Software „v přechodu“ - díl III.

Třetí – a snad již závěrečný – díl seriálu o SAM – správě softwarových prostředků a aktiv (Software Asset Managementu) řeší především řízené pohyby softwaru uvnitř organizace i dovnitř a ven. Navazuje na předchozí opusy Software z jiné strany a Software jako v pokojíčku – aneb nám uklízí SAM.

Období přechodu je strašák nejen pro zralé ženy, ale také pro všechny zralé muže, kteří tak nějak tuší, že se budou muset s přechodníkovými ženami stýkat a vyrovnávat jejich rozbouřené hladiny. Přecházení softwaru ze stádia do stádia, od nového k zastaralému, od pořízeného k nasazenému, od zařazeného k vyřazenému je neméně děsivé a snadno se přes něj přenáší jen ignorující mládí, které nevěří, že na každého jednou dojde a že se to může týkat i softwarové kontroly.

Tak jako farmaceutický průmysl nabízí pilulku na každou potíž, i my se pokusíme nabídnout vám tišící prostředky v podobě návodu, jak se k softwarovým metamorfózám profesionálně postavit.

Již v prvním díle našeho miniseriálku jsme si objasnili, že alfou a omegou práce s legálními licencemi je jejich přiřazování. Mentální akt, který nemá přesně definovanou podobu, ale musí být učiněn tak, aby v případě potřeby bylo možno věrohodně doložit, že k němu došlo. Víme, že se licence podle povahy přiřazuje buď fyzickému stroji, nebo zařízení. Z tohoto jednoduchého pravidla existuje několik výjimek, ale ty nejsou předmětem tohoto pojednání – a je třeba je studovat v konkrétních licenčních ujednáních.

Software jako služba se účtuje a eviduje snáze

Než ale dojde na přiřazování licencí, je potřeba je nejprve nakoupit. Již dříve jsme si řekli, že cest k pořízení softwaru je možná více, než by si jeden přál, ale ne všichni o nich vědí. Je jasné, že z hlediska práce s licencemi a převádění softwaru je nejlépe se vyhnout takovým modelům, které dělají ze softwaru nehmotný investiční majetek, a je lépe volit ty, v nichž se software i po účetní stránce chová jako služba. Ušetříme si spoustu práce s jeho zhodnocováním, „znehodnocováním“ a vyřazováním.

Modely tohoto typu postupně nabízí více a více výrobců. Trochu úzkým hrdlem ovšem jsou pak jejich prodejci, kteří často koncovému zákazníkovi neumějí progresivní model nabídnout, protože jej prostě neznají a neumějí si poradit s pravidly, která různé ty pronájemní a splátkové modely vyžadují. Obrňte se přesvědčením, že většina velkých hráčů a šikovných štik v rybníce softwarových producentů modely pro dočasné licence má – a hledejte prodejce tak dlouho, dokud nenarazíte na toho šikovného, který to umí.

Jednotlivé přebohaté nákupní modely mají své vlastní konsekvence, jakmile dojde na převádění majetku, zhodnocování, vyřazování. Významnou pomocí pro účetní oddělení, na jehož bedrech obvykle tato část práce leží, je nejen vhodně a výhodně zvolený způsob pořízení, ale také v prvním díle již zmíněná metodika Základní pravidla správy a účtování softwarových licencí, která je k nalezení na webových stránkách www.legalnisoftware.cz.

Pokud jste zatím zvyklí pořizovat software jen tradičními způsoby – OEM, krabice, trvalé multilicence, rozhodně při příštím nákupu zvažte cestu k dočasnému vlastnictví. Přechodové postupy jsou definovány a jde jen o to, najít prodejce, který vám je bude umět poradit. Máte-li obavu z příliš radikálních změn, je pro vás dostatek modelů i na hranici mezi oběma světy:

• splátka je z účetního pohledu vlastně služba, dokud není celá licence splacena, a pak se stává trvalou
• pronájmy často nabízejí i odkoupení, kterým se licence opět převede do starého známého režimu

A ještě jeden argument pro zlepšení vztahu k dočasným licencím! Pokud dojde k zeštíhlení firmy, licence trvalé nelze dost dobře efektivně využít. V podstatě je musíte zahodit... Výrobci nepovolují prodej části licencí nabytých v rámci výhodnější multilicence. Výjimkou jsou případy, kdy dojde k rozdělení nebo slučování firem, ale i ty podléhají schválení výrobce, majitele autorských práv. Proto je nevýhodné investovat prostředky do licencí trvalých vždy, když nemáme jistotu, že je všechny budeme chtít využívat trvale. (To se netýká licencí pořízených jako OEM, které lze převádět společně s celým zařízením – protože jsou prostě po všech stránkách součástí hardwaru, s nímž byly zakoupeny, a licencí krabicových, které jsou tak drahé mj. i proto, že jejich licenční ujednání povoluje i převod či prodej licence novému uživateli.)

Čí vlastně je ta licence?

Je dobré si uvědomit, že i když po nákupu licence rozdělíme (přiřadíme) konkrétním uživatelům, nestanou se tím „jejich“. Majitelem uděleného práva k užívání zůstává ta společnost, která si za ně zaplatila. Pokud uživatel z firmy odejde, neodnáší si samozřejmě přidělené licence s sebou do nového působiště. Licenci mu prostě odeberete a přiřadíte jeho nástupci. Stejně tak, pokud se změní jeho pracovní zařazení a potřeba používat nějaký konkrétní software pomine, lze licenci odebrat (jestliže jí pominula minimální lhůta pro trvání předchozího přiřazení) a vrátit do tzv. licenčního poolu, jakéhosi banku, odkud je možné ji opětovně vzít a přiřadit jinému potřebnému.

