Nová verze pokračuje v trendu z roku 2007. Přináší řadu významných vylepšení a rozšíření, která mají usnadnit práci a zvýšit efektivitu jednotlivce i pracovních skupin. Jednou ze změn je i skutečnost, že nový SharePoint 2010 (a stejně tak i SharePoint Foundation 2010, nástupce Windows SharePoint Services 3.0) je k dispozici pouze v 64bitové verzi. To proto, že vlastnosti obsažené v nové verzi SharePointu lépe spolupracují a lépe využívají výkonnosti, kterou 64bitová platforma poskytuje. My se však v tomto článku budeme zabývat především změnami z pohledu uživatele.
Vylepšení je možné rozdělit do několika oblastí:
- Nové uživatelské rozhraní
- Spolupráce
- Komunity
- Enterprise Content Management pro dokumenty, záznamy, elektronický obsah a obsah webu
- Vyhledávání
- Správa webu a jeho úpravy
- Business Intelligence
- Business Connectivity Services
Nové uživatelské rozhraní
Každý, kdo používá Microsoft Office 2007, jistě zná i pojem „pás karet“ (v angličtině Ribbon). Nový SharePoint 2010 takový pás karet využívá. Stejně jako v Office 2007/2010 je uspořádán tak, že příkazy, které uživatel potřebuje k vykonání určité akce, tvoří logické skupiny. Využijete například skupinu příkazů pro práci s dokumentem v knihovně nebo příkazů pro formátování textu na webové stránce. Takové přizpůsobení samozřejmě pomáhá šetřit čas a náklady, protože lidé se pohybují v optimálním prostředí a nemusí dlouho hledat a učit se. Nástroje, které v danou chvíli potřebují pro dokončení práce, mají pohromadě a po ruce.
Spolupráce
Simultánní spolupráce
Spolupráce byla vždycky silnou a klíčovou vlastností SharePointu. V nové verzi jde ještě dál. Například při úpravě dokumentu jej může editovat několik uživatelů najednou, a to přímo v prohlížeči. Představte si, že pošlete svým kolegům dokument, aby vám k němu napsali připomínky a komentáře. Pokud má obejít více členů týmu, asi se odpovědi jen tak nedočkáte. Ne, že bych chtěl obviňovat vaše spolupracovníky z nečinnosti, ale zatím jej mohl vždy revidovat jen jeden uživatel a ostatní k němu tím pádem mohli přistupovat pouze pro čtení. Teď je možný přístup několika uživatelů současně, takže spolupráce je rychlejší a efektivnější.
Práce s kalendářem jako v Outlooku
Další vlastnost, která zvyšuje pohodlí uživatele, se týká kalendáře v SharePointu. Dříve jej bylo možné propojovat s aplikací MS Outlook. Nyní mohou být kalendáře ze SharePointu a z Outlooku na jedné stránce. Události v kalendáři na SharePointu je možné zadávat úplně stejně jako v Outlooku – kliknete na místo v kalendáři a přidáte událost přímo v něm. Pokud se rozhodnete změnit termín, můžete i v SharePointu využít funkce „drag & drop“ a jednoduše přesunout událost jinam.
SharePoint teď obsahuje i jednoduchý rezervační systém – pokud plánujete schůzku s kolegy, můžete použít tzv. skupinový kalendář, kde kromě pozvání účastníků provedete i rezervaci místnosti a potřebné techniky, třeba projektoru. Taky jej lze využít i ke schvalování nepřítomnosti.
Práce offline
SharePoint 2007 umožňoval připojit si do Outlooku knihovny, kontakty nebo kalendáře a mít tak data dostupná i bez přístupu k firemní síti. V nové verzi je možnost práce offline dále rozšířena díky zahrnutí technologií dříve obsažených v produktu Groove. Microsoft SharePoint Workspaces 2010 umožní pracovat s weby, knihovnami a seznamy SharePointu offline a provádět při tom změny podle potřeby. Obousměrná synchronizace mezi uživatelovým počítačem a firemní sítí probíhá automaticky, jakmile se uživatel zase připojí.
Efektivnější sdílení informací prostřednictvím wiki, týmového webu a blogů
S pomocí nového Rich Text Editoru stráví uživatelé méně času úpravou obsahu. Také je možné vkládat obrázky přímo z počítače na SharePoint web. Totéž oceníte při vedení firemního či osobního blogu. Došlo i ke změnám v uspořádání blogů, které je teď přehlednější.
Správa více položek najednou
To je vlastnost, kterou uvítá asi každý, kdo pracuje se SharePointem. Nová verze umožňuje práci s několika položkami najednou – když si označíte více souborů, můžete nad nimi provést stejnou akci, například si je rezervovat nebo ukončit rezervaci.
