Dne 12. května společnost Microsoft celosvětově představila produkty Office 2010 a SharePoint 2010, které doprovodily nové verze pokročilých firemních aplikací Visio 2010 a Project 2010. Čtrnáctá vlna prolomila hráze k efektivnějším pracovním postupům a umožňuje celkově změnit pohled na práci s dokumenty, sdílení informací a komunikaci uvnitř i vně organizace. Firemním uživatelům přinesou nové aplikace znatelné zvýšení produktivity a významný růst návratnosti vynaložených investic. Mezi novinky například patří Microsoft Office Web Apps, bezplatná sada Office Starter, OneNote ve všech sadách Office, současná práce na jednom dokumentu a sdílení dokumentů, nové možnosti grafického vyjadřování a vizualizace dat, snazší zvládání přívalu e-mailů, vylepšená komunikace, Office Mobile 2010, Microsoft Outlook Social Connector…
Rodina Office 2010 má několik klíčových priorit: zvýšení produktivity a komfortu práce, zlepšení komunikace, spolupráce a ještě dokonalejší integrace s ostatními programy. Jejich naplnění dosahuje zefektivněním běžných typových úloh, snížením počtu kroků potřebných k dosažení požadovaného výsledku a také živými náhledy, díky nimž se výrazně omezí používání funkce Zpět – podle statistických průzkumů nejčastěji využívané vlastnosti Office. Ke sjednocení uživatelského prostředí všech aplikací přispívá také inovovaný Ribbon (pás karet), který se nyní dá plně přizpůsobit potřebám uživatele, a Backstage sdružující všechny informace o dokumentu a funkce, které pracují v kontextu s ním (tisk, sdílení, workflow, propojení s ostatními aplikacemi, atd.). Výrazně byla vylepšena rychlost jednotlivých aplikací, což je částečně způsobeno schopností lépe využít hardware a technologie. Sady Office 2010 jsou nově 32- i 64bitové. Oproti verzi 2007 se však hardwarové nároky aplikací Office 2010 nezvyšují. Office 2010 lze v 32bitové verzi nainstalovat na operační systém Windows XP SP3 a novější, v 64bitové verzi na Windows Vista SP1 a novější.
Nových funkcí a vylepšení v jednotlivých aplikacích Office 2010 je mnoho, a přestože si jich běžný uživatel nemusí na první pohled vůbec všimnout, pouze jejich výčet by zabral nemalé místo. Budeme se tedy věnovat spíše obecnějším věcem, jako je nová skladba sad Office, nebo velkým novinkám, jako jsou Web Apps, aktivace Office atd.
Office Web Apps
Způsobily pěkný rozruch, ale málokdo přitom ví přesně, co to vlastně je? Zjednodušeně řečeno jde o aplikace Word, Excel, PowerPoint a One-Note s omezenou funkčností, dostupné pouze za pomoci webového prohlížeče. Dokumenty tak lze upravovat, sdílet nebo prezentovat jednoduše odkudkoliv s přístupem na Internet bez nutnosti mít nainstalovaný Office. Tato webová verze sady Microsoft Office 2010 bude oficiálně zpřístupněna 15. června ve Spojených státech a následně se postupně dočkají uživatelé po celém světě. Nové Office Web Apps budou sloučeny s již používanými bezplatnými službami Microsoftu – Live SkyDrive a Office Live Workspace.
K bezplatnému přístupu k Office Web Apps na Internetu je zapotřebí pouze zřídit si či mít účet Live ID. Dokumenty v online úložišti lze jednoduše vytvářet, prohlížet, sdílet nebo prezentovat. Office Web Apps lze také nainstalovat do firmy na podnikový portál v SharePoint 2010 (x64). V tomto případě je ale důležité si uvědomit, že právo k jejich používání mají pouze primární uživatelé multilicenčních sad Microsoft Office 2010.