Tím ale odpověď na otázku v nadpisu nekončí. Z praxe známe časté případy, kdy více společností sdílí či chce sdílet jedno softwarové řešení, aby mezi sebou mohly rozložit náklady na jeho pořízení a provoz. To lze většinou jedině v případě, že jde o tzv. afilace, příbuzné společnosti. Žádný z výrobců softwaru není pochopitelně zvědavý na to, aby se společnosti sdružovaly volně bez ladu a skladu, jen proto, aby si za vyšší odběr vysloužily lepší ceny. Proto je společné využití softwarových licencí obvykle povoleno jen společnostem, mezi nimiž již existuje majetková vazba. V případě společnosti Microsoft je definováno, že tato vazba musí být majoritní. Není přitom řečeno, kdo musí software nakupovat – zda společnost mateřská nebo dceřiná. Udělá to prostě ta, která má k řešení IT otázek blíže. Z pohledu dodavatele se pak takto provázané společnosti chápou jako jeden zákazník a sdílení řešení není považováno za porušení podmínky, která nedovoluje poskytnout software třetí straně. Příbuzné společnosti mohou software pořizovat volitelně jak centrálně na jednu smlouvu, tak odděleně v rámci jedné smlouvy, ale s prováděcími subkontrakty, a nakonec i zcela samostatně – a přesto se potkat v jednom reálném řešení. Tady pak trochu vzniká oříšek pro účtaře, aby si poradili se správným rozložením nákladů, které nebude odporovat principům zákona o účetnictví.

Sejdeme se na serveru

Nezvyklý ovšem není ani případ, kdy společnost provozuje nějaký serverový systém, k němuž přistupují nejen její zaměstnanci, ale třeba také spolupracovníci nebo klienti firmy. V takovém případě se potřeba ohlídat hned dvě věci. Jednak je provozovatel serveru zodpovědný za to, že všichni, kdo k němu přistupují, budou mít patřičné licenční pokrytí. Obvykle této zodpovědnosti nejlépe dostojí tak, že jim licence pořizuje a přiřazuje. V případě nepříbuzných společnosti není povoleno, aby k cizímu serveru uživatel/zařízení přistupoval na základě své klientské přístupové licence, protože ta opravňuje k použití „svých serverů“, jak psáno v licenčním ujednání, nikoli k přístupu na servery cizí.

A za druhé je potřeba si položit otázku, která ve stručné latině zní Qui bono? Pro koho je takové užití serveru dobré? Komu nese prospěch? Vysvětleme si, oč jde, na příkladu účetní společnosti, která zpracovává účetnictví více klientů, navzájem na sobě i na ní nezávislých (majetkově neprovázaných).

Pokud jim umožní přístup ke svému serveru (třeba databázovému) proto, aby jí zákazníci neposílali faktury a účtenky v krabici od bot, ale budou je zadávat do nějakého rozhraní jejího účetního softwaru, je takové použití povoleno, protože usnadňuje práci účetní firmě a externí přístup slouží jen k pohodlnějšímu zadávání dat, s nimiž daná firma pracuje.

ALE: v okamžiku, kdy by zákazník (ten, komu je účtováno a kdo ta data de facto pořizuje) zadaná data využil ještě k něčemu jinému, než že je jen předá svým účtařům – třeba si podle nich bude vybírat sám své nejlukrativnější zákazníky, nebo rozšíří evidenci ještě o úplně jiná data, která se účetně nezpracovávají, již jde o porušení zákazu poskytnout software (v našem případě server včetně klientských přístupových licencí) třetí straně. Pro rozlišení povolených a zakázaných scénářů je užitečné položit si tuto návodnou otázku: KDO bude moci rozhodnout o osudu dat, co budou na serveru uložená a přístupná?

Bude moci kdykoli daná účetní firma říct, my ten server zítra vypneme, co nemáme v účetnictví, to smažeme, a data se přestanou předávat tudy, vrátíme se ke krabicím? Pokud ano, je to využití v pořádku. Pokud by ale musela zákazníkovi říct, zkopírujte si to, uložte jinam, my budeme server vypínat, tak jde o data jejího zákazníka, a ta nemají na cizím serveru co dělat (tento druh scénářů umožňují pouze speciální licence určené pro poskytovatele služeb).

Závěrem

Mám určitou obavu, že mezi milými čtenáři našeho třídílného miniseriálku mohly některé díly vyvolat více otázek, než přinést odpovědí. Proto zakončíme dvěma radami: vybírejte si obezřetně mezi partnery i dodavatele licencí. Na jejich kvalitě záleží stejně významně, jako na kvalitě partnerů pro implementaci či podporu. A ne vždy zvládá jeden partner všechny tyto oblasti na výbornou. Druhá rada se pak týká vhodného rozcestníku, odkud se dokážete dobrat dalších odpovědí (anebo také dalších otázek, na něž se budete potřebovat zaměřit). Tím rozcestníkem je již několikrát zmíněný portál www.legalnisoftware.cz. Rady na něm jsou aktuální, praktické a profesionální.

Pokud vás nějaké starosti z tohoto ranku tíží akutně, tak se obraťte rovnou na nás – prostřednictvím licenčního vlákna technetí poradny nebo s delikátními otázkami okolo použití obou metodik či vašich konkrétních potíží či starostí „privátně“ rovnou.