Práce s mobilními zařízeními
Mobilní zařízení jsou dnes výkonným pracovním nástrojem. Uživatel jejich prostřednictvím může nejen přistupovat k dokumentům, blogům, wiki, obchodním datům a webům, ale také v nich vyhledávat potřebné informace a osoby. Optimalizované stránky pro mobilní zařízení jsou nyní dostupné jak pro prohlížení, tak pro editaci. Novou funkcí je možnost objednat si upozornění SMS, pokud dojde ke změně v knihovně nebo v seznamu na SharePointu (ve verzi 2007 to šlo jen do mailu).
Komunity
Pod tlakem rostoucího fenoménu sociálních sítí, jako je Facebook nebo Twitter, přizpůsobil se tomuto stylu i SharePoint 2010. Umožňuje lepší sdílení informací o sobě a spolupracovnících a zájmech. Můžete se spojovat s lidmi s podobným zaměřením nebo hledat, nacházet, nabízet a poskytovat pomoc kolegům. Využijete k tomu osobní webové stránky (My Site) a nové vlastnosti (newsfeed, sociální tagování, rating), díky nimž se více dozvídáte o aktivitách ostatních.
Enterprise Content Management aneb k formě i obsahu!
Správa metadat
Managed Metadata Services je nová služba, která poskytuje sadu funkcí ke správě taxonomie a metadat konzistentně v celé organizaci. Taxonomie je hierarchické uspořádání termínů. Tyto termíny jsou centrálně spravovány a mohou být použity jako součást obsahu. Případně může být přidán sloupec managed metadat do seznamů, knihoven nebo typů obsahu. Tato služba umožňuje publikovat a sdílet typy obsahu přes celou kolekci webů a webové aplikace.
Dokumentové sady
Dokumentová sada může obsahovat dokumenty různého typu, tedy soubory z Wordu, Excelu a další. Pro dokumentovou sadu je možné předdefinovat sdílená metadata, workflow nebo verzování. Tato nastavení pak mohou uživatelé využít a podle svých potřeb upravovat, když zakládají novou sadu.
Vylepšené centrum dokumentů
Nová šablona dokumentového centra přináší další vlastnosti, jako například navigaci na základě metadat. Novinkou je také ID dokumentu, jedinečná identifikace dokumentu v systému.
Politiky a správa záznamů
S dokumenty uloženými v SharePointu se zachází podle definovaných pravidel pro „životní cyklus dokumentu“. Ta nově zahrnují vícestupňové rozvrhy a sedm nových akcí pro správu záznamů, jako je například „Odeslat záznam do archivu“.
Také je možné označit dokument jako oficiální soubor nebo záznam a tím ho ochránit od jakékoli budoucí změny. Tyto oficiální záznamy mohou být nyní umístěny ve stejné dokumentové knihovně jako ostatní dokumenty, na nichž lidé spolupracují.
Vylepšená správa obsahu webu
Užijete si již zmíněného „pásu karet“ (ribbon), který seskupuje příbuzné příkazy pro provádění akcí a tím usnadňuje uživatelům tvorbu obsahu, nebo podpory multimédií (Silverlight) a řešení pro webovou analýzu.
Pokud se vytvářejí a spravují různé verze publikačních webů nebo stránek, tato operace probíhá nyní ve frontě a na pozadí, takže uživatelé mohou nadále v SharePointu nerušeně pracovat, dokud tyto operace nejsou hotové. Pak je možné porovnat novou verzi s předchozí pomocí příkazu „View Changes“ – zobrazí se provedené změny, které lze ještě upravovat pomocí Rich Text Editoru.
Vyhledávání
Vyhledávání prodělalo velkou změnu. Vyhledání správných informací a lidí/kolegů je teď rychlejší a přesnější, výsledky jsou prezentovány v novém zobrazení s náhledem, tříděny do kategorií, s lepším popisem a metadaty.
Lepší a rychlejší výsledky vyhledávání
Výsledky je možné upřesňovat zužováním za pomoci parametrů (web, autor, datum). Další výraznou pomoc představuje nabídka klíčových slov pro vyhledávání při zadávání hledaného výrazu, doporučení typu „Měli jste na mysli?“ nebo možnost použít operátory AND, OR, NOT nebo tzv. zástupné znaky (wildcards). Pokud klient pracuje na Windows 7, provádí SharePoint vyhledávání i na lokálním počítači.
Sociální aspekty vyhledávání
Zajímavou možností je vyhledávat osoby podle jejich dovedností, zaměření, vyhledávat „foneticky“ (uvidíme, jak si poradí s češtinou) a zpřesňovat výsledky podle oddělení, kde hledaný pracovník působí, nebo podle jeho pracovního zařazení.
Správa a úprava webů
Nový nástroj pro nastavení uživatelských oprávnění
Správa oprávnění je dostupná nyní na každé kolekci webů, webu, seznamu či položce seznamu. To umožňuje snadno přidávat uživatele a skupiny, měnit úrovně oprávnění nebo spravovat anonymní přístup. Je možné zobrazit a nastavit všechna oprávnění, která má uživatel nebo skupina uživatelů.
