Informace jsou každodenní součástí našeho života. Správné a přesné informace dokonce mohou rozhodovat o bytí či nebytí, nejen jednotlivce. Možná to zní trochu dramaticky, ale pro svou práci a správné rozhodnutí potřebujete vyhodnotit zdroje, které máte k dispozici, a správně je použít.
Jistě jste byli svědky (nebo přímými účastníky) přípravy na schůzku nebo poradu, třeba pracovního týmu. Vytiskli jste si podklady, abyste je měli po ruce. Většinou nebyly na jednom místě, takže jste je museli složitě dohledávat – v mailu, v počítači nebo na síti. V takové situaci je snadné na nějaký dokument, tabulku nebo třeba mail s podstatnou informací zapomenout. Jako na potvoru se většinou jedná zrovna o tu informaci, která je nejvíce potřeba.
Pokud pracujete v týmu, součinnost všech jeho členů je naprosto nezbytná pro jeho správnou funkci. Potřebujete správným způsobem spolu komunikovat a informace si vyměňovat. Samozřejmě, že večerní meeting týmu při skleničce vede k jeho utužení, ale v ranních hodinách komunikace už patrně ztrácí na efektivitě a závěry takového meetingu se mohou ztrácet v mlhách.
Chceme vám představit způsob, jak je možné sledovat podstatné informace, například o probíhajících projektech, přístupným způsobem pro jednotlivce, pracovní týmy, ale i celé firmy. Nejedná se přímo o nástroj pro řízení projektů (například Microsoft Project), který vám umožní sledovat do detailu projekt, jeho plnění, alokování zdrojů a další hlediska, která potřebujete mít pod kontrolou pro úspěšnou realizaci. Jenom nastavení takového programu zabere spoustu času a je třeba disponovat odborníky, kterým takové nastavení parametrů projektu v programu zabere méně času než jeho samotná realizace.
Naše firma uvádí na trh webovou část (webpartu) pro platformu Microsoft SharePoint, která umožňuje shromažďovat a přinášet informace, třeba právě o projektech, jednoduchým a uživatelsky příjemným způsobem.
Platforma Microsoft SharePoint
Není cílem tohoto článku seznámit čtenáře detailně s platformou Microsoft SharePoint. Pro informaci bych jen chtěl uvést, že na trhu existuje SharePoint Foundation 2010 a SharePoint Server 2010 (pro jednoduchost budeme používat v následujícím textu pro oba označení „SharePoint“, protože popisované řešení je určeno jak pro SharePoint Foundation 2010, tak pro SharePoint Server 2010).
Firmy a organizace mohou používat SharePoint, aby rychle vytvořily různé typy webů, kde mohou spolupracovat na webových stránkách, dokumentech, seznamech, kalendářích a datech.
Platforma SharePoint je všestranná technologie, která umožňuje organizacím a obchodním jednotkám všech velikostí zvýšit efektivitu obchodních procesů a zlepšit týmovou produktivitu, spolu s nástroji pro spolupráci, která pomáhá pracovníkům, aby zůstali ve spojení s organizací, i když jsou mezi nimi organizační nebo geografické hranice. SharePoint umožňuje lidem přistupovat k dokumentům a informacím, které potřebují. Mohou využívat nástroje spolupráce prostřednictvím známého webového rozhraní a denně používaných programů rodiny Microsoft Office.
Pro ty z vás, kteří se chcete seznámit se SharePointem detailněji, doporučuji obrátit se na naše stránky
www.emris.cz, kde získáte základní informace, nebo přímo na stránky firmy Microsoft.
Vědět je základ
Pokud jste pracovník, který se jako součást pracovního týmu nebo skupiny účastní na projektech ve firmě, musíte efektivně komunikovat s ostatními členy a vyměňovat si s nimi informace. Komunikace je základní pro úspěšnou týmovou práci. Pokud využíváte „tradiční“ nástroje – tedy e-mail, diskové úložiště souborů, kalendář – brzy narazíte na omezení, která začnou vaši práci a práci vašich kolegů brzdit.
Dohledat poslední mail s informací o ceně, dokument s aktuální konfigurací nabídky zákazníkovi a sledovat své úkoly a další věci není jednoduché.
Možná to ve vaší firmě zatím fungovalo.
Ale fungovalo to opravdu? Probíhaly všechny činnosti opravdu hladce? Dařilo se vám dodržovat termíny? Byli zákazníci vždy spokojeni?
