá ještě také synchronizace úhrad.
Proč Windows Azure?
Služba iDoklad je jediná svého druhu, která nepoužívá běžný hosting, ale pravý cloud – Microsoft Azure. Hlavní výhodou je maximální možná bezpečnost, tedy on-line zálohování na několika různých lokalitách a kryptovaná komunikace se serverem prostřednictvím zabezpečení SSL. Azure kromě toho dynamicky navyšuje výpočetní výkon podle počtu uživatelů. Nedochází proto ke zpomalení ve špičce (která u iDokladu bývá trochu paradoxně v neděli večer). Výborná je i garantovaná dostupnost 99,9 % SLA, která se po roce a půl provozu ukázala být ještě vyšší. Jako datové úložiště funguje SQL Azure, a proto je naprosto jedno, zda v iDokladu vystavíte jednotky či tisíce faktur.
Fakturujte to hned
iDoklad disponuje vlastními aplikacemi pro všechny nejrozšířenější operační systémy chytrých telefonů: iOS, Android, Windows Phone a navíc i pro tablety s BlackBerry. Uživatelské rozhraní je v každém z telefonů trochu jiné a vychází vstříc logice ovládání toho kterého systému. Protože je zachována většina funkcí z běžného PC, nebrání nic fakturaci třeba hned na obchodní schůzce u klienta.
Jaký se čeká další vývoj?
Za vývojem iDokladu stojí společnost CÍGLER SOFTWARE, proto jsme se na závěr zeptali jejího zakladatele a dosavadního ředitele Martina Cíglera, kam si myslí, že se bude služba vyvíjet dál.
„Myslím, že fakturace a ostatně i celé účtování má velkou budoucnost právě v cloudu. Nehledě na snadnější dostupnost a zejména vyšší bezpečnost oproti desktopovým aplikacím je hlavní výhodou on-line řešení především jejich snadná obsluha. Nic nemusíte instalovat, o aktualizace se nestaráte a za veškeré softwarové potíže je zodpovědný vždy jen a pouze dodavatel. Osobně si myslím, že směrem cloudu půjde většina účetních programů i větších ERP řešení. Navíc je zde velký a dosud neprozkoumaný trh – většina menších firem nechce investovat do robustních účetních programů a raději si zaplatí menší řešení, které odpovídá jejich požadavkům lépe. To nabízí velký potenciál vývoje zcela nové kategorie fakturačních služeb.“