Zde by se mohla objevit otázka, proč používat webový Office, když má uživatel klasickou desktopovou sadu kancelářských aplikací nabízející mnohonásobně více funkcí a pohodlnější práci s rozsáhlými dokumenty? Nebo naopak, proč kupovat Office 2010, když lze pracovat s dokumenty online zadarmo? Odpovědí na první otázku může být například možnost pracovat s dokumenty kdekoli, kde je připojení k Internetu, i když nemáte po ruce počítač, na kterém je nainstalován Office. Odpovědí na druhou otázku jsou nejspíš omezené funkce a samozřejmě i počet aplikací. Také možnost pracovat pouze s dokumenty v online úložišti. V mnoha scénářích bude prostě nejsmysluplnější využívat jak Office Web Apps, tak Office 2010. V aplikacích, které mají webovou verzi, stačí zobrazit Backstage (nabídka File) a zvolit možnost Save to SkyDrive (případně to SharePoint), nemusíte tedy ani přepínat mezi Microsoft Office a webovým prohlížečem. Poté se s dokumentem uloženým na webu pracuje stejným způsobem jako s lokálními dokumenty. Postup funguje i opačným směrem. Po přihlášení ke SkyDrive nebo ke svému účtu na SharePointu lze zvolit editaci nebo zobrazení dokumentu ve Web Apps či otevření souboru v desktopovém Office. Soubory vytvořené online je možné otevřít v Office 2003 a novějších sadách, pokud jsou v nich instalovány balíčky pro zajištění kompatibility se souborovým formátem Office Open XML.
Microsoft Office Web Apps podporují mnohé změny zavedených pracovních postupů. Na jednom dokumentu lze spolupracovat ve více lidech. Příkladem může být úprava prezentace v PowerPointu vytvářené několika lidmi z různých oddělení. V rámci Web Apps je možné nejen nabídnout přístup k souborům, ale spuštěním prezentace z desktopového PowerPointu lze vysílat její průběh po webu, k čemuž stačí pouze poslat URL všem účastníkům.
Microsoft Office Web Apps jsou díky podpoře Internet Exploreru, Safari a Firefoxu nezávislé na platformě a lze k nim tedy přistupovat z MacOS X i Linuxu a unixových systémů. Dokumenty uložené na webu jsou navíc dostupné také z nové verze Microsoft Office 2010 pro mobilní zařízení. Microsoft nezaostává ani při dodržování standardů, které zpřístupňují Web Apps uživatelům se zdravotním hendikepem. Integrována je podpora automatického převodu obsahu do mluveného slova, možnost používat Office Web Apps pohodlně bez klávesnice a podpora kontrastního režimu zobrazení.
Nové sady, někdy i zdarma
Office 2010 přináší zjednodušení výběru díky menšímu počtu jednotlivých sad, které nyní jsou Office 2010 Starter, Pro studenty a domácnosti, Pro podnikatele, Professional, Standard a Professional Plus. Došlo také k menším změnám skladby aplikací v jednotlivých edicích Office 2010. Změny edic a jejich složení jsou vidět na obrázku.
Office 2010 Starter
je časově neomezená bezplatná edice, která je pro koncové zákazníky dostupná pouze předinstalovaná na nových počítačích. Obsahuje aplikace Word Starter a Excel Starter, které se od svých plnohodnotných protějšků z vyšších sad liší rozsahem funkcí. Omezené by měly být především pokročilejší funkce a nastavení (přizpůsobitelný Ribbon, SmartArt, sledování změn a komentáře, citace, editování rovnic a matematických funkcí, Full screen čtecí zobrazení, porovnávání a kombinování dokumentů, nastavování práv a ochrany u dokumentů, makra, atd.). Starter bude také obsahovat pás s reklamou a další pobídky k nákupu plných sad Office. Tato edice by měla nahradit sadu Works, která již nebude nadále v prodeji.
Pro system buildery bude licence na tuto edici prodávána za 2 $ nebo 5 $ za kus v balíčcích po 10 kusech. Na 2 dolary vyjde Starter, pokud společně s ním bude na počítač nainstalován také Bing Bar a Windows Live Essentials, v opačném případě zaplatí system builder 5 dolarů. Nákup bude probíhat přes web OEM partner centra a system builder se k dodržování stanovených podmínek zaváže odsouhlasením příslušné smlouvy.