Změna barev a fontů
„Themes Gallery“ je novinka, která umožňuje vybrat témata v SharePointu 2010 a přidávat svá nově vytvořená.
Změna jazykového rozhraní
Pokud si nainstalujete jazykové rozšíření, je možné nastavit uživatelům různé jazyky. Vícejazyčná podpora SharePointu se projevuje nejen v oblastech, jako je pás karet, menu a navigace webu, ale vlastníci webů mohou také do seznamů pro podporu více jazyků nakonfigurovat jednotlivá pole.
Business Intelligence
Možnosti BI byly rozšířeny prostřednictvím funkcí Excel Services, PerformancePoint Services a Business Connectivity Services. To jsou základní stavební prvky pro práci s obchodními daty a procesy. Nový SharePoint dále nabízí sady funkcí pro práci s aplikacemi Office 2010 přímo v prohlížeči.
Excel Services
Vylepšené vlastnosti pro vizuální analýzu dat (podmíněné formátování, filtrování dat) nebo těsnější integrace s excelovskými kontingenčními tabulkami a spolupráce s SQL Server Analysis Services umožňují rychlejší a efektivnější analýzu záznamů. Další novinkou jsou Office Web Applications, zde konkrétně Excel Web App pro práci s excelovskými tabulkami.
Začlenění grafů
Tvorba a prezentace grafů byla zdokonalena díky spolupráci s firmou DUNDAS a technikám používaným u její aplikace Dundas Chart. Máme tak k dispozici bohatší a hezčí grafy, které mohou být konfigurovány přímo z webu a využívat datové zdroje jako seznamy, externí seznamy, Business Data Services, Excel Services a jiné webové části. SharePoint nově obsahuje také Visio Services pro sdílení grafů, diagramů a schémat aplikace Visio přímo na lokalitě SharePoint.
PerformancePoint Services
Monitoruje a provádí analýzu pro podporu kvalitnějších obchodních rozhodnutí. Pomocí této služby je možné vytvářet dashboardy s výsledky, reporty a filtry. Data mohou pocházet z jednoho nebo kombinace několika zdrojů. Výsledné reporty lze personalizovat pro konkrétního uživatele.
Další významnou vlastností PerformancePoint Services je správa a zabezpečení obsahu v SharePoint Serveru 2010 s využitím jeho bezpečnostních prvků. Dashboardy a jejich položky jsou uloženy, spravovány a zabezpečeny uvnitř seznamů a knihoven SharePointu.
Vylepšené vyhodnocování
Scorecards nyní umožňují podrobnější analýzu informací. Mají dynamičtější možnosti uspořádání, dynamickou strukturu a výpočty KPI. Všechny tyto vlastnosti lze využít pro vytvoření vlastních měřítek a použití několika datových zdrojů. Uživatel může třídit, filtrovat hodnoty a porovnávat rozdíly mezi aktuálními a cílovými hodnotami pro lepší odhad rizik.
Analytické reporty
Rozšířené analytické reporty podporují filtrování, nové zobrazení grafů a podmíněné formátování. Nový typ reportu v PerformancePoint Services zvaný Decomposition Tree dovoluje rychle a vizuálně rozložit hodnoty a pomoci tak porozumět příčinám, které vedly k určitým výsledkům.
Business Connectivity Services
rozšiřují možnosti BDC (Business Data Catalog), který se objevil již v SharePointu 2007. Umožňují připojení k externím datovým zdrojům (relační databáze, SAP, webové služby a aplikace) a práci s nimi, včetně vytváření, čtení, update nebo smazání dat. Je možné také vytvářet aplikace pro práci s externími daty v offline režimu v klientských aplikacích (SharePoint Workspace, Outlook, Word).
Co dodat?
Článek zajisté nemohl popsat všechny novinky, které přinesl SharePoint 2010. Snažili jsme se představit především ty, které budou mít významný vliv na uživatele. Největší přínos se objeví ve spolupráci SharePointu s Office 2010, když se plně využijí všechny vlastnosti obou produktů, které byly navrženy a vytvořeny pro těsnou spolupráci.
Velikou snahou společnosti Microsoft při vývoji této technologie bylo zajištění hladké integrace a spolupráce s ostatními používanými nástroji – serverovými aplikacemi Exchange Server a Communications Server počínaje a klientskými nástroji pro uživatele konče.
Hlavním požadavkem bylo, aby uživatel mohl pracovat v prostředí, které důvěrně zná, a nemusel si zvykat na nové aplikace a příkazy. Proto je technologie SharePoint 2010 velmi provázaná s aplikacemi balíku Office (ideálně ve verzi Office 2010, ale není to nutnou podmínkou), a tak uživatel často může využívat možnosti serverů, aniž by opustil své aplikace. A protože SharePoint 2010 má všechny předpoklady pro to, aby si jej zamilovali samotní uživatelé, už vám nic nebrání vydat se cestou řešení, které má rychlou návratnost investice přímo ve vínku. SharePoint do firmy prostě patří.
Stanislav Valtr | EMRIS