Každý z nás se někdy ocitl v situaci, kdy měl ve svém zaměstnání určité požadavky. Nemám teď na mysli požadavky na zvýšení platu nebo požadavky na jiné, jistě příjemné, benefity. Myslím na požadavky, které se týkají pracovní činnosti. Například: pro svou práci používáte nějakou firemní aplikaci a potřebujete rozšířit její funkcionalitu, nebo potřebujete pro svou práci zřídit specializované měřící a testovací pracoviště.
Zadání požadavků k řešení
Každá organizace má víceméně nějak definováno, jak v takových případech postupovat – kam se podá žádost, kdo ji zpracuje, sežene patřičné podklady a dokumentaci pro realizaci, zjistí náklady na realizaci, a kdo na závěr požadavek schválí a „posvětí“ jeho uvedení do reality. Cesta dlouhá, zarúbaná …Pokud si ještě k tomu přičtete čas a nervy spojené s kompletací potřebných dokumentů (kdo co dodá, jak se budou podávat připomínky a kde budu mít vlastně potřebnou dokumentaci k dispozici k nahlédnutí), v duchu se již můžete rozloučit s vidinou rychlého vyřízení a realizace požadavku.
Chce to nějaký nástroj, který by v organizacích dokázal splnit takovou úlohu rychle a transparentně. Nástroj, který by byl snadno k dispozici a zpřehlednil celý proces.
Řešení, které vám dnes chceme představit, si klade za úkol být takovým nástrojem. S jeho pomocí budete mít možnost shromáždit potřebné dokumenty a podklady i potřebné odborníky a spolupracovníky pro stanovení co nejefektivnějšího způsobu splnění požadavků, které máte.
Při
zakládání požadavku do aplikace definujete, o jaký typ požadavku se jedná, jaké oblasti se týká a další parametry, které je možné určit. Na základě těchto parametrů aplikace provede výběr a přiřazení odpovědného vedoucího za příslušnou oblast služeb a tedy vyřešení požadavku.
Zadání požadavků do systému se děje prostřednictvím webových dynamických formulářů InfoPath 2010. Příklad takového formuláře se zobrazením souvisejících dokumentů je na obrázku 2. Některá vybraná data z těchto formulářů mohou být použita např. v souvisejících reportech.
Vedoucí dané oblasti následně určí odpovědnou osobu, říkejme jí třeba „Správce služby“, a pověří ji
zpracováním vašeho požadavku.
Správce služby si může ke zpracování přizvat kolegy, které považuje za nezbytné pro řešení – tedy experty a specialisty na danou problematiku v organizaci. Dále může připojit dokumentaci, jak interní povahy, tak od partnerů (např. technickou specifikaci, odhady a další materiály). Formulář nabízí Správci služby možnost vytvářet a organizovat schůzky ve sdíleném kalendáři nebo vést elektronickou komunikaci s přizvanými osobami. V jednom místě tedy
shromáždí veškeré potřebné vstupy od agendy pro stanovení cíle, návrhy jeho řešení až po otevření projektu.
Pokud máme všechno takhle pěkně pohromadě, přecházíme na rozhodující část každého projektu – někdo ho musí
schválit a zejména musí posvětit velikost rozpočtu, potřebného k realizaci.
Často se stane, že na
výsledném rozpočtu se může podílet více oddělení, tedy více schvalovatelů. Každý ze schvalovatelů dostane prostřednictvím přednastavených pracovních toků úkol, aby odsouhlasil velikost své části rozpočtu. Schvalovatelé si při tom mohou prohlížet přiloženou dokumentaci, vyžádat doplňující informace a podobně.
Když máme tedy všechno schváleno a jsou přiděleny peníze na realizaci, můžeme
otevřít nový projekt a snažit se co nejlépe o jeho
uvedení do reality. Sledovat projekt a jeho průběh je možné na SharePointu např. pomocí webové části, o které jsme psali
minule.
Výhody nasazení
Řešení vám má pomoci zajistit a shromáždit potřebné informace pro plnění požadavku, který si jako uživatel zadáváte do systému, pěkně do jednoho místa. Jako správce, vedoucí pracovník, aplikaci snadno využijete, abyste vyhodnotil podklady, které máte vždy na dosah a v aktuální podobě. Ke zpracování podkladů můžete použít dostupné lidské zdroje a informace od nich soustředit v jednom bodě. Na základě dostupných informací pak jako odpovědný pracovník můžete požadavek spolehlivě posoudit a rozhodnout o jeho realizaci.
Toto řešení tedy výrazně urychlí a zpřesní zpracování a vyhodnocení požadavků. Snižuje se náchylnost k chybám, odpovědní pracovníci mají vždy po ruce aktuální informace a mohou tak přijímat kvalifikovaná rozhodnutí. Vybraná data je pak možné použít pro další zpracování, např. reporting.
Řešení je k dispozici na platformě SharePoint Server 2010.
S t a n i s l a v V a l t r | E M R I S
