Co se stane, přejdete-li na Office 2007?
Především prvních několik okamžiků budou vaši uživatelé poněkud zmateni. Ale velice rychle je to přejde (zkušenost říká, že tak za 5 až 10 dní) a náhle budou schopni nacházet v kancelářských aplikacích funkce, o kterých dříve ani nic netušili. Nové rozhraní je výsledkem dlouhého výzkumu a spolupráce s uživateli a je natolik srozumitelné, že skutečně vede k daleko efektivnějšímu používání daleko většího rozsahu funkcí. S novým Office tak přimějete uživatele více pracovat se styly, s kontrolou pravopisu, s elegantním formátováním celých dokumentů. Je to nyní snadné, takže na leccos rychle přijdou sami. Po několika týdnech práce s Office 2007 jim bude jeho prostředí připadat více a důvěrněji známé, než po letech tápání v předchozích verzích.
Navíc naprostá většina voleb pro vzhled dokumentů má zabudovanou funkci náhledu. Když třeba chcete změnit formát odstavce, stačí jen myší přejíždět po nabídce a na vlastní oči předem uvidíte, co to s vybraným odstavcem udělá. Až si zvolíte podobu, která nejvíce lahodí vašemu oku, teprve ji potvrdíte. Uživatelé se nemusí bát, že si něco „jen tak zkusí“ a pak to nebudou umět vrátit zpět. To je ovšem motivuje zkoušet a na co si přijdou sami, to už nikdy nezapomenou.
Samozřejmě je dnes již k dispozici také dostatek uživatelských školení a příruček k této verzi Office. Jako jedna z výhod Software Assurance je dostupný on-line trénink zaměřený na rozdíly oproti starším verzím dokonce v češtině. Naši partneři pro vás mohou také zorganizovat školení na míru a přímo ve vašich kancelářích nebo zasedačkách.
Stále nemůžete něco najít?
IT profesionálové a pokročilí uživatelé najdou všechny své oblíbené nástroje a funkce z verze 2003 i ve změněném uživatelském rozhraní 2007 snadno s pomocí utilitky, která vám umožní rychle zjistit, kde jsou nyní ovládací prvky méně obvyklých funkcí. Česká verze je k dispozici pro Excel, Word, PowerPoint, Outlook i Access a stáhnout nebo přímo spustit se dá na stránkách Office Online.
Tamtéž najdete zdarma ke stažení jednu z prvních českých knih o aplikacích Microsoft Office 2007 z nakladatelství Extra Publishing s.r.o., Microsoft Office 2007 – Průvodce pro každého. Velmi přehledně napsaná publikace pro běžné uživatele je dostupná ve formátu .pdf i .xps.
Jak je to s kompatibilitou nového formátu?
O to skutečně nemusíte mít strach. K tomu, abyste mohli komunikovat i se světem těch, kteří k novému standardu nedošli, podnikl Microsoft spoustu rozumných kroků:
-
předně, stará se o to, aby se verze 2007 co nejvíce rozšířila
-
dokumenty lze ukládat i ve formátu Office 97 – 2003
-
tento formát uložení lze nastavit i jako výchozí
-
uživatelé starších verzí mají k dispozici ke stažení zdarma doplněk do starších verzí Office (až po verzi 2000), který umožní otevírat nové dokumenty s malým x na konci (.docx, .xlsx, .pptx atd.) zcela transparentně
-
ke stažení jsou i prohlížeče (viewer) dokumentů nové verze
-
zcela triviální je pak vytvoření .pdf. V tomto formátu lze dokument poslat pohodlně do světa, protože zajistí zachování všeho formátování, grafického rozvržení, písma, … navíc tak bude trochu více chráněn před zneužitím (přepisováním, kopírováním apod.)
Přitom je nový formát až o 70 % úspornější a o dost odolnější. Pokud dojde k nějakému narušení souboru, obsah vašich dokumentů zůstane ve většině případů zachován. A co je největší devizou nového formátu? Je zcela nově navržen a odráží tak řadu moderních vizí, které v minulosti jednoduše nikoho nenapadly. Je standardem podle ECMA i ISO a to znamená, že je zcela otevřený a komukoliv přístupný. Jeho osud je svěřen institucím mimo Microsoft a tak je dost velká pravděpodobnost, že nám tento formát mnoho let vydrží.
Office pro celou kancelář
Klíčem k úspěchu v podnikání či jakémukoli činění je komunikace. Schopnost předávat a sdílet informace. Ta ovšem nezávisí jen na kompatibilitě formátu, ale především na tom, zda je forma přehledná, maximálně srozumitelná, zda dokumenty obsahují všechno, co mají, byly schváleny těmi správnými lidmi a čtou je jen a právě ti, komu jsou určeny.
Tady ovšem nepřijde ke slovu jen Office, ale také další nástroje: Office SharePoint Server či SharePoint Services a Rights Management Services. Druhé dva jsou přímo součástí služeb Windows Serveru. Pro využití SharePoint Services vám postačí pouze Windows CAL, služba Rights Management si žádá nadstavbový RMS CAL. Uživatel, který určuje práva (kdo smí soubor číst, zapisovat do něj, tisknout, kopírovat z něj, jak dlouho bude viditelný a dostupný), potřebuje Office edice Professional Plus či Enterprise, ti, kdož jsou jen adresáty vytvořených pravidel a restrikcí, vystačí s jakoukoli edicí.
Řešení, která v sobě nesou slovo SharePoint, jsou určena k zásadnímu povznesení spolupráce. Posílí sdílení a dokonalé využívání všech informací, jednak nastavením workflow, podrobnějším a podle potřeby vynuceným popisem metadat dokumentů a technologií pro fulltextové vyhledávání, jednak tím, že je prezentuje v přehledném a srozumitelném formátu portálů a týmových pracovních prostorů. Jelikož každé IT řešení je životně závislé na tom, jak snadno a dokonale je přijmou uživatelé, je dobré vědět, že nejlepší dojmy v nich vyvolá kombinace SharePoint Serveru 2007 s Office 2007, která bude pro ně nejpohodlnější.