Svět je na nás trochu moc velký a život trochu moc složitý. Abychom se vůbec někam dokázali pohnout, specializujeme se. Ve specializovaném světě je jediný způsob, jak se dorozumět a sladit: komunikace, sdílení, spolupráce. Jak k tomu využíváme nástroje IT? Špatně, málo, nekoncepčně. Ale proč? Scházejí nám správné prostředky, hardware, konektivita, implementace, poučení uživatelé...
Od některých starostí nám umí pomoci opět specializovaní IT partneři – datacentra, školicí střediska, outsourceři. S jinými nabízí pomoc Microsoft a jde mu především o řešení, které je po ruce velmi rychle, platí se za něj po malých částkách, dá se škálovat nahoru (když se daří) i dolů (když zrovna nejsou dobré dny) a je vyhledáváno denně desítkami až stovkami zákazníků na celém světě. Po dvou letech od zahájení provozu Online Services na americkém kontinentě přichází i k nám nabídka, které se říká
[BíPOS] – Business Productivity Online Suite.
Oč jde? Protože infrastrukturu pro efektivní komunikaci a spolupráci potřebuje dnes bez výjimky každá firma (i kdyby třeba jen proto, že chce komunikovat se svými zákazníky, pokud už nemá zaměstnance, dodavatele, stát a jiné spolupracující i parazitující partnery...). Proto by mohlo být ekonomické takovou infrastrukturu sdílet, aby se její kapacita využívala více než jen zlomkem – především pokud jde o infrastrukturu, která má být vzhledem ke své důležitosti vysoce dostupná, ideálně bez výpadku.
Microsoft vybudoval za tím účelem zatím tři velká hostingová centra – v USA, v Singapuru a v irském Dublinu. A nabízí buď kompletní obsluhu, nebo mix obsluhy a poučené samoobsluhy. Z těchto center nabízí provoz 4 základních služeb, dvou „omezených“ a dvou zvýhodněných balíčků. Představu si uděláte z obrázku. K tomu lze ještě přiobjednat dodatečný prostor Extra Storage pro Exchange či SharePoint.
Jak to funguje?
Online! Každý zákazník si (třeba s pomocí dobře zorientovaného partnera) může službu nejprve vyzkoušet. K dispozici jsou měsíční testovací balíčky pro 20 uživatelů zdarma. Po ochutnávce se zvolená služba objednává na první rok. Platí se po jednotlivých měsících. Služba je defaultně nastavena na automatickou obnovu předplatného po roce, ale toto nastavení lze kdykoli změnit. Pokud klient (po webu) změní nastavení na manuální obnovu, bude dostatečně dlouho dopředu a několikrát upozorněn, že je čas obnovit. Upozornění dostane také ten, kdo se spolehne na „auto-renew“ – v případě, že by došlo ke změně ceny za službu nebo ke změně smlouvy pro další rok.
Ceny jsou každému klientovi fixovány na 12 měsíců od uzavření smlouvy. Mohou se změnit pouze ty, které jsou ovlivněny počtem uživatelů. Pro informaci, základní kategorie, která je uvedena v tabulce, pro 5 až 250 uživatelů, pravděpodobně pokryje většinu standardních zákazníků, další cenová hladina se drží až do čísla 2399, a tak to jde až do páté cenové úrovně – kategorie nad 15 tisíc uživatelů. Pokud se vám to číslo jeví jako nepředstavitelné, představíte si je snadno, když prozradíme, že tyto Microsoftem hostované služby využívají společnosti jako McDonald´s či Coca-Cola Enterprises. Pokud počet uživatelů služby překročí hranice do lepší ceny, bude od dalšího měsíce účtována nižší sazba.
Jak vypadá klient Exchange Online?
Určitě doporučujeme kombinovat službu BPOS s Outlookem na zařízeních, odkud uživatelé přistupují. I když Outlook Web Application (OWA) má rozhraní velice podobné a komfortem srovnatelné s plným Outlookem, přece jen vám neumožní například mít všechnu poštu, kalendáře a úkoly u sebe a pracovat s nimi, i když zrovna nemáte přístup k Internetu. Licence USL (User Subscription License) dovoluje užívat OWA, ale plného klienta neobsahuje.
Smlouva
Smlouva mezi firmou-uživatelem a společností Microsoft je uzavřena online odsouhlasením po webu. Minimální počet uživatelů služby je 5 (jako tradičně, hovoříme o uživateli jako o fyzické osobě, počet mailboxů není relevantní pro stanovení ceny). Licencí pro využívání služby je USL (User Subscription License). První objednávka služby po zkušebním provozu je na jeden rok. Ještě během prvního měsíce placeného provozu lze změnit rozhodnutí a bez sankcí od smlouvy odstoupit. Po uplynutí prvního roku provozu lze z obnovené smlouvy „vystoupit“ s výpovědní lhůtou minimálně jednoho celého měsíce. (Služba poběží a bude účtována do konce měsíce, v němž byla vypovězena, plus jeden kalendářní měsíc.)
V případě, že zákazník po roce smlouvu neobnoví, nebo je více než měsíc v prodlení s platbou, služba mu přestane být poskytována. Smlouva zaručuje také dostupnost služby (SLA, Service Level Agreement) v úrovni 99,9 %. Pro vaši představu, to znamená výpadek 8 a třičtvrtě hodiny ročně, což je asi 45 minut za měsíc (to jsou pro běžného uživatele zcela nepostřehnutelné časy pro plánovanou údržbu serverů, které samozřejmě vyžaduje jakýkoli provoz systémů). Pokud dojde k nějakému dalšímu výpadku, bude cena za provoz v příslušném měsíci snížena (o čtvrtinu či o polovinu), při dostupnosti pod 95 % (tedy 36 hodin výpadku) bude služba poskytnuta zcela zdarma. (Uvědomujete si jistě, že takovýhle komfort a záruky interní řešení těžko může poskytnout. I kdyby padaly prémie či hlavy, náklady na hardware, licence a další složky provozu, který nejede, vám těžko někdo odpáře...)