Ruku na srdce, vždycky to neproběhlo bez problémů. Párkrát jsme přetáhli termín, dodali jsme jiné zboží, protože zákazník změnil své požadavky na poslední chvíli a tahle informace se „někam“ zatoulala.
Hledáte a získáváte informace na několika místech, což také nepřispívá ke snadnému plnění přidělených úkolů, a vaše účast na projektu se začíná stávat noční můrou nebo zlým snem. Zejména pak v případě, kdy se účastníte na realizaci několika projektů najednou.
Webová část pro sdílení informací
Webová část pro sdílení informací v SharePointu je určena k tomu, aby shromáždila dostupné informace (třeba o projektu) na jednom místě a tím usnadnila určeným pracovníkům přístup k nim a možnost s nimi pracovat. Není třeba dohledávat složitě informace po firmě a zjišťovat, která z nich je poslední nebo která je platná. Všechno je k dispozici pěkně na jednom místě.
Konfigurace
Webovou část je možné jednoduchým způsobem vložit do stránky jako její oddíl. Pro správnou funkčnost je třeba definovat seznamy a dokumentové knihovny. Z nich pak webová část bere informace a soustřeďuje je a zobrazuje uživatelům v jednom místě.
Uživatelské rozhraní
Uživatelské rozhraní je jednoduché a uživatelsky přehledné. Horní část úvodní záložky Výběr projektu zobrazuje seznam projektů. Pokud si uživatel nějaký projekt zvolí výběrem zaškrtávacího boxu u názvu projektu, zobrazí se jeho detaily v dolní části webparty a zpřístupní se ostatní záložky, které jsou vidět na obrázku.
Přímo z úvodní záložky může uživatel projekty vytvářet, nebo k nim přidávat tzv. subprojekty.
Ve spodní části webparty můžete zvolený projekt upravovat, mazat nebo si můžete zobrazit jeho historii. Pokud je již projekt rozsáhlý a přesahuje možnosti webparty, můžete pro něj vytvořit na SharePointu samostatný projektový web (pomocí tlačítka „Vytvořit projektový web“).
Když vytvoříte projektový web vybraného projektu, automaticky se vám do něj přenesou veškerá související data – tedy dokumenty, schůzky a úkoly, které jste měli vedeny u příslušného projektu.
Ve spodní části se také zobrazují dostupné informace o zvoleném projektu. Jak již bylo uvedeno v předchozí části článku, typ a obsah těchto informací je možné si nadefinovat podle potřeby organizace – např. název projektu, jeho popis, jména účastníků, hodnota projektu a další parametry, které vás zajímají a které chcete sledovat.
V záložce Seznam dokumentů mají uživatelé k dispozici veškerou dokumentaci, která se vztahuje k projektu. Sem je možné nahrát příslušné dokumenty k projektu. Knihovna má nastavené verzování a samozřejmě respektuje nastavená oprávnění.
V záložce Úkoly se zobrazují úkoly přidělené jednotlivým uživatelům, kteří se na realizaci projektu podílejí. Úkoly pro pracovníky lze zadávat přímo z této záložky ve webové části a přenést je přímo do kalendáře.
Časová osa reprezentuje časové milníky projektu, schůzky jednotlivých aktérů a podobně. Schůzky účastníků je samozřejmě možné zadávat přímo z této záložky.
Záložka Souhrnné informace pak poskytuje souhrnné informace o projektu – kolik dokumentů přísluší k projektu, kolik úkolů bylo přiděleno v jeho rámci. Tuto „výstupní sestavu“ projektu je možné i seskupovat (kolik úkolů již bylo splněno).
Závěrečné shrnutí
Úspěšná realizace projektů je klíčem k úspěšné činnosti firmy. Účastníci projektu musí mít přehled a správné informace dostupné v kteroukoli dobu.
Hlavní výhoda představeného řešení již byla několikrát uvedena v článku výše – všechny informace a data, která se týkají projektu, jsou dostupná na jednom místě všem pracovníkům. Není třeba složitě přecházet v systému a vyhledávat informace, které člověk potřebuje pro svoji práci. Přístup k informacím se řídí nastavenými uživatelskými právy v SharePointu.
Další nespornou výhodou je variabilita. Při implementaci webové části si můžete definovat informace, které chcete u svých projektů sledovat (sloupečky), vytvořit si pravidla a informace, které chcete sledovat a následně i zobrazovat na webové části.
Webovou část je možné také velmi rychle a snadno implementovat do systému a začít používat. Tak na co čekáte?
Stanislav Valtr | EMRIS