Vžijte se do situace. Jedete vyprahlou krajinou v konvoji aut, na záda vám dýchá ozbrojená ochranka, čekáte, kdy uslyšíte výstřely, a přemýšlíte. Přemýšlíte nad tím, kolik lidí shánělo finance, aby vás sem dostali. Kolik lidí pracovalo na tom, aby vás sem vůbec pustili. Běží vám hlavou politické debaty, dlouhá rozhodování, schvalování, přípravy. Toho času… A teď jste tady. Procházíte ulicemi, v šoku hledíte na zpustošené domy, vidíte ty, kterým má vaše mise pomoci. Konečně přicházíte do prosté kanceláře. Zapínáte PC, otevíráte přístup k databázi a…. Problém. Jediné, co můžete říct, je: „Jéééé, pánové, pardon! Kluci doma zapomněli prodloužit licenci a mě tam teď ten systém nepustí. Budeme muset počkat, než se to vyřeší…“
Když IT pracuje, jak má, znatelně podporuje uživatele. Nebo spíše naopak: v případě, že se v systému objeví chyba, projeví se rychle i v praxi. Jenže organizace, která vede přes 650 rozličných projektů po celém světě, si takovou chybu jednoduše nemůže dovolit. Slovy odborníka z terénu: „Když za vámi není práce vidět, v praxi se vám to může rychle vymstít.“
Cíl: přesně, jednoduše, úsporně
Každá mise se proto připravuje s velkou pečlivostí. Na starosti bohatě stačí nepředvídaný vývoj událostí na místě. Všechny chyby, které lze eliminovat předem, tedy stojí za to odstranit. Všechny. Proto se na jaře 2014 oddělení IT organizace Člověk v tísni rozhodlo pro interní softwarový audit. Výsledky byly pozitivní. I přesto se našel potenciál pro optimalizaci některých licencí a procesů s cílem zpřehlednit informace, zjednodušit si práci a ušetřit. Správci IT se tedy s nadšením a odvahou vrhli na studium licenčních podmínek. Brzy však zjistili, že by bylo nejen obsáhlé a tudíž časově náročné, ale že jsou licenční podmínky příliš složité. Začali proto hledat, kdo by jim mohl ulevit od starostí. I rozhodli se oslovit DAQUAS. Navrhli jsme zpracování Rámcové studie o stavu správy systémových prostředků (SAM).
Rámcová studie – jak to funguje?
Spolu s klientem náš specialista prošel sadu otázek zaměřující se na oblasti desktopové a serverové infrastruktury, procesů v IT a životního cyklu softwarových licencí a stanovili si jasný cíl: kvalifikované zmapování současného stavu z pohledu správy softwarových prostředků. Jakmile jsme sesbírali potřebné informace, mohli jsme se vrhnout do diagnostiky a podle modelu Software Asset Management Optimization jsme zhodnotili daná kritéria ve dvou oblastech – SAM Baseline a Procesy SAM pro řízení licencí.
SAM Baseline
V první oblasti bylo potřebné identifikovat softwarové prostředky na základě nabývacích dokladů, ověřit instalace na klientských stanicích a serverové infrastruktuře a využívání licencí uživateli. Výsledkem byl tzv. ELP report (Effective License Position) obsahující zjištění nedostatků a přebytků licencí. A důkaz, že úklid v licencích nemusí být nutně noční můra? Výsledky reportu management (i nás) značně potěšily. Hodnocená kritéria až na dvě výjimky odpovídala třetí a čtvrté úrovni, tedy Rationalized / Dynamic, což je velmi dobrý výsledek, se kterým se ani ve velkých a přísně komerčních organizacích nesetkáváme často.
Chválili jsme zejména za evidenci dokladů a licencí a inventarizaci zařízení a uživatelů. Dokumentace serverů byla naprosto bez chyby. V zájmu zjednodušení práce jsme jen doporučili vylepšit strukturu informací týkajících se licencí a provázání s historickými nabývacími doklady. Zároveň jsme vypracovali postup revize inventárního systému a návrh optimalizace procesu, jímž se průběžně porovnává instalovaný software a přidělené licence.
Největší riziko pro softwarové licence většinou představuje serverová infrastruktura. Vzhledem k tomu, o jak složitou problematiku jde a jak moc při organizaci distribuované po všech koutech světa na ní záleží, doporučili jsme vrhnout se v další etapě na servery. Provést analýzu infrastruktury a revizi přístupových licencí.
Procesy SAM pro řízení licencí
Druhá oblast se rozdělila na základní a pokročilé procesy. V první části proběhlo zkoumání procesů životního cyklu softwaru. Otěže serverové infrastruktury i procesy instalací jsou v rukou oddělení IT a procesy životního cyklu zaměstnance jsou zavedeny bez nedostatků. Opět jsme tedy mohli pět chválu. A stejně tak v případě pokročilých procesů. Doporučili jsme ještě zavedení IT směrnic, které výrazně usnadní budoucí procesy.
A co z toho?
IT oddělení organizace Člověk v tísni se nemá proč licencí děsit. Pomohli jsme odhalit nedostatky, které se i přes snahu a vůli k pořádku schovaly, a osvobodili jsme pány „ajťáky“ od romantických večerů s licenčními podmínkami. Dnes se ČvT může chlubit naší chválou i obdivuhodnou rychlostí, s jakou se vrhli do náprav. Je vidět, že jsou zvyklí reagovat na nejrůznější požadavky a nároky skutečně operativně. Pro poslední vylepšení spolu vyrážíme na další misi – optimalizaci serverové infrastruktury.
A co z toho bylo pro DAQUAS? Vedle příjemné spolupráce též povzbuzující vědomí, že jsou organizace, kde berou pravidla vážně, i když za nimi zrovna nikdo s flintou nestojí. A i když mají také kupu jiných velmi vážných starostí a potřeb.