Office 2010 Pro Studenty a domácnosti
V této sadě určené k domácímu nekomerčnímu použití zůstává stejná skladba aplikací jako ve verzi 2007 – Word, Excel, OneNote, PowerPoint. Opět je možné při nákupu krabice (FPP) nainstalovat Office až na tři počítače v rámci jedné domácnosti. Sada Pro studenty a domácnosti se dá zakoupit v krabici (FPP), jako Product Key Card (PKC) nebo jako OEM předinstalovaná na novém počítači. Podrobnosti o způsobech a možnostech nákupu licencí Office píšeme dále.
Office 2010 Pro podnikatele
je zcela nová sada určená především živnostníkům a menším firmám, případně každému, komu v sadě Pro studenty a domácnosti chybí Outlook. Jinak jsou tyto sady složením aplikací shodné. Stejné jsou také možnosti pořízení těchto sad, to znamená jako krabice (FPP), Product Key Card (PKC) nebo OEM s novým počítačem.
Office 2010 Professional
Nejvyšší sada dostupná přes OEM, FPP a PKC obsahuje Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access a nově aplikaci OneNote, kterou najdete ve všech placených edicích Office 2010. Při nákupu této edice v krabici (FPP) získáváte nárok na roční technickou podporu od společnosti Microsoft. U ostatních edic je technická podpora pro FPP 90 dnů od data aktivace. Existuje také varianta Office Professional Academic se stejným složením aplikací, která je určena pouze pro vzdělávací instituce, jejich učitele, studenty a zaměstnance a některé další definované organizace.
Office 2010 Standard
je nižší z multilicenčních sad. Oproti Office 2007 vzrostl počet aplikací na 6. Obsahuje Word, Excel, PowerPoint, nově OneNote a Publisher. Samozřejmě nechybí ani groupwarová aplikace Outlook, kde přibyl doplněk Bussines Contact Manager, který slouží nejen ke správě obchodních kontaktů a informací o zákaznících či partnerech, ale také zvyšuje integraci s ostatními aplikacemi. S touto edicí se dostáváte k možnosti instalace a používání Office Web Apps na SharePointu 2010. To ještě více zlepšuje spolupráci ve firmě a usnadňuje správu dokumentů. K aktivaci multilicenčních sad Office se využívá Multiple Activation Key (MAK) nebo Key Management Service (KMS), o kterých se podrobněji zmíním dále.
Office 2010 Professional Plus
Úplně nejvyšší edice Office 2010 obsahuje kompletní portfolio kancelářských aplikací s nejvyšší funkcionalitou – Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Outlook s Bussines Contact Managerem, InfoPath, Communicator a nově aplikaci OneNote a SharePoint Workspace, který funkčně nahrazuje Groove a především slouží jako offline klient k SharePointu, takže budete mít k dispozici všechny dokumenty, i když nebudete přímo připojeni k intranetu. Tato edice je určena i pro značně velké společnosti a tomu i odpovídá optimalizace aplikací pro spolupráci se servery, jako jsou například SharePoint a Office Communications Server (OCS). Nezanedbatelná je také ochrana dokumentů a informací pomocí Information Rights Management (IRM). Samozřejmostí je licence Office Web Apps na SharePoint 2010. Aktivace se stejně jako u Standardu provádí pomocí MAK nebo KMS.
Jak získat Office
Otázka je dvojí: jakou sadu Office či jednotlivou aplikaci si vybrat a také jak si odpovídající licenci zakoupit. K Office 2010 vedou 4 základní cesty: OEM, Product Key Card (PKC), Full Package Product (FPP) a multilicenční smlouva.
OEM
Jako již tradičně lze i Office 2010 zakoupit předinstalovaný s novým počítačem. Nově však budou mít právo dodávat takto vybavené computery pouze tzv. direct OEM partneři společnosti Microsoft, velcí nadnárodní výrobci počítačů. K takto pořízenému Office Professional je možné po dobu 90 dnů od nákupu dokoupit Software Assurance a tím jej změnit na multilicenční sadu Office Standard se všemi výhodami. (Pozor, touto cestou nelze dojít k Office Professional Plus!)
