Microsoft SharePoint 2010 usnadňuje spolupráci mezi lidmi. Slouží k vytváření webů určených ke sdílení informací s jinými uživateli, správě dokumentů od začátku do konce a publikování sestav usnadňujících rozhodování – jak ostatně naznačuje už název (od anglického „share“ = sdílet). Vzájemně spolupracující funkce usnadní společnosti dostatečně rychlé reakce na měnící se potřeby podniku a jeho aktivit. Pomocí služby SharePoint 2010 mohou lidé sdílet nápady a odborné znalosti, vytvářet vlastní řešení pro konkrétní potřeby a vyhledávat správné podnikové informace, podporující lepší rozhodování. V oblasti IT přispívá SharePoint 2010 ke snížení nákladů na výuku a údržbu a umožňuje šetřit čas a úsilí a zaměřit se na vyšší obchodní priority.
SharePoint je k dispozici ve dvou verzích: SharePoint Foundation 2010 a SharePoint Server 2010 (Standard a Enterprise). První varianta, SharePoint Foundation, je k dispozici zdarma pro všechny uživatele Windows Serveru 2008 R2, ke druhé variantě, SharePoint Server 2010, vede cesta přes licence pro server a pro klientský přístup.
Hlavní oblasti využití
Možnosti nasazení služby SharePoint jsou široké, nabízí jednotnou infrastrukturu pro aplikace, komunikaci, spolupráci, intranet, extranet i veřejný web.
Funkcionalitu je možné rozdělit do následujících šesti oblastí:
- Stránky
- Komunity
- Obsah
- Vyhledávání
- Analýzy
- Kompozice
Rozdíl mezi jejich pokrytím produktem SharePoint Foundation a SharePoint Server je vidět na obrázcích.
Co je možné si pod jednotlivými pojmy představit?
Stránky – základní využití SharePoint webů k zajištění činnosti zaměstnanců, partnerů a zákazníků efektivním způsobem, uvnitř i vně organizace. Osobní weby, weby oddělení nebo pracovních týmů, vnitrofiremní intranet a extranet pro spolupráci a výměnu informací s partnery nebo veřejný web organizace. Kromě vylepšené podpory internetových standardů nová verze používá pás karet (obdobný jako v Office 2010), lépe podporuje práci offline a přináší lepší integraci s aplikacemi Office (jak standardními, tak webovými, tzv. Office Web Apps).
Komunity – jsou velký fenomén v současném komunikačním světě. Schopnost snadno najít a využít odborné znalosti a interagovat s ostatními lidmi novými a kreativními způsoby v celé organizaci prostřednictvím formálních i neformálních sítí může být silným nástrojem spolupráce. Vytvoření celofiremního „Facebooku“ je ale zatím utopií. Pro praktické využití v našich podmínkách je vhodné označení a doporučení obsahu, vyhledávání odborníků podle jejich oborů činnosti, profily uživatelů a další věci.
Obsah – nástroje pro vytváření, posouzení, publikování a uspořádání obsahu, který splňuje definovaná firemní pravidla, pokud obsah existuje jako tradiční dokumenty nebo jako webové stránky.
Možnosti správy obsahu v SharePoint 2010 zahrnují správu obsahu (content management), správu záznamů (records management) a správu webového obsahu (Web-content management). Vlastní centrálně definovaná metadata, dokumentové sady (sada dokumentů, na které jsou společně aplikované operace a zásady), ID dokumentu nebo správa záznamů v místě (Records management), autorizace obsahu, to všechno jsou vylepšení, která zjednodušují práci uživatelů při vytváření obsahu na firemním webu.
Vyhledávání – nástroje pro prohledávání obsahu, který je dostupný on-line a vyžaduje spolupráci více účastníků. Je rozhodující, aby lidé mohli rychle a snadno najít odpovídající obsah napříč celým úložištěm v SharePointu – ať už se jedná o seznamy, weby a externí systémy a datové zdroje, jako například sdílené diskové prostory, webové stránky nebo kritické podnikové aplikace. V technologii FAST dostal SharePoint k dispozici jeden z nejsilnějších vyhledávacích nástrojů na trhu.
