Správný čas pro Microsoft Office 2007!

Na tomto místě se pokusíme shrnout ty nejdůležitější vědomosti o Office 2007 včetně odkazů na starší články, kde jsme o něm psali dříve a podrobněji.

Nechce se vám přejít na nový Office, protože v něm pořád ještě tápete?
To nemusíte! IT profesionálové a pokročilí uživatelé najdou všechny své oblíbené nástroje a funkce z verze 2003 i ve změněném uživatelském rozhraní 2007 snadno s pomocí utilitky, která vám umožní rychle zjistit umístění ovládacích prvků méně obvyklých funkcí. Česká verze je k dispozici pro Excel, Word a Publisher a stáhnout se dá na stránkách Office Online.

Tamtéž najdete zdarma ke stažení jednu z prvních českých knih o aplikacích Microsoft Office 2007 z nakladatelství Extra Publishing s.r.o., Microsoft Office 2007 – Průvodce pro každého. Velmi přehledně napsaná publikace pro běžné uživatele je dostupná ve formátu pdf i xps.

Orientace v novém prostředí vám nezabere více než 10 dní zkoušky trpělivosti. Jak ovšem ret přiložíte, neodtrhnete více! Po úvodních neshodách přijdete rozhraní Office 2007 na chuť a oceníte také to, že začátečníkům a nepříliš pokročilým uživatelům opravdu pomáhá k rychlejší orientaci a lepšímu zvládnutí bohatých možností.

Překonáte-li počáteční ostych ;-), budou vás zajímat základní informace o edicích, způsobech pořízení a dalších praktických náležitostech okolo. Velmi podrobně jsme o nich psali v našem zákaznickém magazínu softwarový QUAS číslo 60, takže dnes si jen projdeme základní možnosti.

Office s počítačem (alias OEM)

Při koupi nových počítačů se můžete setkat s předinstalovanou zkušební verzí Office Ultimate. Ta bude fungovat i bez aktivace a bez zakoupení licence po dobu 60 dnů. V průběhu tohoto období vám bude se vzrůstající intenzitou připomínat, že pro další použití je nutná aktivace. V okamžiku, kdy se rozhodnete, jakou edici Office byste chtěli provozovat, zakoupíte u libovolného prodejce (samozřejmě budeme rádi, když to bude právě DAQUAS) tzv. Medialess License Key, MLK.
Pokud produkt včas nezaktivujete, bude se po 60 dnech dál chovat jen jako prohlížeč. Budete sice vidět i otevírat své soubory, ale již je nebudete schopni editovat. Plnohodnotný OEM Office pak můžete získat nákupem MLK klíče nejdéle do 90 dnů od nákupu počítače s předinstalovanou sadou. Nebo si můžete pořídit krabicové balení či multilicenci, která již nebude vázána na daný počítač – a to můžete udělat samozřejmě i kdykoli později.

Vložení MLK zajistí trvalou funkčnost těch částí Office, které tvoří zakoupenou edici. Pokud tedy vložíte do zkušební edice Ultimate klíč pro edici Basic, přijdete o všechny aplikace až na Word, Excel a Outlook. Jazykovou verzi MLK změnit nemůže, ta je dána použitým instalačním kitem. Office musí být prodejcem předinstalován! Zvláštní totiž je, že od instalátora (dodavatele hardwaru) nedostanete žádná média.