Product Key Card (PKC)
představuje nový způsob nákupu Office a nahrazuje Media Less Key (MLK). PKC je primárně pro uživatele, kteří si zakoupí nový počítač s předinstalovaným obrazem Microsoft Office 2010. Prostřednictvím PKC, kterou bude možné zakoupit u prodejců softwaru v maloobchodní síti, mohou uživatelé aktivovat předinstalovaný Office 2010 a získat tím zakoupenou edici. Pokud to neudělají, předinstalovaný Office se po 30 dnech přepne do režimu prohlížeče. Pokud nebude mít zákazník předinstalovaný obraz Office na svém počítači, na balení PKC nalezne informace a link na jeho stažení.
PKC neobsahuje instalační médium a je určen pouze pro jeden počítač. Po aktivaci Office nelze PKC použít na žádném jiném počítači, chová se podobně jako OEM Office. K PKC nelze dokoupit Software Assurance (SA).
Full Package Product (FPP)
je obvykle nejdražší cestou k produktům Microsoft. U Office 2010 to platí také, avšak uživatel získává určitá práva oproti OEM a PKC. Například u všech krabicových sad platí právo instalace na jeden primární a druhý přenosný počítač jednoho uživatele. (Toto se nevztahuje na Office Pro studenty a domácnosti, kde je možná instalace až na 3 počítače.) V rámci FPP získává uživatel technickou podporu od společnosti Microsoft na 90 dnů od data aktivace. Sada Professional obsahuje nárok na podporu po celých 365 dnů. Balení obsahuje disk s 32- i 64bitovou verzí instalace, kterou je možné přenášet na jiné počítače. Pokud si zákazník zakoupí nový počítač s předinstalovaným obrazem Office a zároveň FPP Office, stačí mu pouze zadat klíč z krabice a aktivovat tak příslušnou edici Office 2010. Stejně jako u PKC nelze dokupovat SA. Novinkou je, že již nebudou v prodeji Office 2010 upgrade.
Multilicenční programy
Stejně jako u většiny softwaru společnosti Microsoft přináší nákup v multilicenčních programech nejvíce výhod. Zákazník získává právo na downgrade a to mu případně umožní přejít na verzi 2010 postupně dle jeho možností a potřeb. Jedna licence opravňuje k instalaci Office na desktop, přenosný počítač a terminálový server, je to však stále licence pro jednoho jediného primárního uživatele. Edice Professional Plus v multilicenci obsahuje rozšířenou funkcionalitu aplikací. Licence nejsou vázané na hardware, takže jsou volně přenositelné na jiná zařízení, například při obměně starých počítačů. Multilicenční Microsoft Office lze nasadit a aktivovat hromadně (viz dále). Licence Office 2010 Standard/Professional Plus obsahuje licenci Office Web Apps, která je dovoluje nainstalovat na firemní SharePoint 2010 a otvírá tak funkcionalitu aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote prostřednictvím webového prohlížeče. Primární uživatel licence Office může do takovéhoto prostředí přistupovat odkudkoliv z jakéhokoliv zařízení.
Zkušební verze
Novinkám neunikla ani zkušební verze Office. Ta umožní stále jako dříve využívat a testovat plnou funkcionalitu aplikací po dobu 60 dnů, ale již by neměla být instalována do nových počítačů. Zájemce o vyzkoušení Office si ji stáhne z webu Microsoftu.
Aktivace Office
Stejně jako desktopový operační systém je nutné i Office 2010 aktivovat.
Při nákupu FPP nebo Product Key Card (PKC) je nutné sadu aktivovat vložením produktového klíče nejpozději do 30 dnů od instalace. Pokud se tak nestane, uživatel je prostřednictvím dialogového okna opakovaně vyzýván k aktivaci nebo k nákupu licence, zároveň aplikace přejdou do režimu prohlížečů; kdykoliv je poté zadán klíč, vrátí se plná funkcionalita. Aktivace většího počtu Office pořízeného tímto způsobem není zrovna pohodlná a v určitých případech může být i velice časově náročná.
Držitelé multilicenčních Office v předchozích verzích získali klíč VLK (Volume License Key), který obcházel proces aktivace. Bylo však obtížné ochránit klíč od úniku mimo společnost a zneužití. V případě zneužití bylo nutné klíč nechat zablokovat společností Microsoft a Office přeinstalovat za použití nového klíče. Tomuto předchází nový model aktivace (Volume Activation 2.0), který jednak snižuje riziko zneužití klíče a zadruhé umožňuje v určitých případech automatickou aktivaci bez zásahu uživatele či administrátora.