Online Services Agreement ovšem není jediný oficiální dokument, který hovoří o licencích BPOS. Dalším jsou třeba multilicenční Užívací práva k produktům (PUR). Je to proto, že USL pro Exchange, SharePoint, OCS Online a celý BPOS umožňují uživatelům přistupovat i k vlastním (interním) Exchange, SharePoint a Office Communications Serverům. Budou potřebovat licenční pokrytí i pro Windows Server pod nimi, ale to je samo sebou.
Platby a účtování
Žijeme na Internetu. To může být zpočátku nezvyk, ale pohodlné to je. Služba se platí pomocí platební karty. Po stržení platby se objeví příslušné zúčtování v elektronickém eStatementu na zákazníkově stránce, kde si spravuje službu (přidává či odebírá uživatele, objednává služby a doplňkové služby, jako je Extra Storage). Platby nad 250 EUR bude možné provádět i převodním příkazem.
Z účetního pohledu se celý provoz chová jako služba – tedy bude se účtovat rovnou do nákladů za příslušný měsíc. Žádné investice, žádné odpisy, žádný majetek, který je potřeba evidovat. Jednoduchý poplatek jako třeba za telefon nebo elektřinu. Ostatně – copak nabízené komunikační prostředky jsou něčím jiným, než nezbytným provozním nákladem?
Výběr a rozšiřování služeb
Za cenu srovnatelnou s cenou samotných licencí máte ve svých službách vysoce dostupné a zabezpečené řešení. Velmi zajímavá je i možnost kombinace hostovaného a vlastního prostředí. Na opačné straně škály využití stojí uživatelé, kteří tráví jen minimum svého pracovního času pohromadě s počítačem (varianta Deskless). Například skladníci, kurýři, pracovníci ve výrobě, kteří obvykle sdílejí nějaký terminál, nebo i PC pro příležitostný přístup k systémům elektronické pošty nebo podnikovému portálovému řešení, ale používají je tak 5 až 10 % své pracovní doby. Pro ně je určena levnější varianta služby pouze s webovým klientem (OWA) a s přístupem k firemním portálům pouze pro čtení.
Smlouva pro konkrétní službu se uzavírá na dobu minimálně jednoho roku. Během ní lze upravovat počet uživatelů, či přidávat Extra Storage. Změny jsou sjednoceny k datu výročí objednání/založení dané služby. Pokud se zákazník rozhodne pro objednávku další služby či služeb, rozběhne se paralelně nový dvanáctiměsíční cyklus této služby. Protože v prvním roce nelze smlouvu vypovědět, běžely by služby nějakou dobu nutně souběžně. Proto se vyplatí uvažovat dopředu a koncepčně. Exchange + SharePoint stojí dohromady tolik, co kompletní sada BPOS. Nebo „komunikační výbava“ Exchange + Office Communication Server + Office Live Meeting je (i bez SharePointu) dražší, než úplná sada BPOS. Proto se až na výjimky nejspíš vyplatí jít rovnou bez váhání cestou BPOS a spíše než na šetření desetikorun se soustředit na to, jak dostupné služby začít brzy a efektivně využívat. A řešení se vám začne vyplácet doopravdy okamžitě.
Rozvaha o produktivitě
Přístup ke kompletním službám sady BPOS vás vyjde asi na 220 korun za uživatele na měsíc. Můžete si tyto náklady porovnat se mzdovými, nebo jen s účtem za telefon každého pracovníka. Za desetikorunu na den (pracovní) můžete významně zvednout jeho produktivitu tím, že mu poskytnete spolehlivé nástroje pro nejrůznější formy komunikace a spolupráce s kolegy či klienty. Je-li desetikoruna navíc investicí do pracovní síly, tak se ta investice rozhodně vyplatí. Poskytnete za ni uživatelům přístup k nejnovější technologii, k výkonnému hardwaru, k zabezpečenému (po všech myslitelných stránkách) řešení – a to během několika hodin po tom, co se pro to rozhodnete. Své profesionály můžete zaměstnat něčím podstatně užitečnějším, než jsou rutinní úlohy okolo pošty a portálů. Například tím, že využijí svých technologických znalostí v kombinaci s vědomím reálných potřeb podniku a pomohou tak mnohem rychleji k vytvoření a doručení žádoucího obsahu – ať už prací s portály SharePointu, nebo při cílené komunikaci se zákazníky a mezi jednotlivými složkami firmy. Od toho jsou specialisté „v domě“.
Online, ale po svém?
Atraktivní (a přitom prověřenou) alternativou k nabídce řešení hostovaného přímo společností Microsoft jsou služby tuzemských partnerů. V tomto případě nejde o co nejnižší cenu, ale o co nejlepší přizpůsobení individuálním podmínkám každé organizace. Znáte třeba hostované služby www.profiemail.cz či www.exchange4U.cz? Posledně jmenovaná již několik týdnů jede na Microsoft Exchange 2010, kteroužto migraci Microsoft teprve v nejbližším období chystá... Místní profesionálové vám ovšem dokážou poskytnout řešení na míru v celé škále možností.
Chcete se dozvědět víc? Tým společnosti DAQUAS se s vámi o své znalosti a vize dělí rád...