Analýzy – Pracovníci potřebují pro svou práci nejen způsob, jak dodávat a sdílet informace, které jsou kriticky rozhodující pro úspěch v podnikání. Další potřebou je převádění nesrozumitelných a nezpracovaných dat do přístupné a zpracovatelné formy a prezentace obchodních dat prostřednictvím sdílené analýzy. Pro tyto případy SharePoint nabízí řadu nástrojů, ve verzi 2010 ještě vylepšených. Jedná se zejména o přehledy o výkonnosti (tzv. scorecards) nebo dynamické dashboardy a vylepšené webové grafy pro názornější prezentaci, které lze snadno vytvářet v Excel Services (služba pro publikování a práci s tabulkami). Pomocí PerformancePoint Services pak dovoluje kombinovat několik různých zdrojů dat a obsahu a poskytuje tak spolu s ostatními nástroji analýzy ucelený pohled na výkonnost organizace. Dalším významným nástrojem jsou Visio Services, které mimo jiné umožňují vykreslování diagramů a grafů z aplikace Visio přímo v prohlížeči. (Všechny „services“ jsou dostupné s licencí CAL Enterprise.)
Kompozice – Pracovníci, kteří nemají odborné schopnosti programátorů (proč také, jejich pracovní náplní je třeba obchod, marketing, péče o zákazníky), mají potřebu rychle vytvářet vlastní uzpůsobená řešení bez pomoci technicky zdatných kolegů či dodavatelů IT služeb při každém požadavku. SharePoint umožňuje uživatelům vytvářet tyto aplikace, přičemž ohlídá zabezpečení a stabilitu systému. Business Data Catalog nabízí bohaté možnosti pro snadnější napojení na jiné systémy a tím dovoluje lépe integrovat data z těchto systémů do SharePointu. Pomocí aplikace SharePoint Designer je možné vytvářet vlastní pracovní postupy (workflow) nebo upravovat formuláře vytvořené v aplikaci InfoPath 2010.
Proč SharePoint
Jak již bylo uvedeno, možnosti nasazení a využití produktu SharePoint jsou velké. Je to nástroj určený pro jednotlivce, pracovní týmy a oddělení i firmy, pro vytvoření informační páteře organizace ve formě extranetu, intranetu anebo internetové prezentace (webu).
Pokud se rozhodnete používat službu SharePoint, můžete svou infrastrukturu začít budovat zvolna a po krocích. Uživatelé se tak lépe přizpůsobí a přijmou to nové ve své práci.
Velkou výhodou je i to, že se jedná o nástroj nový a moderní. Díky tomu může vaše firma získat nástroj pro soupeření s konkurencí. Což je jistě – a nejen v současné době – velká výhoda. Když Bill Gates popisoval v roce 1990 na Comdexu svou vizi, jak přiblížit a hlavně zpřístupnit počítače více lidem, použil slogan „Information at your fingertips“ – Informace na dosah ruky. Podle mého soudu je toto heslo zcela platné i teď – mít správné informace ve správnou dobu umožňuje firmám správně reagovat na vzniklé situace a správně je řešit.
Stanislav Valtr | EMRIS
Myslíte to se SharePointem vážně?
Nasazování takového systému nebývá prosto různých úskalí, omylů, slepých cestiček. Aby jich bylo minimálně, je dobré se spojit s někým, kdo si své chyby už dávno, dávno odbyl. Pomůže vám vyhnout se jim a doprovodí vás přes komplikované křižovatky projektu. Obvykle je k tomu potřeba přizvat si externího partnera. DAQUAS je pro vás hledá a vybírá, abychom vám tak mohli přispět k úspěšnému a koncepčnímu řešení.
Firma EMRIS, spol. s r.o. se zabývá platformou SharePoint již od roku 2003. Soustředí se zejména na oblasti firemních portálů a spolupráce (intranety a extranety), obchodní inteligenci a vývoj webových aplikací na platformě SharePoint. Když se s nimi spojíte, vaše portálové projekty dostanou zkušenou posilu.
Máte-li zájem, pište na valtr@emris.cz.