Po instalaci multilicenčních sad a aplikací Office 2010 se, pokud není zadán klíč, do 30 dnů nic neděje, po této lhůtě se zobrazí výzva k aktivaci, avšak aplikace nepřechází do režimu prohlížečů, jak je tomu u ostatních typů instalací. Aktivace multilicenčních Office 2010 se provádí buď pomocí aktivačního serveru KMS (Key Management Service), který aktivuje Office uvnitř společnosti, nebo „manuálního“ procesu aktivace pomocí klíče MAK (Multiple Activation Key). Lze si vybrat více vyhovující metodu aktivace, přecházet mezi nimi, případně je kombinovat.
Aktivační server KMS je nainstalován v rámci interní sítě a není tedy třeba stanice s Office aktivovat individuálně, ani zajišťovat jejich přístup do Internetu. Pouze server KMS se musí aktivovat online. Multilicenční sady Office 2010 se snaží automaticky vyhledat KMS server v rámci interní sítě a provést aktivaci pomocí této služby. Pokus o aktivaci je v případě neúspěchu opakován každé 2 hodiny. Ve výchozím nastavení KMS server používá TCP port 1688. Po dosažení 5 požadavků začne KMS automaticky aktivovat. Maximální počet aktivací pomocí serveru KMS není omezen. Klient se pravidelně 1x za 7 dní reaktivuje a musí se spojit s KMS serverem alespoň jednou za 180 dnů, v opačném případě se po další 30 dnech přepne do stavu neaktivovaného produktu. KMS je možné instalovat na server (Windows Server 2003 a Windows Server 2008 R2) či pracovní stanici (Windows 7) a pomocí jednoho produktového klíče ke KMS je možné server KMS aktivovat až 8x. Pokud je již ve firmě server KMS využíván pro aktivaci operačních systémů, je nutné pro použití na aktivaci Office 2010 doinstalovat „KMS Host License Pack“.
Při aktivaci s klíčem MAK je, na rozdíl od použití serveru KMS, potřeba provést aktivaci každého počítače zvlášť. Ta má pak trvalou platnost, ale neřeší tak úplně ochranu proti zneužití MAK klíče. Aktivace probíhá proti serverům Microsoft. MAK dokáže aktivovat pouze určitý počet klientů, ten je uveden na VLSC webu, kde je zároveň zobrazen počet již provedených aktivací. Pro zjednodušení aktivace pomocí MAK a zjištění aktuálního stavu aktivací je možné použít nástroj VAMT (Volume Activation Management Tool). Ten také dokáže automaticky poskytnout MAK klíče koncovým klientům a dovoluje i aktivaci bez jejich přístupu k Internetu. Nástroj VAMT 2.0 pro aktivaci Office 2010 je možné stáhnout z Microsoft Download Centra.
Aktuální informace a akce
Aktuálně je dostupný Office 2010 včetně jednotlivých aplikací v anglické verzi ve všech multilicenčních programech. Česká verze se očekává na přelomu června a července.
Pro system buildery je Office Preinstalation Kit (OPK) v anglickém jazyce dostupný od 22. dubna a dostupnost v češtině se očekává od 1. července. Produkty FPP a PKC budou dostupné 17. června v anglické verzi a v české až 27. srpna.
Jednou z možností, jak se dostat k Office 2010, je nyní probíhající technologická záruka. To znamená, že produkty a balíčky Office zakoupené a aktivované jako OEM nebo FPP umožňují požadovat bezplatný upgrade na stejné nebo odpovídající aplikace a sady nové verze Office 2010. V určitých případech je tedy možné získat nejen novou verzi stejné aplikace, ale dokonce i nějakou aplikaci navíc. Technologická záruka je určena pouze pro software zakoupený a aktivovaný v období od 5. března do 30. září 2010. Přístup k nové verzi a další informace o technologické záruce najdete na stránce www.office.com/techg. S příchodem nové verze by také mělo dojít k jistému navýšení cen, a proto se určitě vyplatí zvážit nákup hned teď.