Úspěch vašeho podnikání závisí na lidech, se kterými pracujete. Bez správných nástrojů a použitelných technologií však nemohou podávat maximální výkony. Jak by se vám ale líbilo, kdyby všichni pracovníci ve vašem podniku uměli dokonale využívat maximum funkcí, které poskytuje software? Kolik by to ušetřilo práce, kolik času! Myslíte, že je to chiméra?
Jistě investujete jen do takových záležitostí, které vám přinesou reálný výsledek. Co říkáte tomuhle?
- Všichni to umíme
- Co uděláme, vypadá dobře
- Každý z nás je pánem svého času
- Netušíme. Víme! A hned
- Náklady na bezpečné uložení našich dat nejsou přehnaně vysoké
- Když něco hoří, pracujeme na tom třeba všichni najednou
- Vyznáme se perfektně ve svých dokumentech
Taky byste to o svém podniku chtěli říct? Pomůže vám k tomu nový Office systém 2007, který přirozeně padne do ruky všem začátečníkům, všem těžkopádným úředníkům, všem rozevlátým tvůrcům, chvátajícím managerům, prostě všem uživatelům, bez dlouhého zacvičování a školení. JAK?
Všichni to umíme
Při vývoji Office 2007 se Microsoft tentokrát nesoustředil jen na přidávání nových vlastností a funkcí, ale na to, aby všechny bohaté možnosti, které produkt již léta nese, konečně vypluly na povrch a staly se snadno dostupnými a použitelnými. K tomu slouží zcela přepracované uživatelské rozhraní. Dlouholetým uživatelům předchozích verzí zabere řádné seznámení s produktem nějakých 5 až 6 dní. Vaši noví kolegové se jej ovšem naučí bravurně a v daleko větším rozsahu funkcí používat za podstatně kratší dobu, než to trvalo dosud. Budou schopni mnohem lépe využít potenciál, kterým tento nástroj a s ním spolupracující technologie obohatí život a produktivitu každé firmy. A navíc je ta práce bude bavit!
Co uděláme, vypadá dobře
Vzhled dokumentu má nesporný vliv na jeho účinek (vyvolání a udržení zájmu, vzbuzení žádoucího dojmu, transparentní přenos informací atd.). Vždycky ale není možné využít služeb profesionálních agentur, aby se o formu našeho pečlivě připraveného obsahu řádně postaraly. S nástrojem Office Publisher 2007 to ovšem zvládneme sami. 3D efekty, stíny, odrazy, lesky, povrchové textury – to vše se nabízí pro vytvoření dokonale vyhlížejících grafů, diagramů, tabulek a prezentací. Každý dokument bude nepřehlédnutelný. Aby spolu dokonale ladily a lahodily oku, o to se postará nová funkce „motivy“. I takové výpravné dokumenty pak budou moci číst všichni, nejen uživatelé Microsoft Office. Můžete je v přesném tvaru sdílet s okolním světem ve formátu PDF nebo XPS (Extensible Markup Language Paper Specification), aniž byste na to potřebovali nástroje jiných výrobců.
Každý z nás je pánem svého času
Termíny, úkoly a čas potřebný k jejich splnění už nejsou od sebe oddělenými položkami. E-mailová zpráva označená příznakem pro zpracování se snadno změní v úkol. Čas na jeho splnění si lehce vymezíte prostým přetažením úkolu do kalendáře. Spolupráci s kolegy a dalšími partnery vám usnadní souhrnné zobrazení událostí z jejich záznamů. Práci máte pod kontrolou díky jasnému přehledu akcí, úkolů a zpráv. Office Outlook je v edici Small Business vylepšen o Business Contact Manager, který značně zjednoduší a zpřesní agendu o vašich prodejních a marketingových aktivitách. Ke každému klientovi můžete snadno zaznamenávat, kolik jste si s ním vyměnili telefonátů, e-mailů, jednání, schůzek, o čem byly a kolik to všechno zabralo času.
Netušíme. Víme! A hned
Při práci se každou chvíli rozhodujeme. A to rozhodnutí je dobré stavět na faktech, na údajích. Nejen na dojmech, pocitech a hrubých představách. Jak změnit uložená data na aktuální informace? Aplikace Office Excel 2007 umožňuje běžným uživatelům provádět pokročilé analýzy. Data začnou vypovídat díky názornosti, které dosáhnete podmíněným formátováním. Jde o přirozený pohled, jemuž každý porozumí a jenž je schopen aplikovat. Také lepší propojení známých XLS tabulek s podnikovými informačními systémy je přínosem. Pro složitější struktury jsou k dispozici kontingenční tabulky s dynamickým zobrazením, které ovládnete pomocí nově navrženého rozhraní.
Náklady na bezpečné uložení našich dat nejsou přehnaně vysoké
Ukládat rostoucí množství informací, e-mailových zpráv a dokumentů – navíc v mnoha verzích, to vypadá na nákladné hardwarové řešení! Ale nemusí tomu tak být. Office 2007 používá formát, který je až o 70% úspornější. Nebude proto potřeba šmahem budovat rozsáhlá datová úložiště, a přesto si budete moci dopřát skutečně moderní pracovní postupy. Formát Open XML je navíc podstatně „odolnější“. Pokud dojde k nějakému narušení souboru, obsah vašeho dokumentu zůstane zpravidla zachován.
Když něco hoří, pracujeme na tom třeba všichni najednou
Velmi praktické a efektivní je řízení toku dokumentů podle toho, jakými procesy mají projít při zpracování (workflow). Můžete zaznamenávat a ukládat různé verze. Můžete určit, v jakém pořadí a jakým schvalováním má dokument projít. Můžete nastavit procedury a zařídit, aby podle nich skutečně obíhaly materiály a podíleli se na nich určení pracovníci. Na to sice nestačí jen pouhý Office samotný, ale pokud máte ve svém síťovém prostředí Microsoft Windows Server, nepozorovaně k vám s ním přišel i silný pomocník – Windows Sharepoint Services 3.0. Tento portálový nástroj je zahrnut v technologiích i v licenci, kterou už vlastníte, takže jeho nasazení je jen otázkou schopností a chuti. Určitě se vyplatí o něm vědět! A ještě více získáte jeho využitím.
Vyznáme se perfektně ve svých dokumentech
Různé textové dokumenty, poštovní zprávy, obrazové informace mají pro podnik obrovskou informační hodnotu. Jejich množství stále narůstá a jejich správa vypadá nereálně. Hledání v takových datech je složité, časově náročné a často vůbec nevede k výsledku. Pokud se správný dokument nenajde, přijdeme o informace v něm obsažené nebo je potřeba jej znovu vytvářet. Dostat i nestrukturovaná data pod kontrolu však umožňují portálové technologie doplněné o vyhledávací nástroje – například o volně dostupný Microsoft Search Server 2008 Express. Jejich využití může radikálním způsobem posunout, a především výrazně zefektivnit organizaci, zpracování a používání dokumentů. Perfektním nástrojem se stávají právě v kombinaci s Office 2007. Zařídí, aby správní lidé měli ve správný okamžik po ruce ty správné texty a data.
Small Business Edition v kostce?
Zapomeňte na slovíčko „small“. Už jste si jistě všimli, že tento produkt je především perfektním nástrojem pro váš BUSINESS.
Pro váš VELKÝ BUSINESS.
Už nečekejte.