Záložní média si můžete pouze objednat na webu – a při té příležitosti můžete být požádáni o předložení kopie faktur od nákupu stroje a Office MLK, aby Microsoft mohl prověřit, že mezi oběma nákupy neuplynulo více než povolených 90 dní. Office Ready lze oficiálně předinstalovat pouze na kompletně sestavené nové PC. Tedy nikoli repasovaná, odkoupená a dále či zpátky prodaná a jinak „přesunutá“ zařízení. U produktu Office (OEM ani krabice) nelze uplatnit právo na tzv. re-imaging (právo nahradit instalace řádně zakoupených produktů multilicenčním médiem). Proto je potřeba:

• si včas pořídit záložní média! Objednávka na webu Office Online, doklady o nákupu MLK, cca 15 EUR kartou a pak už si jen počkáte na dodávku poštou nebo si můžete potřebný software okamžitě stáhnout,
• nebo trvale udržovat dobré vztahy s dodavatelem hardwaru, abyste jej mohli v krizi požádat o obnovu z jeho předinstalační sady (tzv. OPK Master Kit),
• nebo si pořídit zálohu celého disku včetně operačního systému (sedí-li pod vaším Office Windows Vista Business a vyšší, budete to mít jednodušší – můžete využít funkci system backup, nebo použijte námi nabízené produkty třetích stran)
• a nakonec od května 2007 by měla být záložní instalace dokonce ke stažení na webu Microsoft – nenechte se zmást a směle postupujte všemi dialogy, na konci se skutečně dostanete až ke stažení médií zdarma.

Když jsme u těch operačních systémů, je dobré si připomenout, že Office 2007 poběží na Windows Vista či Windows XP se Service Pack 2 a vyšším, ale už ne třeba na Windows 2000 Professional.

BabylonOffice aneb ještě něco o jazycích

Nový Office je kompletně jazykově nezávislý. Skutečně je zcela odděleno jádro aplikace od jazykového rozhraní, takže se již více nemusíte obávat, že by například Service Pack pro češtinu přišel později než pro uživatele anglických verzí. V prodeji jsou nyní pouze verze komunikující jedním jazykem. Varianta English/Multilanguage již neexistuje, korekturní nástroje Proofing Tools se neprodávají. Kdo chce (z)měnit uživatelské rozhraní, může si dokoupit (pouze v multilicenčních programech) balíček nazvaný Office Multilanguage Pack. Získá tak sadu 37 různých jazyků – a to jak proofing tools, tak přímo lokalizovaného „user interface“. Na způsobu použití závisí, co všechno si z jazykové sady bude chtít nainstalovat.

Vedle souborného MLP se dodávají jazyky i po jednom (tzv. Single Language Interface Pack, za cca 900 Kč), ale tento způsob nákupu  lze uskutečnit pouze po Internetu.

Každá jazyková verze v sobě nese korekturní nástroje (kontrola pravopisu, dělení slov atd.) na různé úrovni bohatosti a pro několik jazyků – nejen pro ten, kterým komunikuje rozhraní. Například česká verze v sobě má nástroje pro češtinu, slovenštinu, angličtinu a němčinu. Při dokupování cizojazyčného rozhraní je potřeba si uvědomit, co potřebujete: zda kompletní lokalizaci, nebo pouze korekturní nástroje. Nainstalovat si můžete to i ono.

Rozdíly v použití licencí OEM, FPP a VLP

Pokud vás ty zkratky matou, jde o Original Equipment Manufacturer – tedy od výrobce počítače, Full Packaged Product, neboli starou dobrou krabici, a Volume License Program, který nabízí multilicence.

Co se produktu Office týče, je důležité vědět, že OEM licence se smí použít opravdu pouze na počítači, k němuž byla zakoupena. Se zánikem tohoto stroje (nebo s výměnou základní desky – motherboard, která je považována za hlavní identifikátor zařízení) licence rovněž zaniká. A to například i v případě, že dojde ke krádeži zařízení. Oproti tomu krabicové balení umožňuje použít jednu licenci na určitém zařízení a dále pak ještě jednou na přenosném zařízení výhradně využívaném primárním uživatelem toho prvního stroje. Znamená to tedy, že pokud máte například v kanceláři stolní počítač a ještě navrch používáte notebook či PDA, můžete dvě svá zařízení vybavit z jediné licence Office v krabici. Multilicenční programy jdou ještě dále a povolují nasadit pod toutéž licencí ještě i instalaci na síťovém zařízení a umožnit tak uživateli například terminálový provoz. Proto tam, kde s OEM smíte instalovat jen jednou, můžete s multilicencí třeba až třikrát. A ještě můžete využít právo na další instalace ve virtuálním prostředí toho prvního zařízení, kde třeba uplatníte právo na downgrade – a budete mít zároveň Office nejčerstvější i ten předchozí, potřebujete-li ho.

