Když jsem byl kolegy ze společnosti DAQUAS požádán o napsání krátkého textu o Exchange 2010, hned jsem se musel zeptat – a o čem by měl vlastně být? Vždyť technických článků o tomto mail serveru existuje mnoho, čím novým tedy čtenáře zaujmout? Slovo dalo slovo a nakonec jsme se shodli, že zkusím vyplodit trochu netradiční povídání o mail serveru, které vlastně vůbec nebude o mailování samotném a zaměří se na to, čím je Exchange jiný oproti konkurenci a co nutí i ty společnosti, které jinak nejsou produktům Microsoft příliš nakloněny, aby nasazovaly tento vynikající produkt.
Exchange jako centrum komunikace bez závislosti na klientovi
Z pohledu dnešních cloud technologií a výhledů IT do budoucna to vypadá, že Exchange tak trochu předběhl dobu… už před lety se tým zodpovědný za jeho vývoj rozhodl vydat cestou, ve které jsou všechna data uložena v databázích na serveru samotném (v tom tkví dnešní podobnost s cloudem) a uživatel si vždy vybírá komunikační nástroj, který mu v danou chvíli pasuje nejlépe. Jinými slovy: mě nezajímá čím, jak a odkud se budu k Exchange připojovat, ale vždy se chci dostat ke stejným informacím, stejně kvalitní cestou.
Jednou ze služeb Exchange, která tento proces maximálně zjednodušuje, je služba Autodiscover. Ta po uživateli v jakémkoli softwaru komunikujícím s Exchange žádá pouze znát svou e-mailovou adresu a heslo a o celou následnou konfiguraci se postará sama, zcela bez nutnosti dalšího vstupu ze strany uživatele. Je tedy opravdu jedno, zdali sedím u Outlooku na firemní LAN síti, zdali jsem na domácím Mac počítači a chci používat Outlook for Mac, nebo zdali se připojuji v internetové kavárně pomocí jakéhokoli internetového prohlížeče (opravdu jakéhokoli).
Celý tento model podtrhují potom další zajímavé technologie, které jsou nedílnou součástí Exchange. Například synchronizační protokol ActiveSync je už součástí všech chytrých telefonů (jejich cena začíná na cca 3 tisících korun) a díky němu můžeme synchronizovat obsah své schránky s jakýmkoli mobilním zařízením, nebo v dnešní době velmi se rozmáhajícími tablety. A je jedno, zdali je to Nokia s operačním systémem Windows Phone, nebo iPhone či iPad, případně hardware některého z výrobců zařízení postavených na systému Google Android (HTC, Samsung, Acer, atd.).
Pořád jde jen o výběr toho, co se mi v daný okamžik hodí pro komunikaci nejlépe. To, že schůzka, kterou jsem si před několika okamžiky zapsal v Outlooku, je ihned zaznamenaná na mém tabletu, nebo že kontakt na obchodního partnera, který jsem si před minutkou v kavárně napsal do telefonu, se mi okamžitě replikuje do Outlooku, vytváří v nás, kteří moderní technologie musíme používat, vlastně závislost. Jakmile si tyto zvyky osvojíme a přijmeme za samozřejmost, nechce se nám je opouštět ani za nic ;-).
Aby byl výčet možných komunikačních kanálů kompletní, nemohu nezmínit i možnost napojení Exchange na firemní telefonní ústřednu a následnou komunikaci s Exchange pomocí hlasu. Z poštovní schránky se tak stává také hlasová schránka s nepřijatými hovory, kterou mohu např. při jízdě do práce autem vzdáleně ovládat hlasem stejně, jako to děláme u hlasových schránek našich mobilních operátorů. Zde jen pozor na to, že tyto hlasové funkce jsou podporovány v mnoha světových jazycích, čeština a slovenština mezi ně ale nepatří. Cestou na jednání si tak nejen vyřídíte došlou poštu a přeberete vzkazy, ale ještě se rozmluvíte v angličtině :-).
Exchange jako korporátní nástroj na sdílení informací všeho typu
Díky tomu, že máme všechna data uložena na serveru, jsme jen krůček od úvah, jak tato data mezi uživateli sdílet a získat tím další zajímavou funkcionalitu. Není problém zařídit, aby poštu jednoho uživatele mohl číst, zpracovávat nebo i odpovídat jeho jménem někdo jiný (např. asistent/ka za vedoucího pracovníka). Mnohem běžnější je ale v Exchange využití přehledového sdílení dat napříč všemi uživateli.
Každý uživatel, který si do kalendáře bude zapisovat svoje pracovní nebo i osobní aktivity, automaticky se všemi ostatními v rámci Exchange organizace sdílí přehledovou formou informaci o tom, že už v kalendáři něco má, že už v tomto čase vykonává nějakou aktivitu… samozřejmě se nemusíte bát o bezpečnost svých soukromých informací, standardně se sdílí jen základní informace o tom, zdali máte volno či ne, případně zdali jste v práci či mimo. Svolání jakékoli skupiny lidí na nezbytnou schůzku je tedy otázka chvilky – Exchange sám najde a vybere nejvhodnější čas všech zúčastněných. Pokud si k tomu přidáte možnost založit kromě schránky uživatele i další, infrastrukturní mailboxy typu zasedačka, projektor nebo např. vozidlo, je plánování času opravdovou hračkou.
Exchange jako Mail Server
Abychom neopomenuli to, že Exchange jen tak mimochodem opravdu ještě stále posílá a doručuje obyčejné poštovní zprávy, můžeme si nastínit i jeho schopnosti v této oblasti. Představte si, že na straně serveru máte možnost dělat stejná pravidla jako v Outlooku, ale s dopadem na všechny zprávy, které skrze server procházejí. Není proto problém zajistit, aby třeba každá zpráva, která opustí vaši společnost, byla opatřena nezbytným podpisem, přičemž data do tohoto podpisu (např. telefon, jméno nadřízeného, atd.) se budou dynamicky brát přímo z Active Directory hodnot.
Máte-li naopak obavu z toho, že pomocí e-mailu uniknou z vaší společnosti cenná data, můžete si nechat v rámci průchozích zpráv (včetně jejich příloh nejen ve formátu Microsoft Office) vyhledávat konkrétní frázi (např. „zápis z porady“) a pokud je taková zpráva identifikována, předat ji zodpovědnému pracovníkovi ke schválení či zamítnutí, nebo ji rovnou zamítnout a nedoručit. Možností je mnoho, jedna lepší než druhá.
Závěr
Přidejte si k tomu další možnosti sdílení dat – např. v obchodním týmu seznam firemních kontaktů, nebo na helpdesku sdílenou e-mailovou komunikaci – a zjistíte, že Exchange již dávno neslouží jen k doručování e-mailových zpráv, ale že se stává centrální komunikační platformou pro sdílení některých dat i nástrojem pro řízení lidí a potřebných zdrojů.
Přitom nabízí nepřeberné možnosti nasazení a škálování, což z něj činí volbu vhodnou pro jakéhokoli zákazníka.
Martin Pavlis | KPCS CZ