V tomto světle se cena za OEM licenci již přestává jevit jako jednoznačně výhodná. Rozmýšlejte a ptejte se.

Jak se liší Office Professional od Office Professional Plus?!

První se nabízí v OEM a krabicích, druhý v multilicenčních programech. Professional PLUS obsahuje navíc aplikaci InfoPath a Office Communicator. Dále zahrnuje nástroje pro podporu pokročilých týmových funkcí, z nichž některé rozhodně vyniknou při nasazení technologie SharePoint. Jsou to: nástroje pro zdokonalenou správu přístupových práv k dokumentům (Rights Management Services), integrace pracovních postupů (workflow), rozšířená podpora práce s elektronickými formuláři, tisk čárových kódů a štítků s metadaty, publikování sešitů aplikace Excel či jejich součástí na SharePoint Server 2007 apod.

Software Assurance dává víc

K OEM Office 2007 edice Small Business a Professional si také můžete do 90 dnů od jejich pořízení dokoupit Software Assurance – tedy právo na novou verzi, právo na domácí použití licence ze zaměstnání (to je hodně zajímavá možnost), přístup k elektronickým školením (některá jsou v češtině) a další výhody. Má to ale jeden háček: podle názoru společnosti Microsoft se OEM Office Professional nevyrovná vlastnostmi, skladbou a funkcemi produktu multilicenční sadě Office Professional PLUS, ale pouze sadě Office Standard. Dodatečným dokoupením Software Assurance k OEM byste tedy pozbyli aplikaci Access.¹ Proto toto řešení doporučujeme dobře zvážit. Je potřeba mít opravdu jasno v tom, JAK chcete Office používat, než zvolíte edici i ZPŮSOB NÁKUPU. Multilicence se SA i bez ní řeší řadu starostí dvanáckrát lépe.

1. Má více funkcí, možností a nástrojů pro firemní použití
2. Obsahuje nástroje pro hromadnou instalaci a konfiguraci
3. Stačí koupit jediná média pro celou společnost
4. Budete mít snadnou správu a evidenci softwarových licencí
5. Licence produktu není vázána na hardware
6. Technickou podporu poskytuje (na rozdíl od OEM verzí) také přímo hotline společnosti Microsoft
7. Umožňuje standardizovat softwarové prostředí
8. Obsahuje právo na současnou verzi i starší verze. Multilicence je jediná cesta, jak uskutečnit downgrade a tak přizpůsobit interní načasování postupného přechodu na verzi 2007
9. Není nutná individuální aktivace produktů
10. Dává uživateli právo až na tři instalace – na stolní a přenosný počítač i terminálový server
11. Umožní instalovat více kopií na jednom počítači – např. aktuální i předchozí verzi produktu
12. Můžete změnit jazykovou verzi – stačí jen nainstalovat jiná média

¹ To vás ale třeba nemusí trápit, protože ne všichni uživatelé Office Professional ve skutečnosti Access uplatní. Mnozí si nevědí rady s tvorbou vlastní databáze. Jim i sobě můžete pomoci, protože hotovou aplikaci můžete šířit s runtime i těm, kdo licenci na Access nemají. Microsoft Office Access Runtime 2007 je od července 2007 zdarma nejen ke stažení, ale díky významné změně licenční politiky i k šíření s aplikacemi – a autorovi aplikace na to stačí jen jediná licence Access 2007. Spolu s runtime byla vydána i sada podpůrných nástrojů pro vývojáře. Podrobné informace najdete na portálu pro vývojáře v prostředí Access 2007.